Wat is een aangepaste factuur?

De zakenwereld is zelden perfect. Er worden fouten gemaakt, of het nu gaat om menselijke fouten, technische storingen of eenvoudige nalatigheid. Facturen vormen hierop geen uitzondering. Een verkeerd artikelnummer, een fout gespelde prijs of een ontbrekend onderdeel kan ernstige gevolgen hebben. Maar wat als de fout wordt ontdekt nadat de factuur is verzonden? Dat is waar de “corrigerende factuur” om de hoek komt kijken – een hulpmiddel dat even belangrijk als complex is. In deze uitgebreide gids leer je hoe je een corrigerende factuur op een professionele manier aanpakt, van het identificeren van een fout in de oorspronkelijke factuur tot het maken en indienen van een gecorrigeerde versie.

Fout in de originele factuur: welke opties heb je?

Voordat je begint met het verwerken van een correctiefactuur, is het de moeite waard om de aard van de fouten in de oorspronkelijke factuur vast te stellen. Fouten kunnen variëren van een onjuiste productomschrijving tot onjuiste prijzen of onvolledige informatie. In veel gevallen is een corrigerende factuur onvermijdelijk om het probleem juridisch op te lossen

De corrigerende factuur: wat moet erop staan?

De corrigerende factuur moet minimaal dezelfde wettelijke informatie bevatten als de oorspronkelijke factuur. Dit omvat informatie zoals het factuurnummer, de datum, het tijdstip van levering of uitvoering, de volledige contactgegevens van de partij die de factuur uitreikt en de ontvanger van de factuur, en het fiscaal of btw-identificatienummer. Wijzigingen moeten duidelijk zichtbaar zijn, dus het is aan te raden om zowel het origineel als de gecorrigeerde versie van de factuur te bewaren.

Wanneer kan ik een corrigerende factuur indienen?

Wanneer moet een corrigerende factuur worden uitgereikt?

Een annulerings- of correctiefactuur moet worden uitgereikt wanneer:

• belangrijke informatie die volgens de Wet Belasting over de Toegevoegde Waarde (btw-wet) op de factuur moet staan, ontbreekt of onjuist is (bijvoorbeeld de naam van de ontvanger van de factuur).
• het verkeerde btw-tarief wordt gebruikt (bijvoorbeeld 7% in plaats van de juiste 19%).
• Er zijn rekenkundige of cijfermatige fouten.
• De informatie over de geleverde dienst of het volume van de dienst of het product is onjuist.
• er discrepanties zijn in de factuur of leveringsdata.

Er moet echter worden opgemerkt dat het niet verplicht is om de factuur te corrigeren als er alleen technische fouten zijn die geen invloed hebben op de algemene leesbaarheid van de factuur. Hoewel dergelijke fouten vervelend zijn, zijn ze niet voldoende reden om een factuur te annuleren of te corrigeren, op voorwaarde dat aan alle wettelijke vereisten is voldaan.

Begeleidende brief voor factuurcorrectie: Hoe geef ik wijzigingen door?

Het is niet alleen belangrijk om een begeleidende brief voor de correctie van een factuur op te stellen, maar ook om deze goed te communiceren. Een professionele begeleidende brief voor een factuurcorrectie moet de ontvanger informeren over de wijzigingen en de redenen daarvoor. De begeleidende brief moet beleefd zijn geformuleerd en de urgentie van de situatie benadrukken zonder de zakenpartner ongerust te maken.

Een corrigerende factuur bijvoegen: hoe verstuur je die?

Een corrigerende factuur kan op dezelfde manier worden verstuurd als de originele factuur. Of het nu per post, e-mail of via een speciaal factuurportaal is, het is belangrijk dat de factuur de ontvanger veilig bereikt. In de begeleidende brief moet duidelijk worden vermeld dat het om een herziene versie gaat.

Je ontvangt de herziene factuur als bijlage: Wat moet de ontvanger doen?

Wanneer de ontvanger de herziene factuur ontvangt, moet hij/zij de wijzigingen zorgvuldig controleren om er zeker van te zijn dat de herziene factuur aan alle vereisten voldoet. Bovendien moet de gecorrigeerde versie op een veilige plaats worden bewaard, bij voorkeur samen met de originele factuur en een begeleidende brief.

Voorbereiding van de correctiefactuur: best practice

Zorg er bij het opstellen van een correctiefactuur voor dat deze volledig en foutloos is. De gebruikte bewoordingen moeten nauwkeurig en gemakkelijk te begrijpen zijn. Het is ook aan te raden om een soort ‘wijzigingslijst’ bij te voegen met alle wijzigingen ten opzichte van de oorspronkelijke factuur. Dit maakt het voor beide partijen gemakkelijker om wijzigingen bij te houden.

Fiscale gevolgen van de correctiefactuur

Een correctiefactuur heeft ook fiscale gevolgen. Onjuiste facturen kunnen ertoe leiden dat de aftrek van voorbelasting niet wordt erkend. Het is daarom cruciaal om onjuiste facturen tijdig te corrigeren om mogelijke negatieve financiële gevolgen te voorkomen.

Hoe wordt een corrigerende factuur opgesteld?

Het opstellen van een corrigerende factuur is een kunst, omdat er rekening moet worden gehouden met verschillende factoren om ervoor te zorgen dat de factuur voldoet aan zowel de wettelijke als de commerciële vereisten. Gebaseerd op de meningen van experts van websites zoals sevdesk.de, lexware.de, sage.com en haufe.de, volgen hier de stappen die je helpen bij het opstellen van een effectieve en wettelijk conforme correctiefactuur.

• De correctie markeren: het moet duidelijk zichtbaar zijn dat het om een correctiefactuur gaat. Dit kan in de kopregel of door een speciale notitie direct onder het factuurnummer.
• Details: Net als op de originele factuur moet alle noodzakelijke informatie worden vermeld: factuurnummer, datum, adressen van zakenpartners en een gedetailleerde lijst van diensten of goederen.
• Verwijzing naar de originele factuur: het is raadzaam om een verwijzing naar de originele factuur te geven, bijvoorbeeld door het oude factuurnummer of de datum van de originele factuur te vermelden.
• Lijst van wijzigingen: Om traceerbaarheid te garanderen, moeten alle wijzigingen gedetailleerd worden vermeld. Of het nu gaat om de prijs, de hoeveelheid of een ander element van de factuur, wijzigingen moeten duidelijk en beknopt zijn.
• Duidelijkheid en structuur: Zorg ervoor dat de herziene factuur net zo duidelijk en goed gestructureerd is als de oorspronkelijke versie. Onduidelijke correcties kunnen tot nog meer verwarring leiden.
• Wettelijke en fiscale informatie: Controleer of fiscale informatie, zoals btw, correct is gecorrigeerd. Zorg er ook voor dat de gecorrigeerde factuur voldoet aan de wettelijke vereisten.
• Kwaliteitscontrole: Controleer de gecorrigeerde factuur zorgvuldig voordat je deze verstuurt. Om fouten tot een minimum te beperken, kun je een tweede persoon vragen om de factuur te controleren.
• Documentatie: Bewaar zowel het origineel als de gecorrigeerde factuur. In sommige gevallen is het ook raadzaam om de hele geschiedenis van de communicatie met de klant te archiveren.

Door deze stappen te volgen, vergroot je de kans dat de gecorrigeerde factuur niet alleen voldoet aan de wettelijke vereisten, maar ook geen invloed heeft op de zakelijke relatie.

Factuursjabloon voor een corrigerende factuur: een handig hulpmiddel

In het dagelijkse werk kan een sjabloon voor een correctiefactuur veel tijd besparen en tegelijkertijd de kans op fouten verkleinen. Veel leveranciers van boekhoudsoftware bieden specifieke sjablonen voor correctiefacturen. Deze zijn ontworpen om aan alle wettelijke vereisten te voldoen en kunnen meestal gemakkelijk worden aangepast aan de specifieke behoeften van het bedrijf. Het voordeel van zo’n sjabloon is niet alleen de uniformiteit van de documenten, maar ook de mogelijkheid om repetitieve fouten te vermijden. Dit komt omdat een goed ontworpen sjabloon al alle benodigde velden en gegevens bevat, van het factuurnummer tot fiscale informatie. Natuurlijk moet er, ongeacht de gebruikte sjabloon, altijd een kwaliteitscontrole worden uitgevoerd om er zeker van te zijn dat alle specifieke wijzigingen en toevoegingen correct zijn uitgevoerd.

Belangrijke deadlines en vervaldata

De deadlines voor het corrigeren van wettelijke facturen mogen niet worden vergeten. In Duitsland moeten facturen bijvoorbeeld zes jaar worden bewaard. Bij het corrigeren van btw-bedragen of andere belastinggerelateerde posten zijn er specifieke termijnen die moeten worden gerespecteerd.

Op deze manier kun je ervoor zorgen dat het bedrijfsproces van facturering en correctie van facturen soepel verloopt en voldoet aan zowel de wettelijke als de fiscale vereisten. Als je nog vragen hebt, raden we je aan een belastingadviseur of advocaat te raadplegen.