Klient nie zapłacił faktury w Holandii: zobacz, co zrobić w takim wypadku!

Prowadzisz działalność na terenie Królestwa Niderlandów? Czy Twój klient nie płaci wystawionej przez Ciebie faktury? Dowiedz się z tej mapy drogowej, co możesz zrobić, aby nadal otrzymywać pieniądze.

1. Zadzwoń do klienta

W zależności od relacji z klientem, czasami rozsądnie jest najpierw zadzwonić. Zapytaj, czy usługa była satysfakcjonująca i czy faktura jest prawidłowa. Takie osobiste podejście pozwala zapytać, dlaczego płatność nie została dokonana. Zawsze rób notatki z tych rozmów telefonicznych. Możesz również wysłać przyjazny list lub e-mail, ewentualnie z przyjazną rozmową telefoniczną, jeśli jest to odpowiednie dla relacji, jakie masz z klientem.

2. Wyślij przypomnienie o płatności

Przypomnienie o płatności jest pierwszym formalnym krokiem, jeśli faktura nie zostanie opłacona w uzgodnionym terminie. Taki druk należy wysłać kilka dni po upływie terminu płatności. Wspomnij, że naliczysz odsetki ustawowe, jeśli klient nadal nie zapłaci.

3. Wyślij pismo ponaglające

Jeśli Twój klient jest konsumentem, masz obowiązek najpierw wysłać bezpłatne pismo ponaglające. Wysyłając przypomnienie o płatności, spełniasz ten wymóg. Czy Twój klient jest firmą? W takim przypadku nie masz takiego obowiązku i możesz zastosować procedurę windykacji opisaną w ogólnych warunkach handlowych.

Czym jest pismo ponaglające?

Pismo ponaglające to formalne pismo, zwane również wezwaniem do zapłaty, w którym:

• odnosi się do dostawy, faktury, wszelkich rozmów telefonicznych i przypomnienia o płatności,
• wyznacza 14-dniowy termin płatności,
• wspomina o kosztach windykacji i działaniach prawnych w przypadku braku płatności
• upomnienie należy wysłać zarówno listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, jak i pocztą tradycyjną, zachowując kopie listów; wysyłka pocztą jest również możliwa; jeśli chcesz mieć pewność, że przypomnienie dotrze, lepiej wysłać je listem poleconym i poprosić o potwierdzenie odbioru; w ten sposób będziesz prawnie zabezpieczony, jeśli klient zaprzeczy, że otrzymał pismo.

4. Naliczanie kosztów windykacji i odsetek ustawowych

Czy klient nie zapłacił faktury lub zapłacił ją z opóźnieniem? Jeśli tak, możesz naliczyć koszty windykacji i odsetki ustawowe. Koszty windykacji to koszty, które ponosisz jako wierzyciel, aby uzyskać pieniądze, jeśli klient sam nie zapłaci faktury. Najlepiej korzystać z tych opcji tylko wtedy, gdy nie można się z nich wycofać za pomocą uprzejmego listu lub rozmowy telefonicznej.

5. Uzgodnienie płatności

Nie jest rozsądne natychmiastowe proponowanie klientowi porozumienia w sprawie płatności. Najpierw należy sprawdzić, czy klient może zapłacić fakturę, na przykład z tygodniowym odroczeniem. Czy nie jest to możliwe dla klienta? Następnie uzgodnij warunki płatności. Ustalenia te należy spisać na papierze i uzgodnić, że umowa wygaśnie, jeśli klient nie zapłaci w uzgodnionym terminie.

6. Zaangażowanie agencji windykacyjnej, komornika lub prawnika ds. windykacji

Nie jesteś w stanie skłonić klienta do zapłaty zaległej faktury? W takim razie rozważ skorzystanie z usług agencji windykacyjnej, komornika lub prawnika zajmującego się windykacją. Są to firmy, które odbierają faktury w imieniu klienta.

• Agencja windykacyjna wysyła pisma z żądaniem zapłaty, ale nie może egzekwować płatności.
• Komornik może wszcząć postępowanie sądowe. Może również zastosować środki przymusu, takie jak zajęcie i sprzedaż towarów klienta. W tym celu jednak zwykle potrzebuje najpierw nakazu sądowego.
• Prawnik zajmujący się windykacją może wysyłać monity, sporządzać wezwania do zapłaty i składać wnioski o ogłoszenie upadłości dłużnika.

Co możesz zrobić, jeśli Twój klient znajduje się za granicą?

Masz klienta za granicą, który nie płaci faktur? W takim przypadku możesz również skorzystać z usług agencji windykacyjnej. Upewnij się, że agencja zna dany kraj i mówi w jego języku. Jeśli nie uda Ci się w ten sposób, możesz rozpocząć procedurę europejskiego nakazu zapłaty. Klient otrzyma wówczas wezwanie do zapłaty i będzie miał 30 dni na odpowiedź. Jeśli tego nie zrobi, sąd wymusi płatność. Na koniec można złożyć pozew sądowy. Główną zasadą jest to, że właściwy jest sąd miejsca prowadzenia działalności przez klienta. W umowie lub warunkach dostawy i płatności można zawrzeć informację, że sądem właściwym jest sąd holenderski i że zastosowanie ma prawo holenderskie.

7. Użycie innych środków prawnych

Dostarczyłeś produkty lub towary, za które nie zapłacono na czas? Oczywiście wolałbyś je odzyskać, aby zminimalizować swoje straty. Istnieją na to 2 sposoby.

• Zastrzeżenie własności: czy ogólne warunki handlowe zawierają zastrzeżenie własności? W takim przypadku pozostajesz właścicielem dostarczonego produktu do momentu zapłaty przez klienta? Możesz odzyskać dostarczone towary, dopóki klient nie zapłaci.
• Prawo do roszczenia: przepis prawny, który pozwala na odzyskanie dostarczonych towarów, jeśli klient nie zapłaci. Jest to również możliwe w przypadku moratorium lub upadłości.

8. Odzyskanie nieodprowadzonego podatku VAT

Jeśli wysyłasz fakturę do swoich klientów, musisz zadeklarować i zapłacić podatek VAT. Jeśli klient ostatecznie nie zapłaci faktury lub zapłaci tylko jej część, roszczenie jest (częściowo) nieściągalne. Dzieje się tak, ponieważ zapłaciłeś podatek VAT, którego nie otrzymałeś. Następnie możesz odzyskać ten podatek.

9. Wniosek o ogłoszenie upadłości klienta

Twój klient ostatecznie nie zapłacił faktury? W takim przypadku możesz złożyć wniosek o ogłoszenie upadłości klienta. Jeśli upadłość klienta została już ogłoszona, złóż wniosek do syndyka masy upadłościowej tak szybko, jak to możliwe. Oficjalnie nazywa się to „złożeniem wniosku o weryfikację”. W tym celu zaangażuj wyspecjalizowanego doradcę.

10. Zapobieganie ryzyku braku płatności

Istnieje kilka sposobów zapobiegania stratom finansowym spowodowanym przez klientów, którzy nie płacą. 

• Wykupienie ubezpieczenie kredytu.
• Sprawdzenie sytuacji finansowej klientów biznesowych.
• Stworzenie ogólnych warunków, w których określa się między innymi, że jeśli płatność nie zostanie dokonana w terminie, kolejne dostawy nie będą miały miejsca.