Ką daryti pametus sąskaitą Vokietijoje?

Pamesti sąskaitą faktūrą gali nutikti net ir geriausioje apskaitos sistemoje. Nesvarbu, ar dėl neatsargumo, ar dėl gaisro, ar dėl vagystės, lieka klausimas: ką daryti, kai originalios sąskaitos faktūros nebegalima rasti?

Kreipkitės į tiekėją arba paslaugų teikėją

Pirmas ir svarbiausias žingsnis, kai suprantate, kad sąskaita faktūra buvo pamesta, yra susisiekti su tiekėju arba paslaugų teikėju. Tai reikėtų padaryti kuo greičiau, kad būtų išvengta sąskaitų faktūrų išrašymo vėlavimo ir galimų nesutarimų su mokesčių institucijomis.

Bendravimo svarba

Labai svarbu bendrauti su sąskaitų teikėju. Atviras ir sąžiningas dialogas apie prarastą sąskaitą faktūrą gali padėti išlaikyti verslo partnerių tarpusavio pasitikėjimą. Verta išsamiai aprašyti incidentą ir paprašyti supratimo bei pagalbos sprendžiant problemą.

Paprašykite sąskaitos faktūros kopijos arba pakaitinio dokumento

Daugeliu atvejų tiekėjai ir paslaugų teikėjai yra pasirengę išduoti originalios sąskaitos faktūros kopiją arba tinkamą pakaitinį dokumentą. Šiuose dokumentuose turėtų būti visi pagrindiniai galiojančios sąskaitos faktūros rekvizitai, įskaitant visą sąskaitą faktūrą išrašiusio asmens adresą, tikslų pateiktų prekių ar paslaugų aprašymą, datą, sąskaitos faktūros numerį ir nurodytą sumą su PVM.

Teisinis galiojimas

Šie pakaitiniai dokumentai yra teisiškai lygiaverčiai sąskaitos faktūros originalui, jei juose pateikta būtina informacija ir jei jie yra tinkamai pasirašyti ir patvirtinti tiekėjo ar paslaugų teikėjo antspaudu. Kai kuriais atvejais sąskaitos faktūros išrašytojas taip pat gali pateikti skaitmeninę kopiją su kvalifikuotu elektroniniu parašu, kuri taip pat teisiškai pripažįstama.

Proceso dokumentavimas

Taip pat verta išsamiai dokumentuoti pakaitinių dokumentų prašymo ir gavimo procesą savo apskaitos tikslais ir mokesčių administratoriaus klausimų atveju. Užfiksuokite prašymo datą, bendravimo tipą (pvz., el. laiškas, skambutis telefonu) ir sąskaitų teikėjo atsakymą.

Sąskaitos faktūros kopijos prašymas

Pranešę tiekėjui ar paslaugų teikėjui, kad praradote sąskaitos faktūros originalą, kitas žingsnis – prašyti sąskaitos faktūros kopijos. Šis procesas yra labai svarbus siekiant atkurti tinkamą apskaitą ir užtikrinti atitiktį mokesčių įstatymų reikalavimams.

Prašymo pateikimo procesas

Prašymas išduoti sąskaitos faktūros kopiją turėtų būti pateikiamas raštu, kad būtų galima atsekti ryšio liniją. Prašyme turėtų būti nurodyta, kad prašoma pateikti prarastos sąskaitos faktūros kopiją ir kad joje turi būti visa būtina informacija, kuri buvo originalioje sąskaitoje faktūroje.

Svarbūs sąskaitos faktūros kopijos požymiai

Galiojančioje sąskaitos faktūros kopijoje turi būti visi esminiai originalios sąskaitos faktūros požymiai. Tai yra:

• Tiekėjo ir gavėjo pavadinimai ir išsamūs adresai
• Unikalus sąskaitos faktūros numeris
• Sąskaitos faktūros išrašymo data
• Tikslus pateiktų prekių ar paslaugų aprašymas
• Sąskaitos faktūros vertė ir nurodytas PVM

Kopijų teisinė reikšmė

Teisiniu požiūriu sąskaitų faktūrų kopijos galioja taip pat kaip ir originalai, jei jose pateikta visa būtina informacija ir jei jas tinkamai patvirtino sąskaitą faktūrą išdavęs asmuo. Kai kuriais atvejais ant kopijos taip pat gali būti tiekėjo antspaudas arba parašas, patvirtinantis jos autentiškumą.

Skaitmeninių kopijų tvarkymas

Šiuolaikiniame skaitmeniniame pasaulyje įprasta sąskaitų faktūrų kopijas gauti ir elektroniniu formatu. Jas reikėtų kruopščiai saugoti ir prireikus atsispausdinti. Svarbu įsitikinti, kad skaitmeninės kopijos atitinka tuos pačius teisinius reikalavimus kaip ir fizinės kopijos.

Apskaitos tikslais naudojami dokumentai

Gavus sąskaitos faktūros kopiją, ją reikėtų įtraukti į apskaitos dokumentus ir kruopščiai saugoti. Patartina įtraukti įrašą apie sąskaitos faktūros originalo praradimą ir kopijos gavimą, kad galėtumėte pateikti visus proceso įrodymus, jei ateityje mokesčių institucijos atliktų auditą ar tyrimą.

Apskaitos atnaujinimas

Gavus prarastos sąskaitos faktūros pakaitinį kvitą, būtina atitinkamai atnaujinti apskaitos įrašus. Šis veiksmas užtikrina, kad jūsų įmonės finansiniai dokumentai išliktų išsamūs ir tikslūs.

Dokumentų svarba

Apskaitos dokumentų atnaujinimas svarbus ne tik dėl vidinio skaidrumo, bet ir mokesčių patikrinimo atveju. Bet koks nukrypimas nuo normos, pavyzdžiui, prarastos sąskaitos faktūros pakeitimas kopija, turi būti kruopščiai dokumentuojamas.

Pažymos, skirtos dokumentams pateikti, kūrimas

Įvykio pažyma yra esminė dokumentacijos dalis. Jame turėtų būti nurodyta originalios sąskaitos faktūros praradimo data, praradimo nustatymo data, veiksmai, kurių buvo imtasi siekiant gauti pakaitinę sąskaitą faktūrą, ir pakaitinio kvito gavimo data. Pažyma yra tinkamo incidento nagrinėjimo įrodymas.

Kitų dokumentų pridėjimas

Be pažymos, prie apskaitos dokumentų reikėtų pridėti ir kitų patvirtinamųjų dokumentų. Tai gali būti šie dokumentai

• Užsakymų patvirtinimai: Juose nurodoma, kas buvo užsakyta, ir pateikiamas išrašytos sąskaitos faktūros kontekstas.
• Susirašinėjimas: elektroniniai laiškai arba susirašinėjimas su tiekėju dėl prarastų sąskaitų faktūrų ir prašymai išduoti pakaitinį dokumentą.
• Apmokėjimo patvirtinimai: banko kvitai arba banko išrašai, patvirtinantys sąskaitos faktūros apmokėjimą.
• Pristatymo kvitai: jei yra, prekių ar paslaugų gavimo dokumentai.

Atitikties patikrinimas

Svarbu patikrinti, ar pakaitinis kvitas tiksliai atitinka pirkimo užsakymą ir kitus dokumentus. Bet kokius neatitikimus reikėtų paaiškinti, kad mokesčių inspekcija nekiltų klausimų.

Ilgalaikis saugojimas

Atnaujinus apskaitos dokumentus, visi dokumentai, įskaitant pakaitinį kvitą ir kvitą, turi būti saugiai archyvuojami laikantis teisės aktuose nustatytų saugojimo terminų. Taip bus užtikrinta, kad visi reikalingi dokumentai bus prieinami atliekant auditą ateityje.

Santrauka: Pamesta sąskaita faktūra – kas dabar?

Pamesti sąskaitą faktūrą gali būti iššūkis, tačiau yra aiškių žingsnių, kaip elgtis susidariusioje situacijoje ir ją apskaityti.

Svarbūs veiksmai praradus sąskaitą faktūrą.

• Informuokite savo tiekėją / paslaugų teikėją. Atviras bendravimas padeda išlaikyti pasitikėjimą ir rasti greitą sprendimą.
• Paprašykite sąskaitos faktūros kopijos: Sąskaitos faktūros kopijoje turi būti nurodyti visi būtini originalios sąskaitos faktūros duomenys ir ji turi būti teisiškai lygiavertė. Galima naudoti ir skaitmenines kopijas, jei jos atitinka teisinius reikalavimus.
• Atnaujinkite apskaitos sistemą: Pakaitinis dokumentas turi būti integruotas į apskaitos sistemą kartu su išsamia bylos pažyma ir kitais susijusiais dokumentais, pavyzdžiui, užsakymo formomis ar korespondencija.
• Kaip atsarginį variantą naudokite savo kvitus: Jei neturite sąskaitos faktūros kopijos, galite išrašyti savo kvitą. Reikėtų atkreipti dėmesį, kad negalima atskaityti pirkimo mokesčio.

Skaitmeninis dalijimasis ir teisiniai klausimai:

• Sąskaitų faktūrų skaitmeninimas: Sąskaitų faktūrų nuskaitymas ir išsaugojimas skaitmeniniu būdu gali užkirsti kelią sąskaitų faktūrų praradimui ateityje.
• Kopijų teisinė reikšmė: Teisiniu požiūriu sąskaitų faktūrų kopijos yra lygiavertės originalams, jei jos tinkamai išrašomos ir dokumentuojamos.

Nors sąskaitos faktūros praradimas yra apgailėtinas įvykis, jį galima veiksmingai išspręsti, jei tinkamu laiku imamasi tinkamų veiksmų. Kruopštus dokumentavimas ir skaitmeninės apsaugos priemonės yra būtini, kad būtų išlaikytas apskaitos sistemos vientisumas ir laikomasi mokesčių įstatymų reikalavimų.