Hoe lang moet een handelaar een factuur indienen in Duitsland?

De boekhouding in Duitsland volgt een veelheid aan regels en voorschriften. Een veelgestelde vraag in dit verband is: “Hoe lang moet een ambachtsman een factuur uitreiken?”. Dit is een bijzonder relevante vraag voor veel ambachtelijke bedrijven en hun klanten. In dit artikel gaan we dieper in op deze vraag en onderzoeken we het proces van facturering achteraf in Duitsland.

Facturen voor ambachtslieden: Belangrijke basisbeginselen

Voordat we direct ingaan op de kwestie van de deadline voor het uitreiken van een ambachtsliedenfactuur, is het belangrijk om een aantal basisaspecten te verduidelijken. Een vakmansfactuur moet aan bepaalde wettelijke eisen voldoen. Deze omvatten bijvoorbeeld:

• Volledige naam en adres van de facturerende partij en de ontvanger van de factuur
• Uniek factuurnummer
• Datum waarop de factuur is uitgereikt
• Datum of periode van de verleende dienst
• Hoeveelheid en type van de verleende dienst
• Eenheidsprijs en totale prijs
• Vermelding van btw, indien van toepassing
• Betalingsvoorwaarden en vervaldatum

De uiterste datum voor het uitreiken van een factuur

Het Duitse Burgerlijk Wetboek (BGB) regelt in het algemeen de verjaring van vorderingen. In principe verjaren claims die voortvloeien uit een contract voor werk en diensten, waaronder ook ambachtelijke diensten vallen, na drie jaar. Deze periode begint aan het einde van het jaar waarin de dienst werd verleend.

In gewone taal betekent dit dat een ambachtsman in principe tot het einde van het derde jaar nadat de dienst is verleend de tijd heeft om een factuur in te dienen. Dit is echter slechts de uiterste termijn. In de praktijk moet een vakman altijd proberen om zo snel mogelijk na de voltooiing van het werk te factureren. Dit zorgt er niet alleen voor dat de betaling snel binnen is, maar voorkomt ook mogelijke misverstanden of conflicten met de klant.

Wat gebeurt er als de factuur te laat wordt opgemaakt?

Als een vakman de termijn van drie jaar overschrijdt en de factuur pas daarna indient, is het gevolg dat de vordering is verjaard. De klant is dan niet langer verplicht om de factuur te betalen. In de praktijk zijn er echter vaak gevallen waarin klanten toch betalen, uit onwetendheid of uit goodwill.

Voor de vakman betekent dit echter een mogelijke inkomstenderving, dus het is sterk aan te raden om de termijnen in de gaten te houden en facturen op tijd in te dienen.

Speciale kenmerken en uitzonderingen

Er zijn echter ook enkele bijzonderheden en uitzonderingen waarmee rekening moet worden gehouden:

• Afgesproken termijnen: In sommige gevallen kan een individuele deadline voor facturatie worden overeengekomen tussen de handelaar en de klant. Deze contractuele overeenkomst heeft voorrang op de wettelijke regeling.
• Voortgangsfacturen: Bij grotere opdrachten of langetermijnprojecten zijn deelfacturen gebruikelijk. Dit zijn deelfacturen voor reeds geleverde diensten. Voor deze deelfacturen gelden dezelfde termijnen als voor de eindfactuur.
• Correcties achteraf: Het kan gebeuren dat een factuur die al is uitgereikt, moet worden gecorrigeerd, bijvoorbeeld vanwege fouten of onduidelijkheden. In dit geval is de correctie van de factuur nog steeds mogelijk na het verstrijken van de termijn van drie jaar, op voorwaarde dat de oorspronkelijke factuur tijdig werd opgesteld.

Kortom, facturering met terugwerkende kracht is in Duitsland aan een aantal regels gebonden. Het is essentieel voor handelaars om deze regels te kennen en na te leven. Op deze manier kunnen financiële verliezen worden voorkomen en kan een vertrouwensrelatie met de klant worden behouden.

Facturen voor vaklui achteraf: Een overzicht

In theorie kunnen facturen altijd achteraf worden uitgereikt, ongeacht hoeveel tijd er is verstreken sinds de dienst werd verleend. Er is op zich geen directe verjaringstermijn voor het uitreiken van facturen.

Maar er zijn bepaalde aspecten waarmee rekening moet worden gehouden:

• Om mogelijke boetes te voorkomen, is het raadzaam om facturen uit te reiken binnen zes maanden na voltooiing van de dienst, tenzij ze belastingvrij zijn.
• Als je achteraf een factuur uitreikt, is het cruciaal om te bewijzen dat het werk goed is uitgevoerd. Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat aan alle wettelijke factuurvereisten is voldaan.
• Vanaf het moment van aanvaarding van het werk begint de verjaringstermijn voor de claim voor de geleverde dienst. Daarom is er, afhankelijk van de periode tussen uitvoering en facturering, geen garantie dat de klant de later uitgebrachte factuur zal betalen. De verstreken tijd speelt hier een centrale rol.

Vorderingen veiligstellen als vakman – focus op correcte facturering

Onjuiste facturatie kan leiden tot verschillende uitdagingen. Om deze te voorkomen, moet je de volgende tips in overweging nemen:

• Het is raadzaam om snel na voltooiing van de klus een factuur uit te reiken. Volgens § 14 UStG heeft een handelaar zes maanden de tijd om een factuur op te stellen. Een vertraging bij het uitreiken van een factuur kan leiden tot schadeclaims.
• Zonder een correcte eindfactuur heb je geen recht op betaling en is het ook niet mogelijk om aanmaningen te sturen of achterstandsrente te eisen.
• Vooral in het geval van bouwcontracten die zijn afgesloten in overeenstemming met VOB/B, is het belangrijk om de opgegeven termijnen na te leven. Op verzoek van de klant moet de factuur onmiddellijk worden opgemaakt. Als de handelaar geen factuur uitreikt, heeft de klant het recht om op eigen kosten een eigen factuur uit te reiken. Dit kan de uiterste betaaldatum en het begin van de verjaringstermijn bepalen.
• Zorg ervoor dat je facturen voldoen aan alle vereisten van § 14 UStG en alle noodzakelijke informatie bevatten.
• Stel duidelijke betalingsvoorwaarden en specifieke betalingstermijnen vast op de factuur.

Voor handelaars is het cruciaal om facturen correct en op tijd uit te reiken. Volgens § 14 UStG heb je hier zes maanden de tijd voor. Onjuiste of te late facturen kunnen leiden tot schadeclaims of verlies van het recht op betaling. Vooral bij bouwcontracten moeten de aangegeven termijnen worden nageleefd. Het is ook essentieel dat facturen alle vereiste informatie bevatten volgens de btw-wet en duidelijke betalingsvoorwaarden bevatten.