Wat moet ik doen als ik mijn factuur in Duitsland kwijtraak?

Een factuur kwijtraken kan gebeuren, zelfs in het beste boekhoudsysteem. Of het nu komt door onvoorzichtigheid, brand of diefstal, de vraag blijft: wat doe je als je de originele factuur niet meer kunt vinden?

Contact opnemen met je leverancier of dienstverlener

De eerste en belangrijkste stap die je moet nemen wanneer je je realiseert dat een factuur zoek is, is contact opnemen met je leverancier of dienstverlener. Dit moet zo snel mogelijk gebeuren om vertragingen in de facturering en mogelijke meningsverschillen met de belastingdienst te voorkomen.

Het belang van communicatie

Communicatie met de factuurverstrekker is essentieel. Een open en eerlijke dialoog over een verloren factuur kan helpen om het vertrouwen tussen zakenpartners te behouden. Het is de moeite waard om het voorval in detail te beschrijven en begrip en hulp te vragen bij het oplossen van het probleem.

Vraag om een kopie van de factuur of een vervangend document

In de meeste gevallen zijn leveranciers en dienstverleners bereid om een kopie van de originele factuur of een geschikt vervangend document te verstrekken. Deze documenten moeten alle basisgegevens van een geldige factuur bevatten, waaronder het volledige adres van de persoon die de factuur heeft uitgeschreven, een nauwkeurige beschrijving van de geleverde goederen of diensten, de datum, het factuurnummer en het bedrag inclusief btw.

Rechtsgeldigheid

Deze vervangende documenten zijn juridisch gelijkwaardig aan de originele factuur, op voorwaarde dat ze de nodige informatie bevatten en naar behoren ondertekend en afgestempeld zijn door de leverancier of dienstverlener. In sommige gevallen kan de schrijver van de factuur ook een digitale kopie leveren met een gekwalificeerde elektronische handtekening, die ook wettelijk erkend is.

Documentatie van het proces

Het is ook de moeite waard om het proces van het aanvragen en ontvangen van vervangende documenten gedetailleerd te documenteren voor je eigen boekhouding en in geval van vragen van de belastingdienst. Noteer de datum van het verzoek, het type communicatie (bijv. e-mail, telefoongesprek) en het antwoord van de facturator.

Verzoek om een kopie van een factuur

Zodra je je leverancier of dienstverlener hebt geïnformeerd dat je de originele factuur kwijt bent, is de volgende stap om een kopie van de factuur aan te vragen. Dit proces is essentieel om de juiste administratie te herstellen en ervoor te zorgen dat de belastingwetgeving wordt nageleefd.

De aanvraagprocedure

Een verzoek om een kopie van een factuur moet schriftelijk worden ingediend, zodat de communicatielijn kan worden getraceerd. In het verzoek moet worden vermeld dat er om een kopie van de verloren factuur wordt gevraagd en dat de kopie alle noodzakelijke informatie moet bevatten die op de originele factuur stond.

Belangrijke kenmerken van een kopie van een factuur

Een geldige kopie van een factuur moet alle essentiële kenmerken van de originele factuur bevatten. Dit zijn:

• De namen en volledige adressen van de leverancier en ontvanger
• Uniek factuurnummer
• Datum van de factuur
• Een nauwkeurige beschrijving van de geleverde goederen of diensten
• Factuurwaarde en aangegeven BTW

Juridische betekenis van kopieën

Kopieën van facturen zijn net zo rechtsgeldig als originelen, op voorwaarde dat ze alle nodige informatie bevatten en naar behoren zijn gecertificeerd door de persoon die de factuur heeft opgesteld. In sommige gevallen kan de kopie ook voorzien zijn van een stempel of handtekening van de leverancier om de echtheid ervan te bevestigen.

Omgaan met digitale kopieën

In de huidige digitale wereld is het gebruikelijk om kopieën van facturen in elektronisch formaat te ontvangen. Deze moeten zorgvuldig worden opgeslagen en indien nodig worden afgedrukt. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat digitale kopieën aan dezelfde wettelijke eisen voldoen als fysieke kopieën.

Documenten gebruikt voor boekhoudkundige doeleinden

Zodra een kopie van een factuur is ontvangen, moet deze worden opgenomen in de boekhouding en zorgvuldig worden bewaard. Het is raadzaam om het verlies van de originele factuur en de ontvangst van de kopie vast te leggen, zodat je bij een toekomstige controle of onderzoek door de belastingdienst bewijs van het proces kunt overleggen.

De boekhouding bijwerken

Wanneer een vervangend ontvangstbewijs wordt ontvangen voor een verloren factuur, moet de boekhouding dienovereenkomstig worden bijgewerkt. Deze stap zorgt ervoor dat de financiële administratie van je bedrijf volledig en accuraat blijft.

Het belang van documentatie

Het bijwerken van de boekhouding is niet alleen belangrijk voor de interne transparantie, maar ook in het geval van een belastingcontrole. Elke afwijking van de norm, zoals het vervangen van een verloren factuur door een kopie, moet zorgvuldig worden gedocumenteerd.

Een certificaat maken voor het indienen van documenten

Het gebeurteniscertificaat is een essentieel onderdeel van de documentatie. Het moet de datum van verlies van de originele factuur bevatten, de datum van ontdekking van het verlies, de actie die is ondernomen om een vervangende factuur te krijgen en de datum van ontvangst van het vervangende ontvangstbewijs. Het certificaat is het bewijs van de juiste afhandeling van het incident.

Bijvoegen van andere documenten

Naast het certificaat moeten andere ondersteunende documenten bij de boekhouding worden gevoegd. Dit kunnen de volgende documenten zijn

• Orderbevestigingen: Deze geven aan wat er besteld is en geven de context van de factuur weer.
• Correspondentie: E-mails of correspondentie met de leverancier over zoekgeraakte facturen en verzoeken om een vervangend document.
• Betalingsbevestigingen: bankbevestigingen of bankafschriften die de betaling van de factuur bevestigen.
• Leveringsbewijzen: indien beschikbaar, documentatie van de ontvangst van goederen of diensten.

Controle van conformiteit

Het is belangrijk om te controleren of de vervangende bon exact overeenkomt met de inkooporder en andere documenten. Eventuele afwijkingen moeten worden uitgelegd, zodat de belastingdienst geen vragen heeft.

Langdurige opslag

Nadat de boekhouding is bijgewerkt, moeten alle documenten, inclusief de vervangende bon en het ontvangstbewijs, veilig worden gearchiveerd in overeenstemming met de wettelijke bewaartermijnen. Dit zorgt ervoor dat alle benodigde documenten beschikbaar zijn voor toekomstige controles.

Samenvatting: factuur kwijt – wat nu?

Een factuur verliezen kan een uitdaging zijn, maar er zijn duidelijke stappen om met de situatie om te gaan en er verantwoording over af te leggen.

Belangrijke stappen die je moet nemen als je je factuur verliest.

• Informeer je leverancier/provider. Open communicatie helpt om het vertrouwen te behouden en snel een oplossing te vinden.
• Vraag om een kopie van de factuur: De kopie van de factuur moet alle noodzakelijke gegevens van de originele factuur bevatten en juridisch gelijkwaardig zijn. Digitale kopieën kunnen ook worden gebruikt als ze voldoen aan de wettelijke vereisten.
• Werk het boekhoudsysteem bij: Het vervangende document moet worden geïntegreerd in het boekhoudsysteem, samen met een volledige dossiernota en andere relevante documenten zoals bestelbonnen of correspondentie.
• Gebruik je eigen kwitanties als back-up: Als je geen kopie van de factuur hebt, kun je je eigen ontvangstbewijs uitgeven. Houd er rekening mee dat je geen voorbelasting kunt aftrekken.

Digitaal delen en juridische kwesties:

• Facturen digitaliseren: Facturen digitaal scannen en opslaan kan het verlies van facturen in de toekomst voorkomen.
• Juridisch belang van kopieën: Kopieën van facturen zijn juridisch gelijkwaardig aan de originelen als ze op de juiste manier worden uitgegeven en gedocumenteerd.

Hoewel het verlies van een factuur een ongelukkige gebeurtenis is, kan er effectief mee worden omgegaan als op het juiste moment de juiste actie wordt ondernomen. Grondige documentatie en digitale beveiligingen zijn essentieel om de integriteit van het boekhoudsysteem te behouden en te voldoen aan de belastingwetgeving.