Per kiek laiko Vokietijoje galite pateikti išankstines sąskaitas faktūras?

Pasitaiko atvejų, kai rangovai ar paslaugų teikėjai pamiršta išrašyti sąskaitą faktūrą už jau suteiktą paslaugą. Tokiais atvejais žmonės dažnai klausia: “Per kiek laiko galima išrašyti sąskaitas faktūras atgaline data?” Vokietijoje tai įmanoma tam tikromis sąlygomis ir priklauso nuo tam tikrų teisinės sistemos sąlygų.

Atgaline data išrašomų sąskaitų faktūrų pagrindai

Pirmiausia svarbu suprasti, kad sąskaitos faktūros išrašymas atgaline data nėra tas pats, kas sąskaitos faktūros išrašymas vėliau, jau suteikus paslaugą. Sąskaitos išrašymas atgaline data – tai sąskaitos faktūros išrašymas už paslaugą, kuri jau buvo suteikta praeityje, bet už kurią sąskaita faktūra dar nebuvo išrašyta.

Pagal Vokietijos įstatymus atgaline data išrašytą sąskaitą faktūrą galite išrašyti, jei laikotės privalomos PVM informacijos. Tai reiškia, kad sąskaitoje faktūroje turi būti nurodyta tam tikra informacija, pavyzdžiui, mokesčių mokėtojo kodas, tikslus suteiktos paslaugos aprašymas ir paslaugos teikėjo bei kliento adresai.

Galimi sąskaitų faktūrų išrašymo atgaline data scenarijai

Yra keletas situacijų, kai galima svarstyti galimybę išrašyti sąskaitą faktūrą atgaline data:

• Paslauga, už kurią dar neišrašyta sąskaita faktūra: jei teikiama paslauga, už kurią sąskaita faktūra dar neišrašyta, sąskaita faktūra gali būti išrašyta atgaline data. Šiuo atveju įprastas mokėjimo laikotarpis skaičiuojamas ne pagal paslaugos suteikimo, o pagal sąskaitos faktūros išrašymo datą.
• Sąskaitos faktūros atsisakymas ir vėlesnis prašymas: Gali atsitikti taip, kad paslaugos gavėjas iš pradžių atsisako sąskaitos faktūros, tačiau vėliau mokesčių inspekcija paprašo išrašyti sąskaitą faktūrą už jau atliktą mokėjimą. Tokiais atvejais sąskaitoje faktūroje turi būti nurodyta dabartinė data kaip sąskaitos faktūros išrašymo data ir pradinė paslaugos suteikimo data kaip paslaugos suteikimo data. Taip pat svarbu sąskaitoje faktūroje nurodyti, kad reikalavimas jau buvo apmokėtas.

Patarimai, kaip teisingai išrašyti sąskaitas faktūras atgaline data

Siekiant užtikrinti, kad atgaline data išrašytos sąskaitos būtų išrašomos teisingai ir nekiltų teisinių problemų, reikėtų atsižvelgti į šiuos dalykus:

• Svarbiausia – tikslumas: įsitikinkite, kad visi sąskaitoje faktūroje pateikti duomenys yra teisingi ir išsamūs. Ypač tai pasakytina apie privalomus PVM duomenis.
• Skaidrumas klientui: patartina informuoti klientą apie sąskaitų išrašymą atgaline data ir paaiškinti jo priežastį. Tai gali padėti išvengti nesusipratimų ir sustiprinti pasitikėjimą tarp paslaugų teikėjo ir kliento.
• Prievolė saugoti dokumentus: Visos sąskaitos faktūros, taip pat ir atgaline data išrašytos sąskaitos faktūros, turi būti saugomos laikantis teisinių reikalavimų. Tai pasitarnauja ne tik mokesčių, bet ir teisiniams tikslams.

Laiku neišrašyta sąskaita faktūra – kokių veiksmų reikėtų imtis?

Pagal UStG 14 straipsnį sąskaita faktūra turėtų būti išrašyta ne vėliau kaip per 6 mėnesius nuo paslaugos suteikimo, pristatymo ar atlikimo. Taip užtikrinama, kad už visas suteiktas paslaugas būtų tinkamai išrašyta sąskaita faktūra ir teisingai sumokėtas susijęs PVM. Nesilaikantiems šio termino gresia bauda. Svarbu pažymėti, kad ši taisyklė netaikoma neapmokestinamoms sąskaitoms faktūroms.

Net ir pasibaigus 6 mėnesių laikotarpiui, pretenzijos nėra automatiškai apmokamos. Nėra konkretaus senaties termino, per kurį būtų galima išrašyti sąskaitą faktūrą atgaline data. Tačiau reikia atsižvelgti į keletą svarbių dalykų.

• Turi būti aišku ir lengva atsekti, kad sąskaitoje faktūroje nurodyta paslauga iš tikrųjų buvo suteikta.
• Jei bendrasis senaties terminas, nustatytas 194 ir paskesniuose straipsniuose, yra trumpesnis už senaties terminą, kuris yra taikomas, pvz. BGB, gali būti, kad reikalavimų nebebus galima įvykdyti.

Sąskaitoje faktūroje privaloma informacija

Kad sąskaita faktūra būtų pripažinta teisėta ir į ją būtų galima pareikšti pretenzijas, joje turi būti pateikta tam tikra pagal UStG 14 straipsnį reikalaujama informacija:

• Aiškus sąskaitos faktūros išrašytojo ir gavėjo identifikavimas pagal pavadinimą ir adresą
• Mokesčių mokėtojo identifikaciniai duomenys, pavyzdžiui, mokesčių mokėtojo kodas ir PVM mokėtojo kodas
• Unikalus ir nuoseklus sąskaitos faktūros numeris
• Sąskaitos faktūros išrašymo data
• Tikslus paslaugos suteikimo laikas arba laikotarpis ir paslaugos aprašymas
• Nurodytos sumos ir taikomi mokesčių tarifai, nurodomi kiekvienu atveju atskirai

Dėl neišsamios ar neteisingos informacijos mokėtojas gali atsisakyti mokėti. Be to, jei trūks būtinos informacijos arba ji bus neteisinga, gali kilti problemų su mokesčių administratoriumi.

Kas atsitinka, jei nesilaikoma taisyklių?

Sąskaitų faktūrų pateikimas atgaline data gali būti naudingas, tačiau svarbu laikytis teisinių reikalavimų. Jų nesilaikant gali būti taikomos baudos, nuobaudos arba nepalankios mokestinės pasekmės. Todėl, jei kyla abejonių, prieš išrašant atgaline data išrašytą sąskaitą faktūrą visada patartina kreiptis į teisininką.

Apskritai Vokietijos teisinė sistema suteikia lankstumo įmonėms ir paslaugų teikėjams, pamiršusiems laiku išrašyti sąskaitą faktūrą. Tačiau, norint išvengti galimų teisinių ginčų, būtina laikytis nustatytų taisyklių ir nuostatų. Visada verta sekti naujienas ir užtikrinti, kad atgaline data išrašytos sąskaitos faktūros būtų išrašomos teisingai ir geriausiai atitiktų įmonės interesus.