Wat moet er op een factuur staan zzp?

Het runnen van een eigen bedrijf als zzp’er (zelfstandige zonder personeel) brengt veel verantwoordelijkheden met zich mee. Een daarvan is het correct opstellen van facturen. Het factureringsproces kan aanvankelijk verwarrend zijn, vooral als u niet zeker weet welke informatie op een factuur moet staan. In dit uitgebreide artikel verkennen we alle essentiële onderdelen van een zzp-factuur.

De basisgegevens van jou en je klant

Elke factuur moet basisinformatie bevatten over zowel de zzp’er als de klant. Dit garandeert niet alleen de legitimiteit van het document, maar helpt ook beide partijen bij het bijhouden van hun administratie.

Jouw gegevens:

• Naam of handelsnaam van je bedrijf
• Adres
• KvK-nummer (Kamer van Koophandel inschrijfnummer)
• BTW-nummer (indien van toepassing)

Klantgegevens:

• Naam of bedrijfsnaam van de klant
• Adres van de klant
• Eventueel het BTW-nummer van de klant (vooral belangrijk bij zakelijke klanten)

Factuurspecificaties: de technische details

Elke factuur die je als zzp’er verstuurt, moet uniek identificeerbaar zijn. Dit betekent dat je een opeenvolgend factuurnummer moet hebben dat verschilt van andere factuurnummers.

Wat is nog meer belangrijk?

• Factuurdatum: de datum waarop de factuur is uitgegeven.
• Leveringsdatum of periode: wanneer de dienst of het product is geleverd.
• Betalingstermijn: geef duidelijk aan binnen welke termijn de klant de factuur moet betalen.

De kern van de factuur: beschrijving van goederen en diensten

Dit is waar je specifiek aangeeft wat je hebt geleverd. Of het nu gaat om een fysiek product, een digitale dienst of consultancy, het moet duidelijk zijn wat de klant krijgt.

Enkele tips voor deze sectie:

• Geef een duidelijke beschrijving van elk item of dienst.
• Vermeld de hoeveelheid of het aantal uren (indien van toepassing).
• Geef de prijs per stuk of per uur aan.
• Vermeld het totale bedrag voor elk item of dienst.
• Geef duidelijk eventuele kortingen of extra kosten aan.

BTW: onmisbaar op je factuur

Als je BTW-plichtig bent, dan is dit onderdeel cruciaal op je factuur. Het correct factureren van BTW is niet alleen essentieel voor je eigen administratie, maar ook voor die van je klant.

Wat moet je hier vermelden?

• Het BTW-tarief dat je toepast (bijvoorbeeld 21% of 9%).
• Het totale bedrag exclusief BTW.
• Het totale BTW-bedrag dat over dit bedrag wordt berekend.
• Het totale bedrag inclusief BTW.

Het kan zijn dat je verschillende BTW-tarieven op één factuur hebt. In dat geval moet je voor elk tarief een aparte berekening maken.

Een voorbeeld: Stel dat je zowel een boek hebt verkocht (9% BTW) als consultancydiensten hebt geleverd (21% BTW). Beide tarieven moeten dan afzonderlijk op de factuur worden vermeld met de respectievelijke bedragen.

Waarom is nauwkeurigheid zo belangrijk?

Een correct opgestelde factuur is niet alleen een teken van professionaliteit, maar beschermt je ook tegen eventuele juridische of fiscale problemen. Als de Belastingdienst besluit om een controle uit te voeren, wil je zeker weten dat al je documenten in orde zijn. Een fout in je facturering kan leiden tot boetes of extra belastingaanslagen.

Bovendien helpt een duidelijke factuur misverstanden met klanten te voorkomen. Het zorgt ervoor dat je klant precies weet wat hij krijgt en wat hij moet betalen, wat de kans op late of gemiste betalingen verkleint.

Hoe zit het met digitale facturatie?

In het digitale tijdperk kiezen veel zzp’ers ervoor om hun facturen elektronisch te versturen. Dit is niet alleen sneller en gemakkelijker, maar ook milieuvriendelijker. De regels voor digitale facturatie zijn grotendeels hetzelfde als voor papieren facturen. Het belangrijkste is dat de factuur authentiek en integer is. Dit betekent dat de herkomst van de factuur duidelijk moet zijn (wie heeft de factuur verzonden?) en dat de inhoud niet ongemerkt gewijzigd kan worden.

Tot slot: blijf op de hoogte

De regelgeving rondom facturatie kan veranderen. Het is daarom essentieel om jezelf regelmatig bij te scholen en op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen in de wet- en regelgeving. Zo zorg je ervoor dat je facturen altijd voldoen aan de laatste eisen en dat je professioneel en betrouwbaar overkomt bij je klanten.