Duplikat faktury – jak wygląda i kiedy można go wystawić?

W świecie papierologii jednym z najbardziej niedocenianych, a zarazem krytycznych dokumentów jest duplikat faktury. Ten tajemniczy „bliźniak” oryginalnego dokumentu rzadko kiedy przyciąga uwagę, dopóki nie znajdziemy się w sytuacji, kiedy jest niezbędny. Co zrobić, gdy oryginalna faktura zaginie w gąszczu dokumentów, zostanie zniszczona przez zalanie czy po prostu zgubi się w tajemniczych okolicznościach? Jak prawidłowo wystawić i zaksięgować duplikat? Na te i inne pytania postaram się odpowiedzieć w tym artykule – zapraszamy!

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋

Co to jest duplikat faktury?

Duplikat faktury to wierna kopia oryginalnej faktury wystawionej przez sprzedawcę na rzecz nabywcy. Dokument ten jest tworzony w sytuacjach, gdy oryginalny egzemplarz uległ zagubieniu, zniszczeniu, został uszkodzony (np. przez zalanie lub spalenie) bądź w inny sposób stał się niedostępny. Wystawienie duplikatu ma na celu przywrócenie dostępu do faktury, która jest niezbędnym dokumentem w procesie księgowym i podatkowym. Warto zaznaczyć, że duplikat nie jest nową fakturą, lecz jedynie odtworzeniem wcześniej wystawionego dokumentu – z tego względu nie zmienia on ani warunków transakcji, ani obowiązków podatkowych.

Ważnym aspektem formalnym jest odpowiednie oznaczenie duplikatu faktury. Dokument ten musi zawierać wszystkie informacje identyczne jak na oryginalnej fakturze, w tym numer faktury, daty wystawienia i sprzedaży, dane sprzedawcy i nabywcy, szczegóły dotyczące sprzedanych towarów lub usług oraz kwoty do zapłaty. Jedyną różnicą jest obowiązkowy dopisek „DUPLIKAT”, który powinien być umieszczony w widocznym miejscu na dokumencie. Jego celem jest jednoznaczne wskazanie, że faktura nie jest kolejnym egzemplarzem rozliczeniowym, lecz jedynie odtworzeniem zaginionego lub uszkodzonego dokumentu.

Jak wystawić duplikat faktury?

Wystawienie duplikatu faktury nie jest skomplikowanym procesem, jednak wymaga przestrzegania określonych zasad, aby dokument był zgodny z przepisami. Przede wszystkim duplikat powinien zawierać wszystkie dane identyczne jak na oryginalnej fakturze, w tym numer faktury, daty wystawienia i sprzedaży, dane sprzedawcy i nabywcy, opis towarów lub usług, a także kwoty netto, brutto oraz stawkę podatku VAT. Ponadto kluczowym elementem jest umieszczenie czytelnego oznaczenia „DUPLIKAT”, które jednoznacznie wskazuje, że dokument jest wiernym odwzorowaniem oryginalnej faktury. Brak takiego oznaczenia może prowadzić do nieporozumień w księgowości, a nawet do błędnego zaksięgowania podwójnego przychodu lub kosztu.

Duplikat faktury może być wystawiony zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej – w zależności od formy, w jakiej prowadzona jest dokumentacja firmy. Jeśli faktury są wystawiane elektronicznie, duplikat powinien zostać wygenerowany w systemie księgowym i udostępniony nabywcy w tej samej formie. W przypadku tradycyjnych, papierowych faktur, duplikat może być ponownie wydrukowany i opatrzony odpowiednim oznaczeniem. Co istotne, data wystawienia duplikatu nie powinna zastępować daty wystawienia oryginału – pozostaje ona jedynie dodatkową informacją i nie wpływa na moment powstania obowiązku podatkowego.

Duplikat faktury – wzór

Jeśli chodzi o wzór duplikatu faktury, jego treść i układ są identyczne z oryginalnym dokumentem, z jednym istotnym wyjątkiem – musi on zawierać wyraźne oznaczenie „DUPLIKAT”. Napis ten powinien być umieszczony w widocznym miejscu, najczęściej na górze dokumentu, w pobliżu numeru faktury lub na dole, tak aby nie budził wątpliwości co do charakteru dokumentu. Oznaczenie to jest kluczowe, ponieważ pozwala odróżnić duplikat od oryginalnej faktury i zapobiega nieporozumieniom księgowym, takim jak przypadkowe podwójne zaksięgowanie tej samej transakcji. Poza tym wymogiem, wszystkie elementy faktury, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, numeracja, daty, szczegóły dotyczące towarów lub usług oraz kwoty, muszą być zgodne z pierwotnym dokumentem.

Duplikat faktury – ile lat wstecz można wystawić?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, możliwość wystawienia duplikatu faktury ogranicza się do faktur, które nie są starsze niż 5 lat. Wynika to z ogólnych zasad dotyczących przechowywania dokumentów księgowych, które muszą być archiwizowane przez przedsiębiorców przez określony czas na potrzeby kontroli podatkowych. Okres ten liczony jest od końca roku, w którym została wystawiona faktura, co oznacza, że jeśli dokument został wystawiony w 2019 roku, jego duplikat można uzyskać do końca 2024 roku. Po tym czasie, formalnie nie ma już obowiązku przechowywania dokumentu, a co za tym idzie – nie ma też możliwości wygenerowania jego duplikatu.

W praktyce oznacza to, że jeśli faktura sprzed 2 czy 3 lat zostanie zgubiona lub zniszczona, można bez przeszkód wystawić jej duplikat. Natomiast jeśli dokument pochodzi sprzed 6 lat lub więcej, jego duplikat nie będzie mógł zostać sporządzony w sposób oficjalny, ponieważ przepisy nie nakładają na przedsiębiorców obowiązku przechowywania tak starych faktur. Dlatego też zarówno firmy, jak i osoby prowadzące działalność gospodarczą powinny systematycznie archiwizować faktury – najlepiej w formie cyfrowej – aby uniknąć problemów z ewentualnym odzyskiwaniem dokumentów w przyszłości.

Jak zaksięgować duplikat faktury?

Księgowanie duplikatu faktury to proces, który na pierwszy rzut oka może wydawać się prosty, ale warto pamiętać o kilku kluczowych zasadach.

Upewnij się, że jest to faktycznie duplikat

Pierwszym i najważniejszym krokiem jest upewnienie się, że mamy do czynienia z prawdziwym duplikatem, a nie z dodatkową fakturą za te same towary lub usługi. Duplikat musi być oznaczony jako „DUPLIKAT” i zawierać wszystkie te same informacje, które były na oryginalnej fakturze, z wyjątkiem daty wystawienia, która będzie datą wystawienia duplikatu.

Porównaj ze wpisami w księgach

Przed zaksięgowaniem warto porównać duplikat ze wpisami w księgach rachunkowych. Upewnij się, że zaksięgowanie tej faktury już wcześniej miało miejsce i że nie dojdzie do podwójnego wprowadzenia tego samego zdarzenia gospodarczego.

Wprowadź do systemu księgowego

Gdy mamy pewność, że wszystko jest w porządku, można przystąpić do wprowadzenia faktury do systemu księgowego. Zazwyczaj zaksięgowanie duplikatu faktury przebiega identycznie jak w przypadku oryginalnej faktury. Kluczową różnicą jest oznaczenie, że jest to duplikat, co pozwoli uniknąć ewentualnych nieporozumień w przyszłości.

Ustal daty

Jeżeli duplikat dotyczy faktury z poprzedniego roku, trzeba to odpowiednio zaznaczyć podczas księgowania. Duplikat księguje się w okresie, w którym został wystawiony, jednak warto jest zrobić notatkę, że dotyczy on transakcji z innego okresu.

Uwzględnij w JPK

Jeśli twoja firma korzysta z Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK), pamiętaj, że duplikat jest traktowany jako osobny dokument i musi zostać uwzględniony w raportowaniu.

Konsultacje z ekspertem

Jeśli proces księgowania duplikatów faktur wydaje ci się zbyt zawiły lub masz wątpliwości co do prawidłowości procedury, zawsze warto skonsultować się z doświadczonym księgowym lub doradcą podatkowym.

Pamiętaj, że precyzyjne zaksięgowanie duplikatu faktury jest istotne zarówno dla prawidłowego prowadzenia księgowości, jak i dla uniknięcia potencjalnych problemów z urzędem skarbowym. Dlatego też warto podjąć wszelkie kroki, aby zrobić to zgodnie z obowiązującymi przepisami i najlepszymi praktykami.

Duplikat faktury w JPK– jakie daty należy podać?

W systemie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) duplikat faktury traktowany jest jako odrębny dokument, a jego wystawienie nie wpływa na pierwotne rozliczenie transakcji. Oznacza to, że podczas raportowania w JPK należy uwzględnić zarówno datę wystawienia duplikatu, jak i datę wykonania usługi lub dostawy towaru. Istotne jest, aby nie mylić tych dwóch dat, ponieważ duplikat nie zmienia momentu powstania obowiązku podatkowego – oznacza jedynie ponowne wygenerowanie faktury dla celów księgowych lub podatkowych. Przedsiębiorcy powinni zwrócić szczególną uwagę na to, aby data wykonania usługi lub dostawy była zgodna z pierwotnym dokumentem, natomiast data wystawienia duplikatu odzwierciedlała moment jego wygenerowania.

Bardzo ważne jest, aby nie podawać w JPK daty oryginalnej faktury, jeśli nie są one identyczne z datami na duplikacie. Może to prowadzić do nieprawidłowego raportowania i błędów w rozliczeniach podatkowych, co w konsekwencji może skutkować wezwaniem do korekty lub kontrolą skarbową. Warto pamiętać, że chociaż duplikat faktury nie zmienia obowiązku podatkowego, to jego nieprawidłowe ujęcie w ewidencji może skutkować nieporozumieniami z organami skarbowymi. Dlatego też przedsiębiorcy powinni upewnić się, że system księgowy poprawnie interpretuje dane z duplikatu i odpowiednio je ujmuje w JPK, aby uniknąć problemów w przyszłości.

Duplikat faktury uproszczonej

W przypadku faktury uproszczonej, zasady dotyczące wystawiania i księgowania jej duplikatu są niemal identyczne jak w przypadku faktury standardowej. Główną różnicą jest to, że faktura uproszczona zawiera mniejszą liczbę wymaganych elementów, co oznacza, że jej duplikat również będzie zawierał tylko podstawowe informacje. Dokument ten stosuje się głównie w przypadku transakcji o wartości do 450 zł brutto (lub 100 euro), dlatego jego struktura jest mniej skomplikowana niż w przypadku pełnej faktury VAT. Pomimo uproszczenia formy, duplikat faktury uproszczonej nadal musi być wierną kopią oryginału, zawierającą te same dane, takie jak numer faktury, dane sprzedawcy, kwotę transakcji oraz oznaczenie stawki VAT.

Kluczowym elementem, który musi znaleźć się na duplikacie faktury uproszczonej, jest czytelne oznaczenie „DUPLIKAT”, które powinno być widoczne i łatwe do identyfikacji. Ponadto, jego wystawienie odbywa się na takich samych zasadach jak w przypadku standardowej faktury – na wniosek nabywcy, w sytuacji zagubienia, zniszczenia lub utraty dostępu do oryginalnego dokumentu. Warto jednak pamiętać, że faktury uproszczone nie zawierają szczegółowych danych nabywcy, takich jak pełna nazwa firmy czy adres, co może wpływać na sposób ich księgowania. Mimo to, duplikat faktury uproszczonej zachowuje swoją ważność w rozliczeniach podatkowych i księgowych, a jego poprawne wystawienie i przechowywanie jest równie istotne, jak w przypadku pełnych faktur VAT.

Kiedy duplikat faktury może być wstawiony?

Ostatecznie, najważniejszą kwestią jest moment, w którym można lub należy wystawić duplikat faktury. Najczęściej jest to sytuacja, w której oryginał został zgubiony, zniszczony, czy w inny sposób stał się niedostępny dla jednej ze stron transakcji. Warto jednak zaznaczyć, że wystawienie duplikatu faktury nie zawsze jest obowiązkowe i zależy od indywidualnych ustaleń między stronami transakcji.

Pamiętajmy także że nie możemy wystawiać duplikatu faktury bez powodu – wszelkie regulacje znajdziemy w art. 106l ust. 1 ustawy o VAT, gdzie opisane są przypadki, w których mamy takie prawo.

Jak zaksięgować duplikat faktury z poprzedniego roku

Jeśli duplikat dotyczy faktury z poprzedniego roku, księgowanie może być nieco bardziej skomplikowane. W takim przypadku najlepiej jest skonsultować się z księgowością lub doradcą podatkowym. Jednak podstawowa zasada jest taka, że duplikat księguje się w okresie, w którym został wystawiony, z notatką, że dotyczy on transakcji z poprzedniego roku.

W tym artykule omówiliśmy różne aspekty związane z duplikatem faktury – od jego definicji, przez zasady wystawiania i księgowania, po szczegółowe przypadki. Mamy nadzieję, że teraz każdy, kto będzie musiał wystawić, zaksięgować czy w inny sposób zająć się duplikatem faktury, będzie miał pełne pojęcie o tym, jak się za to zabrać. Zawsze możesz także skorzystać z aplikacji do fakturowania TAXON – dzięki temu narzędziu wszystko będzie jeszcze łatwiejsze!

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋