Wat is een proforma factuur in Nederland en wanneer is deze vereist?

Wanneer je je verdiept in de zakenwereld, kom je al snel verschillende soorten documenten en termen tegen. Een daarvan is de “proforma factuur”. Deze term kan formeel klinken, of zelfs een beetje intimiderend, maar maak je geen zorgen, we zullen het voor je verduidelijken. In Nederland wordt een proforma factuur vaak gebruikt als een voorlopige factuur, die een belangrijke rol speelt in zowel binnenlandse als internationale transacties. Het is een dynamisch instrument dat veel kan veranderen in bedrijfsprocessen. Laten we eens nader kijken naar dit mysterieuze document en ontdekken hoe het bedrijfsactiviteiten kan stroomlijnen.

Wat is een proforma factuur in Nederland?

Een proforma factuur is een informele, voorlopige factuur die de koper informatie verschaft over de geleverde producten of diensten. In Nederland wordt dit document vaak verzonden nadat de klant de offerte heeft geaccepteerd, maar vóór de feitelijke levering. Op deze manier kunt u om een aanbetaling vragen of de klant voorzien van informatie die nodig is voor het verkrijgen van importvergunningen.

Wat betekent proforma?

Pro forma is afkomstig uit het Latijn en betekent “volgens de vorm”. Officieel wordt het daarom als “pro forma factuur” geschreven, maar in de loop der jaren is het steeds vaker samengevoegd tot één woord. Ondertussen is de spelling “proforma factuur” gangbaarder geworden. Een proforma factuur wordt ook wel een proforma nota genoemd.

Wanneer wordt een proforma factuur in Nederland gebruikt?

Er zijn verschillende situaties waarin een proforma factuur van pas kan komen. Een veelvoorkomende situatie is import en export. Wanneer uw klant zich in het buitenland bevindt en uw producten wil importeren, moet hij vaak allerlei douaneformaliteiten vervullen. Denk bijvoorbeeld aan vereiste vergunningen of douanedocumenten. Om hiervoor in aanmerking te komen, moet de klant in staat zijn om precies aan te tonen wat hij wil importeren. Een proforma factuur biedt dan uitkomst.

U kunt ook dit type document gebruiken om uw klant om een aanbetaling te vragen. Dit gebeurt vaak bij grote (internationale) transacties of bij het aangaan van een abonnement.

Het belangrijkste verschil tussen een proforma factuur en een reguliere factuur is dat een proforma factuur geen juridisch bindend document is. Dit betekent dat de koper in principe niet hoeft te betalen op basis van dit document; de betaling moet pas plaatsvinden na het verzenden van de daadwerkelijke factuur (uiteraard bij vooruitbetaling). Daarom neemt u de proforma factuur niet op in uw administratie.

Wat is het verschil ten opzichte van een offerte?

Zoals hierboven uitgelegd, wordt een proforma factuur verzonden nadat de klant de offerte heeft geaccepteerd. Het is dus niet hetzelfde als een offerte. Bij een offerte moet u de klant vaak nog overtuigen; wanneer u een proforma factuur verzendt, is de transactie in principe al afgerond. Daarom bevat een offerte vaak meer tekst.

Welke vereisten moet een proforma factuur voldoen?

Aangezien een proforma factuur geen officiële factuur is, hoeft deze niet te voldoen aan de factureringsvereisten voor een reguliere factuur. Het is echter altijd belangrijk om duidelijk aan te geven dat het een proforma factuur betreft om misverstanden te voorkomen.

De belastingdienst stelt ook geen eisen aan de nummering, aangezien dit alleen voor uw eigen overzicht is. Maar let op: u mag hetzelfde factuurnummer niet gebruiken op zowel de proforma factuur als de reguliere factuur, tenzij dit in overeenstemming is met de chronologische factuurnummering.

Hoe maak je een proforma factuur?

Een proforma factuur kan worden gemaakt in Word of Excel, maar het is veel gemakkelijker om dit te doen met behulp van factureringssoftware zoals Taxon. Dit komt doordat dit programma het document automatisch op de juiste manier opmaakt. Het document kan ook heel eenvoudig worden verzonden via de applicatie, zowel in gedrukte vorm als digitaal.