Як виставити інвойс іноземному клієнту?

У сучасному світі глобалізації та електронної комерції важливо знати, як правильно виставляти рахунки для міжнародних партнерів. Діловий світ завжди вимагає точності, професіоналізму та знань. Тому якщо ви хочете розширити свої горизонти та працювати з закордонними клієнтами, ця стаття для вас! Дізнайтеся, як правильно виставляти інвойси для міжнародних партнерів та уникати можливих помилок.

Що таке інвойс?

Інвойс – це не просто документ, це ваша візитка у світі бізнесу. Це бухгалтерський документ, який підтверджує необхідність оплати за товар або послугу. Він відіграє ключову роль у міжнародній торгівлі, адже з його допомогою здійснюється облік операцій та контроль платежів.

Комерційний інвойс чи проформа-інвойс: як вибрати?

1. Комерційний інвойс – це основний документ, який супроводжує товар при його відправленні. Він вказує деталі та вартість товару, а також іншу інформацію, необхідну для митного оформлення.
2. Проформа-інвойс використовується тоді, коли потрібно уточнити деталі перед фінальною відправкою товару. Це може бути вага, характеристики або інші параметри. Після узгодження всіх деталей виставляється комерційний інвойс.

Вибір між цими двома видами інвойсів залежить від конкретної ситуації та вимог обох сторін угоди.

Відмінності між інвойсом та рахунком-фактурою

Часто інвойс та рахунок-фактура сприймаються як одне й те ж. Проте існують певні відмінності:

1. Інвойс – це міжнародний документ, який підтверджує здійснення господарської операції.
2. Рахунок-фактура – це документ, який може бути використаний для ознайомлення з інформацією або як комерційна пропозиція без юридичних наслідків.

Основні реквізити фактури: вимоги та особливості

Кожен інвойс, незалежно від його формату – електронний чи паперовий, повинен бути оформлений згідно з вимогами законодавства. Згідно ст.9 Закону України про бухгалтерський облік, фактура повинна включати:

• назву, дату та номер документа;
• деталізовану інформацію про підприємство, яке виставляє фактуру, та підприємство-одержувач: це означає назву, реєстраційні дані та інші відомості;
• зміст господарської операції з вказівкою обсягу та одиниць вимірювання;
• умови продажу товарів за стандартами Інкотермс, які вказують на додаткові податки, збори та інші витрати, які формують загальну вартість рахунку.

Крім базової інформації, інвойси мають свої специфічні реквізити. Серед них:

• країни учасники операції: виробник, експортер та імпортер;
• номери документів, що супроводжують експорт (наприклад, договори, замовлення);
• якщо товар має серійні номери, вони також мають бути вказані;
• додатково, кожний товар у інвойсі повинен мати номер згідно з УКТЗЕД.

Рекомендації щодо виставлення рахунків для закордонних партнерів

При взаємодії зі своїми закордонними партнерами дуже важливо правильно оформляти інвойси. При наданні послуг або виконанні робіт рекомендовано відправляти інвойси електронно, оскільки це набагато швидше та ефективніше, ніж очікувати, поки партнер отримає паперовий варіант. Це економить час і гарантує, що оплата буде здійснена швидше.

У випадку, коли йдеться про експорт-імпорт товарів, інвойс відіграє ключову роль як супроводжуючий документ. Митні служби звертають увагу на деталі, вказані в інвойсі, такі як: номенклатура товару, його ціна, кількість та інші важливі характеристики. Важливо пам’ятати, що інвойс визначає вартість розмитнення товару, тому уважно ставтеся до його оформлення. Наприклад, товари на суму до 100 евро можна ввозити на територію України без сплати мита.

Крім того, при відправленні товарів на територію України, слід створювати інвойс у кількох екземплярах: один оригінал з підписом відправника повинен бути у посилці; інший – з супроводжуючими документами, ще два – для постачальника та одержувача товару. Якщо ви користуєтеся послугами перевізника, то і для нього повинні залишитися копії.

Щоб уникнути будь-яких проблем на митниці, багато фахівців радять створювати інвойси саме в день відправлення товару. Це допоможе забезпечити, що ваші клієнти оплатять товар у найкоротший термін.