Європейський інвойс – що це таке, як його оформити і що він повинен містити?

У наш час, коли глобалізація та відкриті кордони є силою економіки, розуміння правил і практики виставлення рахунків-фактур в Європейському Союзі є критично важливим для підприємців. Будучи одним з найважливіших документів у комерційних операціях між країнами-членами ЄС, європейський рахунок-фактура відіграє значну роль у повсякденній діяльності компаній. У цій статті ми спробуємо пояснити, що таке європейський інвойс, які елементи він повинен містити, як його правильно оформити і на які деталі варто звернути увагу, щоб уникнути потенційних проблем – запрошуємо до читання!

Що таке європейський інвойс?

Європейський інвойс – церозрахунковий документ, який використовується в комерційних операціях між компаніями, що працюють в різних країнах Європейського Союзу. Завдяки гармонізації нормативних актів в межах ЄС, виписка та прийняття таких рахунків значно спрощується порівняно з торгівлею з країнами, що не входять до складу ЄС

Чому європейський інвойс такий важливий?

В епоху глобалізації та збільшення обсягів торгівлі між країнами ЄС європейський інвойс є ключовим документом, який полегшує та спрощує процеси розрахунків. Він є не тільки доказом здійснення операції, але й основою для розрахунку ПДВ, який є одним з найважливіших елементів внутрішньої та зовнішньої торгівлі в Європейському Союзі

Що повинен містити європейський інвойс?

Існують певні обов’язкові елементи, які повинні бути включені в кожен інвойс ЄС. До них відносяться

• дані контрагента і принципала, а також адреси обох суб’єктів,
• податкові ідентифікаційні номери обох суб’єктів – європейські ІПН з різними префіксами залежно від країни Європейського Союзу
• примітка “зворотний рахунок” – якщо інвойс документує продаж в ЄС,
• номер інвойсу,
• дата виписки інвойсу,
• розміри та вагу товару або обсяг наданої послуги,
• назва послуги або товару, що є предметом транзакції,
• валюта, в якій здійснюється оплата,
• ціна-нетто,
• вартість товару або послуги (без ПДВ)
• iBAN та SWIFT коди – якщо оплата здійснюється банківським переказом.

Рахунок-фактура ЄС з ПДВ та без ПДВ

Інвойс ЄС може бути виставлений з ПДВ (інвойс ЄС з ПДВ) або без ПДВ (інвойс ЄС без ПДВ). Вибір між цими двома варіантами залежить від різних факторів, таких як тип товарів, послуг або податковий статус обох сторін угоди

Рахунок-фактура ЄС з ПДВ – який ПДВ?

Що стосується ставок ПДВ в інвойсах ЄС, то вони варіюються в залежності від країни, в якій працюють сторони угоди. Це один з елементів, на який слід звернути увагу при виставленні рахунку-фактури з ПДВ в ЄС

Європейський шаблон інвойсу

Європейський шаблон інвойсу гармонізований в межах ЄС, але можуть бути деякі відмінності, пов’язані з місцевим законодавством. Тому перед тим, як виставляти інвойс, бажано ознайомитися зі стандартами, що діють у вашій країні

Як виставити європейський інвойс?

Виставлення європейського інвойсу – це процес, який можна здійснити за допомогою різних інструментів, від традиційних комп’ютерних програм до спеціального програмного забезпечення для виставлення рахунків-фактур та онлайн-платформ. Ось кілька кроків, які ви можете виконати для цього

• переконайтеся, що вам відома вся необхідна інформація про контрагента і транзакцію
• оберіть відповідний європейський шаблон інвойсу, який відповідає законодавству країни, в якій працює ваша компанія
• заповніть усі обов’язкові поля, не забуваючи про такі елементи, як ідентифікаційний номер операції або ставки ПДВ,
• ретельно перевірте інвойс перед відправкою,
• надсилайте інвойс у взаємоприйнятному форматі (найчастіше у форматі PDF).

Іноземні інвойси без ПДВ

Існують певні ситуації, в яких можна виставити закордонний інвойс без ПДВ. До них відносяться операції, пов’язані з експортом товарів за межі ЄС, наданням послуг іноземним суб’єктам господарювання, які не зареєстровані платниками ПДВ, або особливі випадки, такі як продаж підакцизних товарів

Інвойс з ЄС та ПДВ – що варто знати?

Коли мова йде про правила ПДВ в контексті інвойсів ЄС, вони досить складні і залежать від ряду факторів, таких як тип товарів або послуг, відносини між сторонами і законодавство країни. Тому перед тим, як виставляти інвойс ЄС, варто проконсультуватися з податковим консультантом або іншим експертом у цій галузі

У контексті європейських інвойсів також варто звернути увагу на питання, пов’язані з вирахуванням ПДВ, поверненням податку або документацією, необхідною для будь-яких розрахунків з податковими органами

Інвойс іноземній компанії – особливості та винятки

При виставленні рахунку-фактури іноземній компанії вкрай важливо враховувати будь-які регіональні особливості, такі як різні ставки ПДВ, митні процедури або інші місцеві збори та податки. Також варто звернути увагу на можливі міжнародні угоди, які можуть вплинути на правила розрахунку ПДВ або інші елементи угоди

Все це робить європейський інвойс не тільки юридичним, а й діловим документом, правильне оформлення якого може істотно вплинути на хід і ефективність бізнес-операцій в межах Європейського Союзу

Як виписати рахунок-фактуру з ПДВ для іноземного контрагента?

Виставлення рахунку-фактури в євро іноземному контрагентусуттєво не відрізняється від процесу виставлення рахунків-фактур вітчизняним покупцям, але вимагає врахування кількох додаткових аспектів

По-перше, необхідно визначити місце надання послуг. Це має велике значення з точки зору правильного визначення порядку нарахування та обліку ПДВ. За загальним правилом, місцемпостачання послуг вважається місце, де особа, яка користується послугами, має постійне місцезнаходження або постійне місце діяльності

Зберіть інформацію про контрагента

Переконайтеся, що у вас є вся необхідна інформація про іноземного підрядника. Це включає повну назву компанії, адресу, податковий ідентифікаційний номер (NIP для Польщі, VAT ID для інших країн ЄС), а також валюту, в якій буде виставлено рахунок-фактуру

Виберіть відповідну ставку ПДВ

Ставка ПДВ може відрізнятися залежно від країни, в якій зареєстрована компанія підрядника, а також від типу наданих послуг або проданих товарів. У деяких випадках інвойс також може бути виставлений як “інвойс ЄС без ПДВ” – наприклад, якщо контрагент зареєстрований платником ПДВ в іншій країні ЄС

Вказуйте валюту транзакції

Якщо операція здійснюється у валюті, відмінній від валюти вашої країни, переконайтеся, що в інвойсі вказані суми у відповідній валюті. Часто використовуваною валютою для міжнародних транзакцій в ЄС є євро

Опис товарів або послуг

Ретельно опишіть товари або послуги, які є предметом транзакції. У деяких випадках детальний опис необхідний для митного оформлення або інших регуляторних цілей

Додайте додаткову інформацію, якщо це необхідно

Деякі країни можуть вимагати додаткову інформацію в інвойсі, таку як, наприклад, положення про застосовані правила, інформацію про ліцензії або сертифікати

Перевірте та затвердьте

Перш ніж надсилати інвойс, ретельно перевірте його. Переконайтеся, що вся інформація є законною та вичерпною. Після того, як інвойс буде прийнятий обома сторонами, він буде готовий до відправки

Надсилання інвойсу

Європейські рахунки-фактури з ПДВ слід надсилатиу формі, сумісній з вимогами обох сторін. Це може бути паперовий інвойс, надісланий поштою, сканований електронною поштою або електронний інвойс, виданий спеціальними системами виставлення рахунків

Архівування

Після того, як інвойс було виставлено та надіслано, переконайтеся, що у вас є його копія відповідно до чинних правил зберігання документації. Це може знадобитися для податкової перевірки або інших аудиторських процедур

Пам’ятайте, що завжди кориснопроконсультуватися з податковим консультантом або бухгалтером, особливо якщо це ваша перша операція з іноземним контрагентом або якщо у вас є сумніви щодо застосовних процедур і правил. Наш додаток для обліку рахунків-фактур TAXON неодмінно допоможе вам з правильним розрахунком – рішення для сучасних підприємців, які цінують свій час.