Wanneer factuur sturen?

In de zakenwereld is de vraag “Wanneer factuur sturen?” er één die bijna elke ondernemer wel eens bezighoudt. Een factuur is een belangrijk zakelijk document, en het juiste moment van versturen kan het verschil maken tussen een soepele cashflow en onnodige spanningen tussen leverancier en klant. In dit artikel duiken we diep in dit onderwerp om te ontdekken wanneer het ideale moment is om een factuur te sturen.

De psychologie achter factureren

Het klinkt misschien vreemd, maar het versturen van een factuur is niet alleen een administratieve taak; het heeft ook een psychologisch aspect. Wanneer je een factuur te vroeg verstuurt, kan dit als opdringerig of zelfs wanhopig overkomen. Maar wacht je te lang, dan kan de klant zich afvragen of er iets mis is gegaan of dat je de geleverde dienst of product niet serieus neemt.

Daarom is het belangrijk om het juiste evenwicht te vinden. De sleutel is om in lijn te blijven met de verwachtingen van de klant en te zorgen voor transparantie in het facturatieproces.

Best practices voor het versturen van facturen

• Duidelijke afspraken vooraf: Voordat je begint met een opdracht of een product levert, moet je duidelijke afspraken maken over betalingsvoorwaarden. Dit kan gaan over de betalingstermijn, eventuele kortingen bij vroege betaling of toeslagen bij te late betaling.
• Verstuur snel na afronding: Wacht niet te lang met het versturen van de factuur na afronding van een dienst of levering van een product. Dit zorgt ervoor dat de geleverde diensten of producten nog vers in het geheugen van de klant liggen.
• Gebruik een duidelijk facturatiesysteem: Dit maakt het voor zowel jou als de klant makkelijker. Het vermindert fouten, vergemakkelijkt het opvolgproces en zorgt ervoor dat je sneller betaald krijgt.
• Communiceer: Als je verwacht dat er een vertraging zal zijn in het versturen van de factuur, informeer dan de klant hierover. Communicatie is de sleutel tot een goede zakelijke relatie.

: Wat als de klant niet op tijd betaalt?

Het is een scenario waar elke ondernemer of freelancer mee te maken kan krijgen: een klant die niet op tijd betaalt. Dit kan stressvol zijn, vooral als je afhankelijk bent van die inkomsten om je eigen rekeningen te betalen.

• Herinnering sturen: Als een klant niet binnen de afgesproken termijn betaalt, stuur dan een vriendelijke herinnering. Soms vergeten mensen gewoon te betalen of is de factuur over het hoofd gezien.
• Neem persoonlijk contact op: Helpt een herinnering niet? Bel de klant op of stuur een persoonlijke e-mail. Probeer te achterhalen wat de reden is en of er wellicht problemen zijn die je samen kunt oplossen.
• Overweeg een incassobureau: Als alle pogingen om de klant te laten betalen mislukken, overweeg dan om een incassobureau in te schakelen. Dit is vaak een laatste redmiddel, maar soms noodzakelijk om je hard verdiende geld te krijgen.

Innovaties in het facturatieproces

De technologie heeft ook invloed op hoe en wanneer we factureren. Met de opkomst van digitale facturatie en automatiseringstools wordt het proces gestroomlijnd en kunnen ondernemers sneller en efficiënter werken.

• Elektronische facturatie: Het sturen van facturen via e-mail of gespecialiseerde platforms versnelt het proces en vermindert de kans op fouten. Klanten kunnen daarnaast sneller reageren en betalen.
• Automatisering: Er zijn tal van tools die helpen bij het automatiseren van het facturatieproces. Deze tools sturen automatisch herinneringen naar klanten, volgen betalingen op en kunnen zelfs integreren met je boekhouding.
• Instant betaling: Steeds meer bedrijven bieden de mogelijkheid voor klanten om direct te betalen bij ontvangst van de factuur via bijvoorbeeld iDeal, PayPal of creditcard.

In de dynamische wereld van zaken doen, is het essentieel om flexibel en aanpasbaar te

blijven, vooral als het gaat om iets cruciaals als facturatie. Door op de hoogte te blijven van de nieuwste trends en beste praktijken, zorg je ervoor dat je bedrijf soepel blijft draaien en je klanten tevreden blijven.