Wypróbuj
menu

Tworzenie faktury w Holandii krok po kroku

28.06.2023
Tworzenie faktury w Holandii krok po kroku

Tworzenie faktury w Holandii krok po kroku

Wykonałeś swoją pracę, czas na stworzenie faktury. Ale jakie dane powinny się na niej znaleźć, jak określić datę wystawienia faktury i jak upewnić się, że spełniasz wymogi prawne dotyczące faktury? W tym artykule nauczymy Cię krok po kroku, jak wystawić dobrą fakturę, aby otrzymać zapłatę za wykonaną pracę.

Wystawianie i wysyłanie holenderskich faktur: jak to zrobić? 

Jako przedsiębiorca jesteś odpowiedzialny za przepływy pieniężne. Jeśli nie będziesz wysyłać faktur, klienci nie będą w stanie Ci zapłacić. Mimo to wielu przedsiębiorców wzdraga się przed wysyłaniem faktur, ponieważ chcą, aby były one wolne od błędów, spełniały wymogi prawne dotyczące fakturowania określone przez organy podatkowe i były jasne dla klientów.

 

Czy wiesz, że wiele faktur jest opłacanych z opóźnieniem, ponieważ zawierają błędy lub są niezgodne z przepisami? Jest to nie tylko strata czasu, ale także zagrożenie dla firmy. W końcu płatności muszą docierać na czas, jeśli chcesz móc swobodnie prowadzić działalność. Dlatego ten artykuł zawiera 5 kroków, które zapewnią bezproblemowe wysyłanie faktur, w tym przykładową fakturę. 

Czy mogę wystawić własną fakturę w Holandii?

Tak, jako przedsiębiorca możesz to zrobić samodzielnie. Zwróć tylko uwagę na wymagania organów podatkowych, które musi spełniać faktura.

Bezbłędne fakturowanie w Holandii w 5 krokach

Aby stworzyć i wysłać dobrą fakturę, należy wykonać kilka kroków.

 

  • Stwórz fakturę spełniającą wymogi prawne
  • Zadbaj o przejrzysty projekt
  • Wyślij fakturę na czas
  • Zamieść informacje o terminie zapłaty
  • Zapisz fakturę

1. Wymogi dotyczące faktur: co musi spełniać faktura w Holandii?

Organy podatkowe określają szereg wymogów dotyczących faktur, zarówno w wersji papierowej, jak i cyfrowej. Jeśli nie spełnisz tych wymogów, faktura może nie zostać przetworzona przez administrację. Będzie to irytujące dla Ciebie, ale także dla Twojego klienta. W praktyce faktura, która nie spełnia wymagań, często musi zostać ponownie utworzona lub poprawiona. Bez dramatu, ale kosztuje to dodatkowy czas i energię. Dodatkowo może to być szkodliwe dla czyjegoś postrzegania Ciebie i Twojej firmy. 

 

Co powinno znaleźć się na fakturze?

  • Pełna nazwa i adres firmy, adres skrytki pocztowej nie jest wystarczający.
  • Numer Izby Handlowej (jeśli jesteś zarejestrowany) – KVK
  • Numer identyfikacyjny VAT, jest to numer (14 znaków) z „NL” przed nim.
  • Nazwa i adres klienta, adres skrytki pocztowej nie jest wystarczający.
  • Data wystawienia faktury (data wystawienia faktury).
  • Numer faktury; unikalny numer seryjny faktury. Użytkownik jest zobowiązany do numerowania faktur w sposób ciągły i sekwencyjny.
  • Ilość i opis dostarczonych towarów/usług.
  • Data dostawy towarów lub usług.
  • Ceny bez podatku VAT (BTW)
  • Stosowana stawka VAT (BTW). Jest to 9% lub 21%, w zależności od dostarczanych towarów lub świadczonych usług. Jeśli usługi nie są opodatkowane podatkiem VAT (BTW), należy dołączyć wiersz wskazujący ten fakt. Na przykład: Praca dziennikarska jest zwolniona z podatku VAT (BTW).

Prosta faktura w Holandii

Jeśli kwota faktury wraz z podatkiem VAT (BTW) wynosi 100 euro lub mniej, nie trzeba podawać tak wielu szczegółów. Można wówczas skorzystać z „prostej faktury”. Umieszcza się na niej przynajmniej te dane.

 

  • Data wystawienia faktury
  • Imię i nazwisko oraz adres
  • Opis towarów/usług
  • Kwota podatku VAT (BTW)

Jakie są wymagania dotyczące faktury w przypadku odwrotnego obciążenia VAT (BTW)?

Czasami dochodzi do odwrócenia podatku VAT (BTW), na przykład w przypadku korzystania z mechanizmu odwrotnego obciążenia VAT (BTW). W takim przypadku na fakturze należy również podać numer identyfikacyjny VAT (BTW) klienta. Dzieje się tak, jeśli prowadzisz interesy z podmiotami za granicą. Wówczas musisz radzić sobie z różnymi zasadami fakturowania i przepisami dotyczącymi podatku VAT (BTW) za granicą.

Brak podatku VAT  (BTW) w systemie dla małych przedsiębiorców (KOR)

Jako osoba samozatrudniona, której roczny obrót nie przekracza 20 000 euro, możesz zarejestrować się w systemie dla małych przedsiębiorców (KOR). Jeśli to zrobiłeś, nie podajesz podatku VAT na swoich fakturach. W ramach KOR jesteś faktycznie zwolniony z podatku VAT (BTW). Korzyścią administracyjną jest brak konieczności składania deklaracji VAT.

Należy również podać termin płatności i numer konta

Nieobowiązkowe, ale bardzo przydatne: numer konta i termin płatności. Firmy często zwlekają z płaceniem rachunków, na przykład dlatego, że same wciąż czekają na płatności. Unikaj zbyt długiego oczekiwania na pieniądze, umieszczając na fakturze termin płatności i upewnij się, że faktura zostanie opłacona na czas. 

 

Jeśli tworzysz faktury za pomocą programu księgowego, możesz również wysyłać faktury ubl. Są one łatwiejsze do przetworzenia przez programy księgowe i dlatego często są płacone szybciej. 

Faktura i RODO w Holandii

Każdy, kto przetwarza dane osobowe, musi mieć do czynienia z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO). Tak więc nawet małe firmy muszą radzić sobie z AVG. W momencie, gdy prowadzisz dokumentację i wysyłasz faktury, przetwarzasz dane osobowe. Dlatego dobrze jest sprawdzić, czy spełniasz wymagania RODO. Jednym z wymogów jest na przykład konieczność uzyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych.

2. Układ faktury: jaka jest struktura faktury w Holandii?

Nie ma żadnych wymogów prawnych ani zasad, które określałyby, jak powinna wyglądać faktura. Praktyka pokazuje jednak, że najlepiej sprawdzają się jasno sformatowane faktury. Zapewnij logiczną strukturę z logo i nazwą firmy, w której od razu jest jasne, co klient musi zapłacić i za co.

Typowy format faktury

W przypadku wierszy faktury, typowy format jest następujący:

  • koszty produktów lub usług,
  • koszty materiałów,
  • wydatki (kilometry, wydatki biurowe),
  • koszty specyficzne dla sektora, np. opłaty za wezwanie i dopłaty środowiskowe,
  • koszty pracy,
  • VAT (BTW).

3. Kiedy należy wysłać fakturę?

Ważne jest, aby wysyłać faktury na czas. Czasami przedsiębiorcy są tak zajęci swoją pracą, że wystawianie faktur schodzi na dalszy plan. A szkoda. Kiedy należy wysłać fakturę? Częściowo zależy to od zawartej umowy. Najlepiej jednak jak najszybciej po zakończeniu pracy.

Kiedy należy wysłać fakturę? 

Organy podatkowe ustanowiły również twardy wymóg: datę wystawienia. Oznacza to, że musisz wysłać fakturę nie później niż 15 dnia miesiąca po wykonaniu usługi. Tak więc: jeśli wykonasz zadanie 17 maja, faktura musi zostać wysłana do 15 czerwca.

Generowanie faktur online

Zaletą tworzenia faktur online jest możliwość kontrolowania wielu rzeczy i gwarancja, że faktura dotrze prawidłowo i bezpiecznie. Faktury te często mają format .xml i są nazywane fakturami ubl. Faktury online można również łatwo przetwarzać w administracji własnej i klienta. 

 

W przypadku niektórych klientów, takich jak rząd centralny, e-faktura jest nawet obowiązkowa. E-faktura polega na wysłaniu cyfrowej faktury w formacie XML za pośrednictwem bezpiecznego serwera. Zaletą tego rozwiązania jest to, że jest ono bezpieczne i szybkie. Jeśli jesteś zainteresowany takim rozwiązaniem, wypróbuj nasz program do fakturowania online Taxon.

4. Komunikowanie warunków płatności

Ważne jest, aby jasno określić warunki płatności. Na przykład, możesz z wyprzedzeniem poinformować w ogólnych warunkach o terminie płatności. Od 1 lipca 2022 r. nawet duże firmy muszą płacić rachunki w ustawowym terminie 30 dni.

5. Przechowywanie faktur: jak długo i w jaki sposób należy je przechowywać?

Wszystkie dokumenty dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych, podatku od sprzedaży i podatku dochodowego muszą być przechowywane przez siedem lat. Dotyczy to również wysłanych i otrzymanych faktur. Jeśli w swojej dokumentacji posiadasz również faktury dotyczące nieruchomości, masz obowiązek przechowywać je przez 10 lat. Jest to wymagane, abyś mógł pokazać swoją dokumentację w przypadku kontroli podatkowej. 

 

Innym wymogiem organów podatkowych jest przechowywanie faktur w formie, w jakiej zostały wysłane lub otrzymane, a więc faktury papierowe na papierze, a faktury cyfrowe na komputerze.

 

Ta strona korzysta z ciasteczek aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Kontynuując korzystanie ze strony, zgadzasz się na ich użycie