Faktura dla małego przedsiębiorcy w Niemczech- Kleinunternehmer

Ogólnie rzecz biorąc, mali przedsiębiorcy w Niemczech mają mniej obowiązków w zakresie księgowości niż przedsiębiorcy opodatkowani VAT. Księgowość dla małych przedsiębiorców ma być nie tylko uproszczona, ale również związana z mniejszymi obciążeniami podatkowymi, gdyż zazwyczaj nie przekraczają oni określonego progu obrotów. W tym artykule dowiesz się, jakie inne obowiązki i szczególne cechy musisz wziąć pod uwagę przy wystawianiu faktury dla małej firmy

Kiedy jest się małym przedsiębiorcą w Niemczech?

Warunki uznania za małego przedsiębiorcę są określone w § 19 UStG. Rozporządzenie dotyczące małych przedsiębiorstw jest uproszczeniem dla firm o niskich obrotach. Najważniejsze są limity, których należy przestrzegać w odniesieniu do obrotów w roku założenia i w roku bieżącym. Nie można przekroczyć obrotu w wysokości 22 000 euro w poprzednim lub założycielskim roku i 50 000 euro w bieżącym, lub kolejnym roku. Przepisy dotyczące małych firm zwalniają z obowiązku wykazywania podatku VAT na fakturach.

Nawiasem mówiąc, możesz również działać jako mały przedsiębiorca, jeśli prowadzisz kilka firm. W takim przypadku należy jednak upewnić się, że łączny obrót tych firm nie przekracza ustawowych limitów. Ma to jednak tę zaletę, że przy obliczaniu łącznego obrotu nie uwzględnia się obrotu zwolnionego z podatku. To, co stanowi obrót zwolniony z podatku, jest dokładnie określone w § 4 UStG.

Chociaż mały przedsiębiorca nie musi naliczać podatku VAT, musi jednak przestrzegać przepisów ustawy o podatku VAT. Dotyczy to przede wszystkim obowiązkowych elementów faktury małego przedsiębiorcy, które są dokładnie wymienione w § 14 ust. 4 UStG. Ponadto mali przedsiębiorcy, podobnie jak przedsiębiorcy, są zobowiązani na mocy § 14 ust. 2 zdanie 1 UStG do wystawienia faktury w ciągu sześciu miesięcy, jeżeli usługa została wykonana na rzecz innego przedsiębiorcy.

Obowiązkowe informacje na fakturze dla małej firmy na terenie Niemiec

Jeśli chodzi o fakturę dla małej firmy, jako przedsiębiorca musisz przestrzegać pewnych obowiązkowych informacji dotyczących fakturowania. Oznacza to, że następujące obowiązkowe informacje muszą być również zawarte na fakturze dla małej firmy:

• pełna nazwa i adres właściciela małej firmy oraz odbiorcy faktury,
• numer identyfikacji podatkowej lub numer identyfikacyjny VAT,
• data wystawienia faktury,
• kolejny numer faktury,
• ilość i rodzaj dostarczonych produktów lub zakres usług,
• (miesięczna) data dostawy lub wykonania – może być również zastąpiona notatką, jeśli data dostawy/usługi pokrywa się z datą wystawienia faktury,
• odniesienie do przyczyny braku informacji VAT.

Odniesienie do § 19 UStG – przykłady sformułowań

Ważne jest, aby na fakturze dla małych firm zawsze wskazywać odniesienie do § 19 UStG. Można na przykład użyć następujących sformułowań.:

„Zgodnie z § 19 UStG podatek VAT nie jest naliczany”.

„Nie nalicza się podatku VAT, ponieważ zgodnie z § 19 UStG jesteś małym przedsiębiorcą”.

„Zgodnie z § 19 UStG kwota faktury nie zawiera podatku VAT”.

„Kwota faktury nie zawiera podatku VAT ze względu na zastosowanie § 19 UStG.”

„Nie wykazano podatku VAT ze względu na zastosowanie przepisów dotyczących małych przedsiębiorstw zgodnie z § 19 UStG.”

„Jako mały przedsiębiorca w rozumieniu § 19 (1) UStG, podatek obrotowy nie jest naliczany.”

„Podana kwota faktury nie zawiera podatku VAT zgodnie z § 19 UStG.”

Wykazany podatek VAT? To może być kosztowne! W żadnym wypadku faktura dla małej firmy nie powinna zawierać kwoty VAT. Wynika to z faktu, że jako mały przedsiębiorca w rozumieniu § 19 ust. 1 UStG, nie jest uprawniony do żądania podatku VAT od klienta biznesowego. Ale co się stanie, jeśli przez pomyłkę naliczono niedozwolony podatek VAT? W takim przypadku należy wpłacić do urzędu skarbowego kwoty podatku VAT zapłacone przez klienta. Dotyczy to również sytuacji, gdy odbiorca usługi – tj. osoba, która zapłaciła podatek VAT – nie jest uprawniona do samodzielnego odliczenia podatku VAT. W przypadku zauważenia takiego błędu należy niezwłocznie przesłać klientowi fakturę korygującą.

W najgorszym przypadku, jeśli VAT zapłacony przez klienta nie zostanie przekazany do urzędu skarbowego, może dojść do postępowania karnego w sprawie oszustwa. Wynika to z faktu, że w tym przypadku zażądano kwoty, do której nie ma prawa. W takim przypadku konsekwencją może być surowa grzywna, a nawet kara pozbawienia wolności.

Korekta nieprawidłowej faktury dla małej firmy Kleinunternehmer

Chociaż nie jest to przyjemne, może się zdarzyć, że wystawiłeś fakturę nieprawidłowo. Może to jednak mieć negatywne konsekwencje dla Ciebie i odbiorcy faktury:

• możesz być zmuszony do niezamierzonego zapłacenia podatku VAT,
• odbiorca faktury może nie być w stanie ubiegać się o podatek naliczony, jeśli na przykład informacje są nieprawidłowe.

W takim przypadku ważne jest, aby skorygować fakturę dla małej firmy.

Ale kiedy dokładnie należy skorygować fakturę? W momencie, gdy zawiera ona nieprawidłowe lub brakujące obowiązkowe informacje. Nie musisz poprawiać błędów literowych, jeśli znaczenie faktury jest nadal wyraźnie rozpoznawalne. Należy rozróżnić dwa rodzaje nieprawidłowych faktur.

Faktury, które nie zostały jeszcze zaksięgowane

W takim przypadku wystawiasz nową fakturę ze starym numerem faktury i otrzymujesz zwrot starej, nieprawidłowej faktury. Alternatywnie można również wystawić dokument korygujący. W dokumencie tym należy poprawić błąd (błędy), odnieść się do numeru faktury i daty pierwotnej faktury.

Faktury, które zostały już zaksięgowane

Należy anulować te faktury. W tym celu należy napisać korektę faktury i wprowadzić ujemną kwotę faktury. W każdym przypadku należy podać numer faktury i datę pierwotnej faktury. Następnie należy wystawić nową fakturę z nowym numerem i wysłać ją do klienta.

Wysyłanie faktur dla małych firm Kleinunternehmer

Dzięki fakturze dla małej firmy nie ma potrzeby irytującej papierkowej roboty. Każda faktura może być oczywiście wysłana w formie papierowej, a także faksem lub e-mailem. Stanowi to znaczne uproszczenie pracy, niemniej jednak ważna faktura musi spełniać pewne wymogi.

• Faktura musi być autentyczna – tj. musi jednoznacznie odzwierciedlać tożsamość strony wystawiającej fakturę.
• Faktura musi być nienaruszona – tj. nie może być później zmieniana.
• Odbiorca musi być w stanie odczytać fakturę.

Okresy przechowywania faktur w Niemczech

Aby urząd skarbowy mógł w każdej chwili sprawdzić dokumenty, istnieją specjalne okresy przechowywania faktur. Okresy te są uregulowane prawnie w § 14b UStG. Czy obowiązki te dotyczą również małych firm? Odpowiedź brzmi: tak – w § 19 UStG, który zawiera rozporządzenie dotyczące małych firm, znajduje się odniesienie do szeregu wyjątków, które mają zastosowanie do właścicieli małych firm. Z tego powodu mali przedsiębiorcy muszą również przestrzegać dziesięcioletniego okresu przechowywania swoich faktur. Okres ten dotyczy dwóch rodzajów faktur:

• faktury wychodzące: dokumenty wystawione klientowi,
• faktury przychodzące: druki otrzymane od dostawcy lub usługodawcy za otrzymaną usługę, lub produkt.

Faktury dla małych firm do innych krajów UE

Jeśli wysyłasz fakturę za granicę w ramach UE jako mały przedsiębiorca, w tym przypadku również podlegasz przepisom dotyczącym małych przedsiębiorców. Konkretnie oznacza to, że nie możesz wykazać podatku VAT na fakturze wychodzącej zgodnie z wymogami prawnymi § 19 UStG. Nie ma znaczenia, czy faktura dla małego przedsiębiorcy jest wystawiana na osobę prywatną, czy firmę.

Program do fakturowania dla małych firm – Kleinunternehmer

Alternatywnie, jako właściciel małej firmy możesz zaoszczędzić sobie czasu i wysiłku związanego z tworzeniem faktur i skorzystać z programu do fakturowania online takiego jak Taxon. Znacznie przyspiesza to wystawianie faktur i ofert, a także zawiera wszystkie wymagane prawem informacje.