Kan ik in Nederland een factuur zonder btw-nummer uitreiken?

Het is mogelijk dat je een leuke opdracht hebt ontvangen, geregistreerd bent als ondernemer, al aan het werk bent en nu leveringen kunt uitvoeren, zelfs voordat je het definitieve btw-nummer hebt ontvangen. Kan je op dat moment al een factuur uitreiken? En hoe zit het in de omgekeerde situatie, wanneer de klant nog geen btw-nummer heeft?

Facturatie zonder btw-nummer in Nederland

Op een factuur moet je jouw eigen btw-nummer vermelden. Dit is een van de verplichtingen die van toepassing zijn op de btw-registratie. Als je het niet vermeldt op het document, kan de klant daar niet mee instemmen – ze kunnen immers geen teruggave van betaalde belasting ontvangen van de belastingdienst. Het is dus beter om te wachten tot je het btw-nummer hebt ontvangen. Je hebt immers tijd tot de 15e dag van de maand volgend op de maand van de levering van goederen of diensten. Dat zou voldoende moeten zijn.

Bovendien is sinds 1 januari 2020 het btw-nummer van zelfstandige ondernemers niet meer gekoppeld aan het BSN-nummer en kunnen ze niet langer “valsspelen” door zelf een btw-nummer aan te maken in afwachting van de definitieve toekenning. Natuurlijk kan je altijd met de klant afspreken dat je al een aanbetaling ontvangt voor de uiteindelijke factuur, zodat je alvast inkomen hebt. Vervolgens bereid je de definitieve factuur voor en verreken je de ontvangen aanbetaling.

Incidentele facturatie

Als je incidenteel handelt en slechts één keer, ben je geen btw-ondernemer. Dit betekent dat je niet verplicht bent om het btw-nummer op de factuur te vermelden. Aan de andere kant kan je ook geen btw in rekening brengen en kan je het niet aftrekken. Uiteraard zal de klant hier minder moeite mee hebben, omdat hij nu geen niet-aftrekbare belasting hoeft te betalen.

Strikt genomen is het niet vereist om het btw-nummer van de klant op de factuur te vermelden. Het volstaat om de volledige naam en het adres van de klant op de factuur te vermelden. Het btw-nummer van de klant is uiteraard nog steeds vereist. Vervolgens ontvang je de belasting en draag je deze af aan de belastingdienst. Of de klant de betaalde btw kan aftrekken, maakt voor jou niet uit.

Dit is niet van toepassing bij intracommunautaire leveringen of leveringen aan een ander land. Dit komt doordat de klant in dat geval de btw op goederen en diensten moet betalen, wat uiteraard alleen mogelijk is als de klant een btw-nummer heeft. Als dit niet het geval is, moet je nog steeds een factuur met btw uitreiken en de klant behandelen als een consument. Natuurlijk kan je ook gewoon wachten tot de klant een btw-nummer heeft.

Het gebruik van factureringssoftware

Met factureringssoftware maak je facturen aan via één of meerdere gegevensinvoerschermen. In dit geval zal het vrijwel onmogelijk zijn om een factuur aan te maken zonder het invoeren van een btw-nummer. Zelfs bij een buitenlandse klant zal het systeem altijd een btw-nummer vereisen of de klant automatisch als consument behandelen. Het voordeel hiervan is dat er op deze manier geen fouten kunnen worden gemaakt. Klinkt interessant? Ontdek dan moderne online factureringssoftware – Taxon. Graag gedaan!