Wat is een factuurnummer in Nederland en hoe maak je er een?

Elke factuur moet een factuurnummer hebben. Er zijn verschillende redenen hiervoor. Ten eerste ben je dit verplicht ten opzichte van de belastingdienst. De belastingdienst in Nederland (en andere landen) heeft dit nummer nodig om facturen snel en gemakkelijk te kunnen vinden.

Bovendien helpt een factuurnummer ook bij het overzicht. Je kunt het gebruiken om een factuur veel gemakkelijker terug te vinden, bijvoorbeeld wanneer een klant een vraag heeft over het document. Je hoeft dan niet door alle facturen te zoeken, maar kunt eenvoudig de specifieke factuur opzoeken. In dit artikel leggen we uit hoe je het beste een factuurnummer kunt maken in Nederland.

Wat is een factuurnummer?

Het is een uniek nummer dat meestal in de rechterbovenhoek van de factuur staat. Wanneer je je eerste document gaat versturen, moet je nadenken over hoe je de factuurnummering wilt opzetten. Het is niet moeilijk, maar er zijn een paar dingen waar je rekening mee moet houden.

Regels voor factuurnummering

Bij het maken van een factuur moet je voldoen aan een aantal factuurvereisten. Een daarvan is het genoemde documentnummer. Het maken ervan gaat gepaard met een aantal regels.

• Factuurnummers moeten altijd opeenvolgend zijn.
• Een factuurnummer moet uniek zijn. Je kunt geen factuur met hetzelfde nummer twee keer verzenden.
• Factuurnummering moet een opeenvolgende reeks cijfers zijn. Je kunt geen spaties gebruiken in het factuurnummer. Het gebruik van streepjes is toegestaan.

Hoe maak je een Nederlands factuurnummer? Hier is een voorbeeld:

In principe kun je het factuurnummer naar eigen inzicht opzetten, zolang je je aan bovenstaande regels houdt en het een duidelijke structuur heeft. Het wordt bepaald op het moment van het maken van het eerste factuurnummer; daarna kun je er niet van afwijken. Het is dus verstandig om hier goed over na te denken.

Veel ondernemers kiezen ervoor om het factuurnummer te laten beginnen met het jaar van verzending. Hieronder staat een voorbeeld van factuurnummers uit het jaar 2023:

• 20230001
• 20230002
• 20230003
• enz.

Als je voor deze structuur kiest, zorg er dan voor dat je voldoende ruimte overlaat om de nummering voort te zetten. Als je begint met 202301, is het hoogste nummer dat je in dat jaar kunt maken 202399. Dat betekent dat je 99 facturen kunt maken. Aan de andere kant, als je begint met 20230001, kun je 999 opeenvolgende factuurnummers maken. Het is belangrijk om hier rekening mee te houden. In dit geval is het beter om te veel ruimte over te laten dan te weinig.

Overigens hoef je niet te beginnen met het eerste factuurnummer …001; je kunt zelf beslissen hoe het eerste factuurnummer begint. Bijvoorbeeld, je kunt ook beginnen met …035 als je dat handiger vindt. Een reden hiervoor kan bijvoorbeeld zijn dat je niet wilt dat de klant ziet dat dit je eerste opdracht is.

Handmatig factuurnummers maken

Veel (beginnende) ondernemers maken hun facturen handmatig in programma’s zoals Excel of Word. Hier schuilt echter het gevaar dat je vergeet een nieuw factuurnummer aan te maken of dat je een verkeerd nummer creëert. Het is namelijk gemakkelijk om een fout te maken. Hierdoor kan het voorkomen dat twee facturen hetzelfde nummer hebben of dat factuurnummers niet chronologisch geordend zijn. Houd hier rekening mee wanneer je factuurnummers gaat bepalen. Controleer de documentnummers zorgvuldig voordat je ze verstuurt, want na verzending kun je ze niet meer wijzigen.

Automatische factuurnummers

Het is gemakkelijker om facturen te maken met behulp van een boekhoudprogramma. Dit komt doordat het boekhoudprogramma automatisch een uniek en opeenvolgend factuurnummer genereert voor elke factuur op basis van de gekozen structuur. Op deze manier vereenvoudig je het proces en voorkom je fouten in de factuurnummering. Ben je op zoek naar een modern factureringsprogramma? Maak dan vandaag nog kennis met Taxon!