Faktura korygująca – kiedy konieczne jest wystawienie takiego dokumentu?

Faktura korygująca to specyficzny dokument księgowy, który w wielu sytuacjach jest nie tylko przydatny, ale i wymagany. Niemniej jednak wiele osób nadal nie jest pewnych, kiedy dokładnie można ją wystawić, jakie są odpowiednie terminy oraz jakie informacje powinna ona zawierać. W niniejszym artykule postaram się wyczerpująco omówić zagadnienia związane z fakturą korygującą.

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋

Faktura korygująca – definicja

Zanim przejdziemy do szczegółów, warto zrozumieć, czym dokładnie jest faktura korygująca. Faktura korygująca to dokument księgowy służący do korekty błędów na oryginalnej fakturze sprzedaży. Może być stosowany zarówno do zwiększenia, jak i zmniejszenia wartości początkowej faktury.

Kiedy można wystawić fakturę korygującą?

Zastanawiasz się, kiedy dokładnie możesz wystawić fakturę korygującą? Oto kilka sytuacji:

• błąd w danych osobowych lub adresie – jeśli zauważysz, że na oryginalnej fakturze wystąpiły błędy dotyczące nazwiska, nazwy firmy, adresu lub innych istotnych danych, wtedy konieczna jest korekta,
• błąd w ilości lub cenie produktu – gdy okaże się, że liczba lub cena produktu/sprzedaży została źle podana, można skorzystać z faktury korygującej sprzedaży,
• korekta daty wystawienia faktury – jeśli z jakiegoś powodu data na fakturze jest błędna, należy ją poprawić przy użyciu faktury korygującej.

Jakie są terminy dotyczące faktury korygującej?

Terminy dotyczące faktury korygującej są różne w zależności od kraju i przepisów podatkowych. W wielu jurysdykcjach terminy te są ściśle określone, a nieprzestrzeganie ich może prowadzić do problemów z organami podatkowymi. Generalnie rzecz biorąc, zaleca się wystawianie faktury korygującej jak najszybciej po zauważeniu błędu, chociaż w niektórych krajach istnieją konkretne ramy czasowe.

Jak prawidłowo przygotować fakturę korygującą?

Korzystanie z dedykowanych programów do fakturowania znacząco upraszcza proces tworzenia faktur korygujących dzięki gotowym szablonom. Aby wygenerować taki dokument, wystarczy najczęściej wybrać odpowiednią opcję, jaką jest „Utwórz fakturę korygującą”, a następnie wypełnić wszystkie niezbędne dane. Dla tych, którzy nie korzystają z takich narzędzi ani nie współpracują z biurem rachunkowym, konieczne jest uwzględnienie wszystkich niezbędnych składników faktury. Z tego miejsca polecamy naszą aplikację do faktur Taxon – z pomocą tego nowoczesnego narzędzia bez problemu wystawisz dowolną fakturę lub jej korektę.

Co powinna zawierać faktura korygująca?

Przy wystawianiu faktury korygującej ważne jest, aby zawierała ona następujące elementy:

• dane sprzedawcy i nabywcy – podobnie jak w przypadku zwykłej faktury, muszą być one dokładne i zgodne z rzeczywistością,
• numer oryginalnej faktury – To ważne dla odniesienia i pokazania, która faktura jest korygowana,
• data oryginalnej faktury oraz data korekty,
• szczegółowy opis korekty – tutaj należy dokładnie opisać, co jest korygowane, czy jest to korekta faktury do zera, korekta faktury sprzedaży, czy może korekta innej natury,
• nowe wartości – Jeśli korygujesz ilości lub ceny, musisz podać nowe wartości oraz różnicę między starą a nową wartością,
• wzór faktury korygującej – chociaż nie jest to wymagane, zaleca się korzystanie z ustandaryzowanego wzoru, który jest łatwo rozpoznawalny i zawiera wszystkie niezbędne informacje.

Po co jest wystawiana faktury korygującej?

Zastanawiasz się, dlaczego w ogóle trzeba się bawić w korekty? Oto kilka powodów:

• dbałość o prawidłowość dokumentacji – błędy w fakturach mogą prowadzić do problemów podatkowych lub księgowych, więc ważne jest, aby były one poprawione,
• profesjonalizm – poprawne i dokładne faktury świadczą o profesjonalizmie Twojej firmy,
• ułatwienie współpracy z klientami – Klienci chcą dokładnych faktur, które odzwierciedlają faktyczną wartość zakupionych towarów lub usług. Wystawienie faktury korygującej świadczy o tym, że dbasz o ich interesy.

Faktura korygująca – zmiany z 2021 roku

Od 1 stycznia 2021 roku wprowadzono modyfikacje związane z fakturami korygującymi w kontekście pakietu Slim VAT. Wcześniej w każdym przypadku korekty faktury, niezależnie od charakteru korekty (czy to zwiększenie czy zmniejszenie podstawy opodatkowania), wymagane było uzyskanie potwierdzenia od nabywcy. Aktualnie, jeśli chodzi o korekty zmniejszające wartość, nie jest już wymagane potwierdzenie od nabywcy. Wystarczy, że sprzedawca posiada odpowiednie dokumenty potwierdzające jednoznaczne uzgodnienie warunków korekty między stronami transakcji. Zaktualizowane regulacje zostały zawarte w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT.

Faktura korygująca a KSeF

Chociaż obecnie korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest opcjonalne, od 2024 roku będzie to obowiązek dla wszystkich przedsiębiorców działających zgodnie z polskim prawem podatkowym. Przy użyciu KSeF, wszelkie poprawki do faktur elektronicznych można wprowadzać jedynie przez wystawienie faktury korygującej w systemie. Kluczowym elementem tego dokumentu jest numer, który odnosi się do oryginalnej faktury w KSeF, co umożliwia automatyczne skojarzenie obu dokumentów. Jeżeli pierwotna faktura została wystawiona podczas problemów z działaniem KSeF, fakturę korygującą można przygotować po dodaniu oryginalnego dokumentu do systemu.

Mam nadzieję, że powyższy artykuł pomógł Ci zrozumieć, czym jest faktura korygująca, kiedy i dlaczego jest ona wystawiana oraz jakie są z nią związane procedury. Pamiętaj, że dbałość o prawidłowość dokumentacji księgowej jest kluczem do sukcesu w biznesie, więc zawsze staraj się być na bieżąco z wszelkimi korektami i aktualizacjami.

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋