Niemiecka faktura- rechnung – czym jest i co warto o niej wiedzieć?

Faktura to oficjalny dokument handlowy, który stanowi potwierdzenie dokonania transakcji kupna lub sprzedaży towarów, lub usług. Jest to ważny dokument księgowy, który zawiera szczegółowe informacje dotyczące transakcji, takie jak nazwa i adres sprzedawcy i nabywcy, opis sprzedanych produktów lub świadczonych usług, ilość, cena jednostkowa, suma, termin płatności oraz wszelkie inne istotne informacje. W dzisiejszym wpisie omówimy najważniejsze kwestie dotyczące faktury w Niemczech. Co warto o niej wiedzieć?

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋

Wystawienie faktury w Niemczech: ważne elementy dokumentu

Minimalne elementy faktury zostały określone w niemieckiej ustawie o VAT. Jeśli chcesz taki druk, musisz uwzględnić te dane. Zgodnie z §14 UStG są to:

• nazwa i adres dostawcy i odbiorcy usługi,
• numer podatkowy (NIP) lub numer identyfikacyjny VAT firmy świadczącej usługę; w przypadku dostaw wewnątrzwspólnotowych: NIP odbiorcy usługi,
• data wystawienia / data faktury,
• data dostawy lub wykonania usługi,
• Kolejny, niepowtarzalny numer faktury,
• ilość i rodzaj dostawy lub usługi,
• kwota faktury w podziale na kwotę netto, stawkę podatku, kwotę podatku i kwotę brutto,
• ponadto przedsiębiorcy często podają na fakturze inne (dobrowolne) informacje. Należą do nich,
• dane rachunku bankowego,
• dane kontaktowe, takie jak numer telefonu i adres e-mail,
• numer klienta,
• termin płatności.

Numer podatkowy (Steuernummer ) lub NIP: co powinno znaleźć się na fakturze?

Jeśli firma z niemiecką siedzibą prowadzi działalność handlową na terenie Niemiec, na fakturze wystarczy podać numer podatkowy lub identyfikator podatkowy. Ten numer jest wydawany raz przez urząd skarbowy każdej osobie fizycznej lub prawnej i służy do identyfikacji podatnika.

Jeśli firma prowadzi handel z partnerami biznesowymi z innych krajów UE (dostawa wewnątrzwspólnotowa), identyfikator VAT zastępuje numer podatkowy na fakturze.

Identyfikator VAT może zostać wydany wyłącznie osobom prawnym, tj. spółkom posiadającym własną osobowość prawną, a wniosek o jego wydanie należy złożyć w Federalnym Centralnym Urzędzie Skarbowym- Finanzamt. Identyfikator może być używany do jednoznacznej identyfikacji firm w UE.

Uwaga: nawet mali przedsiębiorcy, którzy są zwolnieni z podatku VAT, muszą ubiegać się o identyfikator VAT, jeśli prowadzą interesy z firmami z innych krajów UE. Status małego przedsiębiorcy obowiązuje tylko na terenie Niemiec, a nie poza ich granicami.

Do małych przedsiębiorców mają zastosowanie specjalne przepisy dotyczące wystawiania faktur. Wszyscy przedsiębiorcy, których roczny obrót nie przekracza 22 000 euro, są określani jako mali przedsiębiorcy. Mogą oni stosować przepisy dotyczące małych przedsiębiorstw, a tym samym są zwolnieni z podatku VAT.

Oznacza to, że nie muszą płacić podatku obrotowego do urzędu skarbowego, ale w zamian nie otrzymują zwrotu zapłaconego podatku naliczonego przez urząd skarbowy.

W konsekwencji tego przepisu, na fakturze dla małych firm nie można wykazywać podatku VAT. Ponadto na fakturze wystawianej na rzecz małego przedsiębiorcy należy umieścić następującą adnotację: „Zgodnie z przepisami dotyczącymi małych przedsiębiorców na podstawie § 19 UStG, podana kwota nie zawiera podatku VAT”.

Faktury o małej wartości: specjalne funkcje dla płatności poniżej 250 €

W przypadku faktur o małej wartości, których kwota nie przekracza 250 euro (z VAT), obowiązują złagodzone przepisy dotyczące wystawiania faktur.

Faktura o małej wartości musi zawierać tylko następujące elementy:

• nazwa i adres firmy dostarczającej,
• data wystawienia,
• ilość i rodzaj dostawy lub usługi,
• kwota faktury z podziałem na stawkę podatku i kwotę brutto.

Informacje takie jak numer podatkowy, nazwa i adres odbiorcy usługi, kwota netto i numer faktury mogą zostać pominięte na fakturach o małej wartości.

Przesyłanie faktur w Niemczech

Dostawca może przesyłać faktury w formie papierowej lub elektronicznej za pośrednictwem programu do fakturowania. Obie formy faktury muszą zawierać te same obowiązkowe informacje.

Wbrew powszechnemu przekonaniu, faktury nie muszą być podpisywane. Obowiązek podpisywania faktur został zniesiony już w 2011 roku. Niemniej jednak niektóre firmy nalegają na podpis. Podpisy cyfrowe są najczęściej stosowane w przypadku faktur elektronicznych.

W międzyczasie faktury elektroniczne zyskują na popularności. Oszczędza to firmom papieru i kosztów pocztowych i może być dostarczone bez opóźnień. Dlatego jeżeli chcesz poznać korzyści, o których mowa, przetestuj już dziś nowoczesny program do fakturowania Taxon.

Przechowywanie niemieckich faktur

Obowiązek przechowywania faktur – zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej – wynosi 10 lat. Faktury muszą być przechowywane w oryginalnym formacie. Ponadto należy sporządzać i przechowywać kopie dokumentów na papierze termicznym.

Ustawowy okres przechowywania rozpoczyna się 31.12. roku, w którym faktura została wystawiona i kończy się ponownie 31.12. Faktura wystawiona 3.4.2008 musi być zatem przechowywana do 31.12.2018.

Faktura a paragon: kiedy faktura jest niezbędna?

Podczas gdy faktura jest równoznaczna z żądaniem zapłaty, paragon stanowi dowód wygaśnięcia roszczenia – na przykład poprzez płatność. Zwłaszcza w przypadku płatności gotówkowych wystawienie paragonu jest niezbędne do udokumentowania i udowodnienia płatności. W przypadku przelewów bankowych wyciąg bankowy jest uznawany za dowód płatności.

Do paragonów mają zastosowanie te same wymogi prawne, co do faktur o małej wartości. W związku z tym, w przypadku faktur o małej wartości poniżej 250 EUR, paragon może również zastąpić fakturę. W przypadku płatności przekraczających tę kwotę należy wystawić zwykłą fakturę.

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋