Ustawowy okres płatności w Holandii

W 2023 r. ustawowy termin płatności faktur w Holandii – jeśli nic nie zostało uzgodnione przed dostawą produktu lub usługi – wynosi 30 dni. Co, jednak jeśli klient nie dokona płatności w ciągu tych 30 dni? Tutaj możesz przeczytać o 6 najczęstszych błędach popełnianych przez przedsiębiorców, a także o tym, co możesz zrobić, jeśli płatność nie nadejdzie.

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋

6 najczęstszych błędów związanych z prawnym terminem płatności w Holandii

Wielu klientów ma problem z terminową zapłatą faktury. Nie ma znaczenia, czy chodzi o ustawowy termin płatności dla osób prywatnych (konsumentów), czy ustawowy termin płatności dla należności biznesowych (firm). Najczęstszym błędem jest brak pisemnego upomnienia lub formalnego wezwania do zapłaty.

1. Właściciele firm zbyt często i zbyt często kontaktują się ze swoimi dłużnikami przez WhatsApp lub e-mail.

Zdecydowanie najczęstszy błąd. Zamiast wysłać dłużnikowi formalne pismo pocztą, wolą wysłać wiadomość WhatsApp. Jest to bardzo zrozumiałe i wygodne, aby utrzymać kontakt z dłużnikiem w ten sposób, ale oczywiście niewygodne, aby móc później formalnie rozpocząć proces windykacji. Przedsiębiorcy powinni wysyłać swoim prywatnym dłużnikom wezwania do zapłaty holenderskiej faktury zarówno pocztą tradycyjną, jak i elektroniczną.

2. Używaj prawidłowego terminu płatności holenderskiej faktury!

Częstym błędem jest to, że firmy dają prywatnemu klientowi (konsumentowi) tylko tydzień lub 10 dni (wysyłając list przypominający lub list z żądaniem) na zapłacenie zaległej faktury. 

Zgodnie z prawem jest to zbyt krótki okres, co oznacza, że prywatny dłużnik nie został prawidłowo uznany za zalegającego z płatnością, a komornik, agencja windykacyjna lub prawnik ponownie wyślą prywatnemu dłużnikowi bezpłatne wezwanie do zapłaty z terminem płatności wynoszącym co najmniej 14 dni od otrzymania wysłanego przez nich pisma. Dłużnik prywatny nadal nie jest zobowiązany do pokrycia kosztów windykacji. Klienci biznesowi, którzy nie zapłacą faktury, nie muszą mieć ustawowego minimalnego terminu 14 dni. Termin płatności wynoszący co najmniej 5-7 dni jest uznawany przez sędziów za rozsądny w przypadku dłużników biznesowych.

3. Ustal jasny (rozsądny) ostateczny termin dla roszczeń biznesowych

Czy masz klienta biznesowego, tj. kogoś, kto zamówił i otrzymał Twój produkt lub usługę w ramach swojej działalności gospodarczej, lub zawodowej, ale nie zapłacił jeszcze w uzgodnionym terminie płatności podanym na fakturze? W takim przypadku warto najpierw wysłać list z przypomnieniem, ponieważ dłużnik mógł zapomnieć o opłaceniu faktury. Czy po wysłaniu listu z przypomnieniem płatność nadal pozostaje niezapłacona? W takim przypadku rozsądny termin na spełnienie świadczenia, jaki można wyznaczyć dłużnikowi (na piśmie lub pocztą elektroniczną) poprzez wysłanie wezwania do zapłaty, wynosi od 5 do 7 dni. Termin płatności wynoszący jeden dzień lub trzy dni (robocze) zazwyczaj nie jest uznawany przez sąd za rozsądny termin.

4. Dostarczenie czytelnej faktury, monitu i wezwania do zapłaty.

Przejrzysta faktura z jasnym opisem dostarczonego produktu i/lub usługi oraz jasnym terminem płatności zapobiega konieczności ścigania pieniędzy. Większość konsumentów i firm zapłaci fakturę w terminie, ale powinieneś wskazać, jaki jest ten termin. Twój klient ma prawo do jasności! Jeśli jasno określisz termin płatności, większość faktur zostanie opłacona w tym terminie. Jeśli płatność nie zostanie dokonana, często wysyłany jest ponownie list z przypomnieniem lub wezwaniem do zapłaty, który został już wysłany wcześniej (tylko pocztą elektroniczną), ale który nie określa jasno terminu (daty), do którego płatność jest należna. Dla dłużnika musi być jasne i wyraźne, do kiedy faktura musi zostać opłacona. Po tym terminie dłużnik jest prawnie w zwłoce, przynajmniej jeśli został prawidłowo uznany za winnego zwłoki.

5. Wyślij fakturę w Holandii tak szybko, jak to możliwe

Klient będzie oczekiwał faktury w ciągu kilku dni od wykonania usługi. Nie kilka tygodni po wykonaniu usługi. Jeśli poczekasz kilka tygodni przed wysłaniem faktury, Twój klient również zacznie płacić fakturę dopiero po kilku tygodniach i kilku przypomnieniach/listach monitujących od Ciebie. Jeśli wystawisz fakturę szybko, zobaczysz, że klient również szybko zapłaci.

6. Utrzymuj krótki termin płatności

Im dłużej klient będzie zwlekał z zapłatą, tym dłużej potrwa proces odzyskiwania pieniędzy. Niewielu klientów płaci faktury natychmiast po ich otrzymaniu. Większość firm i osób fizycznych (konsumentów) płaci w ostatnim dniu wskazanym na fakturze. Prawny termin płatności mówi coś o okresie płatności tylko wtedy, gdy nic nie zostało uzgodnione. Na fakturach można umieścić termin płatności wynoszący tydzień lub 14 dni.

Tylko w przypadku, gdy kupujący i sprzedający nie omówili ani nie uzgodnili terminu płatności po dostarczeniu produktu lub usługi, zastosowanie ma ustawowy termin płatności. Jest on inny dla konsumentów (osób prywatnych) niż dla firm.

Firmy zazwyczaj stosują ustawowy termin płatności dla sprzedaży dla firm, wynoszący 30 dni. Osoby prywatne (konsumenci) powinny zazwyczaj płacić z góry lub po dostarczeniu zakupionego produktu. Jeśli osoby fizyczne (konsumenci) nie są zobowiązane do zapłaty natychmiast po złożeniu zamówienia, zwykle mają na to 14 dni.

Co zrobić, jeśli płatność pozostaje nieuregulowana po upływie ustawowego terminu płatności?

Jeśli płatność klienta pozostaje nieuregulowana i nie została uiszczona w uzgodnionym terminie (lub w ustawowym terminie 30 dni), klient nie jest natychmiast w zwłoce z mocy prawa. Powinieneś najpierw powiadomić go o zwłoce na piśmie (a najlepiej również pocztą elektroniczną) i dać mu co najmniej jeszcze jedną szansę na bezpłatne opłacenie faktury.

Ustawowy termin płatności dla firm i osób prywatnych

Prawo określa inny termin płatności dla osób fizycznych niż dla firm (przedsiębiorstw). W związku z tym firmy powinny mieć rozsądny termin na „dobrowolną” zapłatę. Okres od 5 do 7 dni jest ogólnie uznawany za rozsądny. Innymi słowy, jeśli faktura nie zostanie opłacona w terminie przez spółkę biznesową, niepłacąca spółka powinna otrzymać kolejny rozsądny okres od 5 do 7 dni na opłacenie faktury. Zazwyczaj pismo z żądaniem lub formalne pismo z powiadomieniem jest wysyłane pocztą.

Prawny termin płatności dla osób prywatnych (konsumentów)

Jeśli faktura nie zostanie opłacona, osoby prywatne powinny mieć jeszcze jedną możliwość jej bezpłatnego opłacenia w ciągu 14 dni od otrzymania wezwania do zapłaty. Powinieneś wysłać swojemu niepłacącemu klientowi formalne wezwanie do zapłaty. Dobrze byłoby wysłać takie wezwanie pocztą tradycyjną lub elektroniczną. Ustawowe 14 dni rozpoczyna się, gdy tylko można założyć, że dłużnik otrzymał wezwanie do zapłaty. Jest to jeden dzień po wysłaniu listu pocztą. Dlatego też w praktyce klienci prywatni (konsumenci) mają zazwyczaj 15 lub nawet 16 dni na bezpłatne opłacenie faktury. 

Czy po upływie tego okresu płatność nadal pozostaje niezapłacona? W takim przypadku możesz zaangażować komornika, agencję windykacyjną lub prawnika w celu odzyskania niezapłaconej faktury. Niepłacący klient musi wówczas zapłacić odsetki ustawowe, a także koszty windykacji, oprócz zaległej faktury.

Prawny termin płatności ZZP

Kiedy osoby samozatrudnione sprzedają produkty lub usługi, działają w charakterze biznesowym i jako firma. Osoby samozatrudnione mogą ustalać własne warunki płatności. Mogą na przykład zażądać płatności z góry lub udzielić kredytu i uzgodnić, że ich faktura może zostać zapłacona w ciągu 30 lub nawet 60 dni. W wyjątkowych przypadkach mogą nawet zgodzić się na płatność w ciągu 90 dni. Osoba samozatrudniona może uzgodnić to ze swoim klientem. 

Osoba samozatrudniona musi jednak wziąć pod uwagę, że podatek VAT od dostarczonych usług lub produktów musi zostać rozliczony bezpośrednio z organami podatkowymi. Osoba samozatrudniona musi zatem zapłacić podatek VAT za dostarczony produkt lub usługę organom podatkowym dość szybko, ale sama nie otrzyma płatności przed upływem 90 dni od dostawy. Może to powodować problemy z płynnością finansową osoby samozatrudnionej, dlatego powinna ona być świadoma (finansowych) konsekwencji takiej umowy dla niej. 

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋