Zgubiona faktura w Niemczech- co robić?

Utrata faktury może się zdarzyć w najlepszym systemie księgowym. Czy to przez nieostrożność, pożar czy kradzież, pozostaje pytanie: Co zrobić, gdy nie można już odnaleźć oryginalnej faktury?

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋

Skontaktuj się z dostawcą lub usługodawcą

Pierwszym i najważniejszym krokiem po zorientowaniu się, że faktura została utracona, jest skontaktowanie się z dostawcą lub usługodawcą. Należy to zrobić jak najszybciej, aby uniknąć opóźnień w rozliczeniach i ewentualnych rozbieżności z urzędem skarbowym.

Znaczenie komunikacji

Komunikacja z wystawcą faktury ma kluczowe znaczenie. Otwarty i szczery dialog na temat utraty faktury może pomóc w utrzymaniu zaufania między partnerami biznesowymi. Warto szczegółowo opisać incydent i poprosić o zrozumienie i wsparcie w rozwiązaniu problemu.

Żądanie kopii faktury lub dokumentu zastępczego

W większości przypadków dostawcy i usługodawcy są przygotowani do wydania kopii oryginalnej faktury lub odpowiedniego dokumentu zastępczego. Dokumenty te muszą posiadać wszystkie istotne cechy prawidłowej faktury, w tym pełny adres wystawcy faktury, dokładny opis dostarczonych towarów lub usług, datę, numer faktury i kwotę wraz z wykazanym podatkiem VAT.

Ważność prawna

Z prawnego punktu widzenia takie dokumenty zastępcze są równoważne z oryginalną fakturą, o ile zawierają wymagane informacje i są należycie podpisane i ostemplowane przez dostawcę lub usługodawcę. W niektórych przypadkach wystawca faktury może również dostarczyć kopię cyfrową z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który jest również uznawany prawnie.

Dokumentacja procesu

Warto również szczegółowo udokumentować proces żądania i otrzymywania dokumentów zastępczych dla własnych celów księgowych oraz w przypadku jakichkolwiek pytań ze strony urzędu skarbowego. Należy zanotować datę zapytania, rodzaj komunikacji (np. e-mail, rozmowa telefoniczna) oraz odpowiedź od wystawcy faktury.

Żądanie kopii faktury

Po powiadomieniu dostawcy lub usługodawcy o utracie oryginału faktury, kolejnym krokiem jest zażądanie kopii paragonu. Proces ten ma kluczowe znaczenie dla przywrócenia prawidłowej księgowości i zapewnienia zgodności z wymogami prawa podatkowego.

Proces składania wniosku

Prośba o kopię faktury powinna być złożona na piśmie, aby zapewnić identyfikowalną linię komunikacji. Żądanie powinno określać, że wymagana jest kopia zagubionej faktury i że musi ona zawierać wszystkie niezbędne informacje, jakie znajdowały się na oryginalnej fakturze.

Ważne cechy kopii faktury

Prawidłowa kopia faktury musi zawierać wszystkie istotne cechy oryginalnej faktury. Obejmuje to:

• Pełne nazwy i adresy dostawcy i odbiorcy
• Unikalny numer faktury
• Datę wystawienia faktury
• Dokładny opis dostarczonych towarów lub świadczonych usług
• Kwotę faktury i wykazany podatek VAT

Znaczenie prawne kopii

Z prawnego punktu widzenia kopie faktur są tak samo ważne jak oryginały, pod warunkiem, że zawierają wszystkie niezbędne informacje i zostały należycie autoryzowane przez wystawcę. W niektórych przypadkach kopia może być również opatrzona pieczęcią lub podpisem dostawcy w celu potwierdzenia jej autentyczności.

Postępowanie z kopiami cyfrowymi

W dzisiejszym cyfrowym świecie powszechne jest również otrzymywanie kopii faktur w formie elektronicznej. Powinny być one starannie przechowywane i drukowane w razie potrzeby. Ważne jest, aby upewnić się, że kopie cyfrowe spełniają te same wymogi prawne, co kopie fizyczne.

Dokumentacja dla celów księgowych

Po otrzymaniu kopii faktury, powinna ona zostać włączona do dokumentacji księgowej i starannie przechowywana. Zaleca się dołączenie notatki o utracie oryginalnej faktury i otrzymaniu kopii, aby móc przedstawić kompletny dowód procesu w przypadku przyszłych audytów lub zapytań ze strony urzędu skarbowego.

Aktualizacja księgowości

Po otrzymaniu paragonu zastępczego za zagubioną fakturę, kluczowe jest odpowiednie zaktualizowanie dokumentacji księgowej. Krok ten zapewnia, że dokumentacja finansowa firmy pozostaje kompletna i dokładna.

Znaczenie dokumentacji

Aktualizacja dokumentacji księgowej jest ważna nie tylko ze względu na przejrzystość wewnętrzną, ale także w przypadku kontroli podatkowych. Wszelkie odstępstwa od normy, takie jak zastąpienie zagubionej faktury kopią, muszą być starannie udokumentowane.

Utworzenie notatki do akt

Notatka dotycząca incydentu jest istotną częścią dokumentacji. Powinna ona zawierać datę zagubienia oryginalnej faktury, datę wykrycia zagubienia, kroki podjęte w celu uzyskania faktury zastępczej oraz datę otrzymania paragonu zastępczego. Notatka służy jako dowód prawidłowego postępowania z incydentem.

Dodawanie kolejnych dokumentów

Oprócz notatki, do dokumentacji księgowej należy dołączyć inne dokumenty potwierdzające. Należą do nich

• Potwierdzenia zamówień: Pokazują one, co zostało zamówione i zapewniają kontekst dla wystawionej faktury.
• Korespondencja: wiadomości e-mail lub korespondencja z dostawcą na temat utraty faktury i prośby o dokument zastępczy.
• Potwierdzenia płatności: Potwierdzenia bankowe lub wyciągi bankowe potwierdzające płatność za fakturę.
• Potwierdzenia dostawy: Jeśli są dostępne, dokumentują odbiór towarów lub usług.

Weryfikacja zgodności

Ważne jest, aby sprawdzić, czy paragon zastępczy jest dokładnie zgodny z zamówieniem zakupu i innymi dokumentami. Wszelkie rozbieżności należy wyjaśnić, aby uniknąć ewentualnych pytań ze strony urzędu skarbowego.

Przechowywanie długoterminowe

Po zaktualizowaniu dokumentacji księgowej wszystkie dokumenty, w tym paragon zastępczy i nota, powinny być archiwizowane w bezpieczny sposób i zgodnie z prawnymi okresami przechowywania. Dzięki temu wszystkie niezbędne dokumenty będą dostępne na potrzeby przyszłych audytów.

Zagubiona faktura – co zrobić?

Utrata faktury może stanowić wyzwanie, ale istnieją jasne kroki, aby poradzić sobie z tą sytuacją i prowadzić księgowość.

Ważne kroki po utracie faktury.

• Poinformowanie dostawcy/usługodawcy: Jest to pierwszy krok do uzyskania kopii zagubionej faktury. Otwarta komunikacja pomaga utrzymać zaufanie i znaleźć szybkie rozwiązanie.
• Poproś o kopię faktury: Kopia faktury powinna zawierać wszystkie niezbędne dane z oryginalnej faktury i być równoważna pod względem prawnym. Można również użyć kopii cyfrowych, o ile spełniają one wymogi prawne.
• Aktualizacja systemu księgowego: Dokument zastępczy powinien zostać zintegrowany z systemem księgowym wraz ze szczegółową notą aktową i innymi istotnymi dokumentami, takimi jak formularze zamówień lub korespondencja.
• Wykorzystanie własnych paragonów jako rozwiązania awaryjnego: Jeśli kopia faktury nie jest dostępna, można wystawić własny paragon. Należy zauważyć, że podatek naliczony nie może zostać odliczony.

Udostępnianie cyfrowe i aspekty prawne:

• Digitalizacja faktur: Skanowanie i zapisywanie faktur w formie cyfrowej może zapobiec stratom związanym z fakturami w przyszłości.
• Znaczenie prawne kopii: Z prawnego punktu widzenia, kopie faktur są równoważne z oryginałami, jeśli są prawidłowo wystawione i udokumentowane.

Chociaż utrata faktury jest niefortunnym wydarzeniem, można sobie z nią skutecznie poradzić, podejmując odpowiednie kroki w odpowiednim czasie. Staranna dokumentacja i cyfrowe środki ostrożności są niezbędne do utrzymania integralności systemu księgowego i spełnienia wymogów prawa podatkowego.

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋