Hoe lang kun je een factuur achteraf indienen in Duitsland?

Er zijn situaties waarin ondernemers of dienstverleners vergeten zijn een factuur uit te reiken voor een dienst die al is geleverd. In zulke gevallen vragen mensen vaak: “Hoe lang kan ik achteraf factureren?” In Duitsland is dit onder bepaalde voorwaarden mogelijk en is het onderworpen aan enkele wettelijke kadervoorwaarden.

De basisprincipes van factureren met terugwerkende kracht

Allereerst is het belangrijk om te begrijpen dat het uitreiken van een factuur met terugwerkende kracht niet hetzelfde is als het uitreiken van een factuur op een latere datum nadat de dienst is geleverd. Facturering met terugwerkende kracht verwijst naar het uitreiken van een factuur voor een dienst die in het verleden al is geleverd, maar nog niet is gefactureerd.

Volgens de Duitse wet kun je een factuur met terugwerkende kracht uitreiken zolang je voldoet aan de verplichte btw-informatie. Dit betekent dat de factuur bepaalde informatie moet bevatten, zoals het belastingnummer, een nauwkeurige beschrijving van de geleverde dienst en de adressen van de dienstverlener en de klant.

Mogelijke scenario’s voor facturering met terugwerkende kracht

Er zijn verschillende situaties waarin facturering met terugwerkende kracht kan worden overwogen:

De dienst is nog niet gefactureerd: Als er een dienst is geleverd waarvoor nog geen factuur is uitgereikt, kan deze met terugwerkende kracht worden gefactureerd. In dit geval is de gebruikelijke betalingstermijn niet gebaseerd op de datum waarop de dienst is verleend, maar op de datum waarop de factuur is uitgereikt.
Afstand van factuur en verzoek achteraf: Het kan gebeuren dat de ontvanger van de dienst in eerste instantie heeft afgezien van een factuur, maar later door het belastingkantoor wordt verzocht om een factuur in te dienen voor een reeds gedane betaling. In dergelijke gevallen moet de factuur de huidige datum als factuurdatum bevatten en de oorspronkelijke datum van de dienstverlening als datum van de dienstverlening. Het is ook belangrijk om op de factuur te vermelden dat de vordering al is voldaan.

Tips voor correct factureren met terugwerkende kracht

Om ervoor te zorgen dat factureren met terugwerkende kracht correct gebeurt en geen juridische problemen veroorzaakt, moet je rekening houden met de volgende punten:

Nauwkeurigheid is essentieel: zorg ervoor dat alle gegevens op de factuur correct en volledig zijn. Dit omvat in het bijzonder de verplichte btw-gegevens.
Transparantie voor de klant: Het is raadzaam om de klant te informeren over de facturatie met terugwerkende kracht en de reden hiervoor uit te leggen. Dit kan misverstanden voorkomen en het vertrouwen tussen dienstverlener en klant versterken.
Verplichting om een administratie bij te houden: Net als alle facturen moeten facturen die met terugwerkende kracht worden uitgereikt, worden bewaard in overeenstemming met de wettelijke vereisten. Dit dient niet alleen fiscale, maar ook juridische doeleinden.

Factuur niet op tijd uitgereikt – welke stappen moeten worden genomen?

Volgens § 14 UStG moet een factuur uiterlijk 6 maanden nadat de dienst of levering is verricht, worden uitgereikt. Dit zorgt ervoor dat alle geleverde diensten correct worden gefactureerd en de bijbehorende btw correct wordt betaald. Wie deze termijn overschrijdt, riskeert boetes. Het is belangrijk om op te merken dat deze regel niet geldt voor belastingvrije facturen.

Zelfs na het verstrijken van de termijn van 6 maanden vervallen vorderingen niet automatisch. Er is geen specifieke verjaringstermijn voor het uitreiken van een factuur met terugwerkende kracht. Er zijn echter enkele belangrijke punten die in overweging moeten worden genomen:

Het moet duidelijk en traceerbaar zijn dat de gefactureerde dienst daadwerkelijk is geleverd.
Als de algemene verjaringstermijn volgens § 194 ff. BGB begint, zijn de claims mogelijk niet langer afdwingbaar.

Noodzakelijke informatie op een factuur

Om als rechtmatig erkend te worden en vorderingen te kunnen doen gelden, moet een factuur bepaalde wettelijk vereiste informatie bevatten volgens §14 UStG:

Duidelijke identificatie met naam en adres van de opsteller en de ontvanger van de factuur
Fiscale identificatiegegevens zoals belastingnummer en btw-identificatienummer
Een uniek en opeenvolgend factuurnummer
Datum van uitreiking van de factuur
De exacte tijd of periode gedurende welke de dienst is verleend en een beschrijving van die dienst
De vermelde bedragen en de toepasselijke belastingtarieven, voor elk geval afzonderlijk vermeld

Onvolledige of onjuiste informatie kan ertoe leiden dat de betaler betaling weigert. Bovendien kunnen er problemen met de belastingdienst ontstaan als de nodige informatie ontbreekt of onjuist is.

Wat gebeurt er als de regels niet worden gevolgd?

Facturering met terugwerkende kracht kan nuttig zijn, maar het is essentieel dat de wettelijke vereisten worden nageleefd. Niet-naleving kan leiden tot sancties, boetes of belastingnadelen. Het is daarom altijd raadzaam om bij twijfel juridisch advies in te winnen voordat je een factuur met terugwerkende kracht uitreikt.

Over het algemeen biedt het Duitse rechtssysteem flexibiliteit voor bedrijven en dienstverleners die vergeten op tijd een factuur uit te reiken. Het is echter cruciaal om de voorgeschreven regels en voorschriften te volgen om mogelijke juridische uitdagingen te voorkomen. Het loont om altijd op de hoogte te blijven en ervoor te zorgen dat facturering met terugwerkende kracht correct en in het belang van het bedrijf gebeurt.