Czy jest faktura proforma w Holandii i kiedy jest wymagana?

Jeśli zagłębisz się w świat biznesu, wkrótce natkniesz się na różne rodzaje dokumentów i terminów. Jednym z nich jest „faktura proforma”. Termin ten może brzmieć formalnie, a może nawet nieco onieśmielająco, ale nie martw się, zamierzamy go dla Ciebie zdemistyfikować. W Holandii faktura proforma jest często używana jako faktura tymczasowa, która odgrywa kluczową rolę zarówno w transakcjach krajowych, jak i międzynarodowych. Jest to dynamiczne narzędzie, które może wiele zmienić w procesach biznesowych. Przyjrzyjmy się bliżej temu tajemniczemu dokumentowi i odkryjmy, w jaki sposób może on usprawnić operacje biznesowe.

Czym jest faktura proforma w Holandii?

Faktura proforma to nieoficjalna, tymczasowa faktura, która dostarcza nabywcy informacji o dostarczanych produktach lub usługach. Dokument ten w Holandii często wysyła się po zaakceptowaniu oferty przez klienta, ale przed faktycznym rozpoczęciem dostawy. W ten sposób możesz poprosić o zaliczkę lub dostarczyć klientowi informacje niezbędne do uzyskania pozwolenia na import.

Co oznacza proforma?

Pro forma pochodzi z łaciny i oznacza „przed formą”. Oficjalnie zatem pisze się faktura pro forma, ale z biegiem lat coraz częściej pisano to łącznie. W międzyczasie pisownia „faktura proforma” stała się powszechna. Faktura proforma jest również nazywana notą proforma.

Kiedy używa się faktury proforma w Holandii?

Istnieje kilka sytuacji, w których można skorzystać z faktury proforma. Najczęstszą sytuacją jest import i eksport. Gdy Twój klient przebywa za granicą i chce importować Twoje produkty, często musi dopełnić wszelkiego rodzaju formalności celnych. Pomyślmy na przykład o wymaganych zezwoleniach lub dokumentach odprawy celnej. Aby się o nie ubiegać, klient musi być w stanie udowodnić, co dokładnie chce importować. Rozwiązaniem jest wówczas faktura proforma.

Możesz również użyć tego typu dokumentu, aby poprosić klienta o zaliczkę. Dzieje się tak często w przypadku dużych (międzynarodowych) transakcji lub przy zawieraniu subskrypcji.

Główna różnica między fakturą proforma a zwykłą fakturą polega na tym, że faktura proforma nie jest prawnie ważnym dokumentem. Oznacza to, że zasadniczo nabywca nie musi płacić na podstawie tego dokumentu; należy to zrobić dopiero po wysłaniu prawdziwej faktury (oczywiście w przypadku przedpłaty). W związku z tym nie uwzględniasz faktury proforma w swojej dokumentacji.

Jaka jest różnica w stosunku do oferty?

Jak wyjaśniono powyżej, faktura proforma jest wysyłana po zaakceptowaniu oferty przez klienta. Nie jest to zatem to samo, co oferta. W przypadku oferty często trzeba jeszcze przekonać klienta; kiedy wysyłasz fakturę proforma, transakcja jest już w zasadzie zamknięta. Dlatego też oferta często zawiera więcej tekstu.

Jakie wymogi musi spełniać faktura proforma?

Ponieważ faktura proforma nie jest oficjalną fakturą, nie musi ona spełniać wymogów dotyczących fakturowania dla zwykłej faktury. Należy jednak zawsze wyraźnie zaznaczyć, że jest to faktura proforma, aby uniknąć nieporozumień.

Organy podatkowe nie nakładają również żadnych wymogów dotyczących numeracji, ponieważ jest ona wykonywana wyłącznie dla własnego przeglądu. Ale uwaga: nie wolno używać tego samego numeru faktury na fakturze proforma i na zwykłej fakturze, chyba że jest to zgodne z chronologiczną numeracją faktur. 

Jak utworzyć fakturę proforma?

Fakturę proforma można utworzyć w programie Word lub Excel, ale o wiele łatwiej jest to zrobić za pomocą programu do fakturowania jak np. Taxon. Dzieje się tak dlatego, że program ten automatycznie poprawnie formatuje dokument. Dokument można również bardzo łatwo wysłać za pomocą aplikacji, zarówno w formie drukowanej, jak i cyfrowej.