Що таке індивідуальний рахунок-фактура?

Бізнес рідко буває ідеальним. Помилки трапляються, чи то людський фактор, чи то технічні неполадки, чи то проста недбалість. Рахунки-фактури не є винятком. Неправильний номер товару, неправильно вказана ціна або відсутність деталі можуть призвести до серйозних наслідків. Але що робити, якщо помилка виявляється вже після надсилання рахунку? Ось тут-то і приходить на допомогу “коригувальний рахунок-фактура” – інструмент настільки ж важливий, наскільки і складний. У цьому докладному посібнику ви дізнаєтеся, як професійно підійти до складання коригувального рахунку-фактури: від виявлення помилки у вихідному рахунку-фактурі до створення і відправлення виправленої версії.

Помилка у вихідному рахунку-фактурі: які є варіанти?

Перш ніж приступити до оформлення коригувального рахунку-фактури, слід визначити характер помилок у вихідному рахунку-фактурі. Помилки можуть варіюватися від неправильного опису товару до неправильного зазначення ціни або неповної інформації. У багатьох випадках складання коригувального рахунку-фактури є неминучим для юридичного вирішення проблеми.

Коригувальний рахунок-фактура: що він повинен містити?

Як мінімум, коригувальний рахунок-фактура повинен містити ту саму юридичну інформацію, що й вихідний рахунок-фактура. Сюди входять такі відомості, як номер рахунка-фактури, дата, час постачання або виконання, повні контактні дані сторони, що виставила рахунок-фактуру, та одержувача рахунка-фактури, а також ідентифікаційний номер платника податків або ПДВ. Зміни мають бути добре помітні, тому рекомендується зберігати як оригінал, так і виправлений варіант рахунку-фактури.

Коли можна подати коригувальний рахунок-фактуру?

Коли має бути виставлений коригувальний рахунок-фактура?

Скасовуючий або коригувальний рахунок-фактура має бути виставлений, коли:

• відсутня або невірно зазначена важлива інформація, яка має бути відображена в рахунку-фактурі відповідно до Закону про податок на додану вартість (наприклад, найменування одержувача рахунку-фактури).
• використано неправильну ставку ПДВ (наприклад, 7% замість правильних 19%).
• Є арифметичні або числові помилки.
• Неправильно зазначено інформацію про надану послугу або обсяг послуги чи товару.
• є розбіжності в рахунку-фактурі або датах постачання.

Однак слід зазначити, що немає обов’язку виправляти рахунок-фактуру, якщо в ньому є лише технічні помилки, які не впливають на загальну читабельність рахунку-фактури. Хоча такі помилки і викликають роздратування, вони не є достатньою підставою для анулювання або виправлення рахунку-фактури за умови дотримання всіх вимог законодавства.

Супровідний лист для виправлення рахунку-фактури: як повідомити про зміни?

Важливо не лише скласти супровідний лист для виправлення рахунку-фактури, а й правильно його донести. Професійний супровідний лист для виправлення рахунка-фактури має інформувати одержувача про зміни та їхні причини. Супровідний лист має бути складений у ввічливій формі та підкреслювати терміновість ситуації, не змушуючи ділового партнера хвилюватися.

Прикріплення коригувального рахунку-фактури: як його надіслати?

Коригувальний рахунок-фактура може бути надісланий тим самим способом, що й первісний рахунок-фактура. Важливо, щоб рахунок-фактура дійшов до одержувача в цілості й схоронності: поштою, електронною поштою або через спеціалізований портал рахунків-фактур. У супровідному листі має бути чітко зазначено, що це виправлений варіант.

Ви отримали переглянутий рахунок-фактуру у вигляді вкладення: що робити одержувачу?

Отримавши виправлений рахунок-фактуру, одержувач повинен уважно перевірити зміни, щоб переконатися, що виправлений рахунок-фактура відповідає всім вимогам. Крім того, виправлений варіант слід зберігати в надійному місці, бажано разом з оригіналом рахунка-фактури та супровідним листом.

Підготовка коригувального рахунку-фактури: найкращі практики

Під час підготовки коригувального рахунку-фактури необхідно переконатися в тому, що він є повним і не містить помилок. Формулювання, що використовуються, мають бути точними та зрозумілими. Крім того, бажано додати до нього своєрідний “список змін”, який містить усі зміни порівняно з первісним рахунком-фактурою. Так обом сторонам буде легше відстежувати зміни.

Податкові наслідки коригувального рахунка-фактури

Коригувальний рахунок-фактура також має податкові наслідки. Неправильно оформлені рахунки-фактури можуть призвести до того, що вирахування вхідного податку не буде визнано. Тому дуже важливо своєчасно виправляти неправильні рахунки-фактури, щоб уникнути можливих негативних фінансових наслідків.

Як складається коригувальний рахунок-фактура?

Складання коригувального рахунку-фактури – це ціле мистецтво, оскільки необхідно врахувати кілька факторів, щоб рахунок-фактура відповідав як юридичним, так і комерційним вимогам. Ґрунтуючись на думках експертів таких сайтів, як sevdesk.de, lexware.de, sage.com і haufe.de, нижче наведені кроки, які допоможуть вам підготувати ефективний коригувальний рахунок-фактуру, що відповідає юридичним вимогам.

• Позначити виправлення: має бути чітко видно, що це коригувальний рахунок-фактура. Це можна зробити в заголовку або в спеціальній примітці безпосередньо під номером рахунку-фактури.
• Деталізація: як і в первісному рахунку-фактурі, слід зазначити всю необхідну інформацію: номер рахунка-фактури, дату, адреси ділових партнерів та детальний перелік послуг чи товарів.
• Посилання на оригінал рахунку-фактури: рекомендується дати посилання на оригінал рахунку-фактури, наприклад, вказати старий номер рахунку-фактури або дату оригіналу рахунку-фактури.
• Список змін: Для забезпечення простежуваності всі зміни мають бути детально перераховані. Чи то ціна, чи то кількість, чи то будь-який інший елемент рахунку-фактури, зміни мають бути чіткими та стислими.
• Ясність і структура: Переконайтеся, що переглянутий рахунок-фактура такий самий зрозумілий і добре структурований, як і початковий варіант. Нечіткі виправлення можуть призвести до подальшої плутанини.
• Юридична та податкова інформація: Переконайтеся, що податкова інформація, наприклад ПДВ, була виправлена правильно. Також переконайтеся, що виправлений рахунок-фактура відповідає вимогам законодавства.
• Контроль якості: ретельно перевірте виправлений рахунок-фактуру перед відправленням. Щоб звести до мінімуму кількість помилок, можна попросити другу людину перевірити рахунок-фактуру.
• Документація: Зберігайте як оригінал, так і виправлений рахунок-фактуру. У деяких випадках доцільно також архівувати всю історію спілкування з клієнтом.

Виконавши ці дії, ви підвищите ймовірність того, що виправлений рахунок-фактура не тільки відповідатиме вимогам законодавства, а й не вплине на ділові відносини.

Шаблон коригувального рахунка-фактури: корисний інструмент

У повсякденній роботі шаблон коригувального рахунка-фактури може заощадити чимало часу й одночасно знизити ймовірність помилок. Багато постачальників бухгалтерських програм пропонують спеціальні шаблони коригувальних рахунків-фактур. Вони розроблені з урахуванням усіх вимог законодавства і, як правило, легко адаптуються під конкретні потреби компанії. Перевага такого шаблону полягає не тільки в однаковості документів, а й у можливості уникнути повторюваних помилок. Це пов’язано з тим, що добре розроблений шаблон уже містить усі необхідні поля та дані, починаючи від номера рахунка-фактури і закінчуючи податковою інформацією. Звісно, незалежно від використовуваного шаблону, завжди необхідно проводити контроль якості, щоб переконатися, що всі конкретні зміни та доповнення було зроблено правильно.

Важливі строки та дати внесення виправлень

Не слід забувати і про строки внесення виправлень до юридичних рахунків-фактур. Наприклад, у Німеччині рахунки-фактури мають зберігатися протягом шести років. Під час виправлення сум ПДВ або інших статей, пов’язаних із податками, необхідно дотримуватися певних строків.

Таким чином, можна забезпечити безперебійність бізнес-процесу виставлення та коригування рахунків-фактур і дотримання вимог як законодавства, так і податкових органів. Якщо у вас залишилися запитання, ми рекомендуємо проконсультуватися з податковим консультантом або юристом.