Що таке квитанція, а що таке рахунок-фактура в Німеччині?

Власники малого бізнесу не тільки мають право на певні податкові пільги, але й ведення бухгалтерії не забирає стільки часу, як у великих компаній. Проте, власники малого бізнесу повинні виставляти рахунки-фактури та квитанції так само, як і компанії. Але коли потрібно виписувати квитанції і в чому різниця між ними? Ця стаття дасть відповідь на ці питання!

Яка різниця між рахунком-фактурою та квитанцією в Німеччині?

Як власник малого бізнесу, ви звільнені від сплати ПДВ. Це положення спрощує ведення бухгалтерського обліку та подання звітності з ПДВ. Однак положення про малий бізнес не заважають вам підтверджувати свої доходи та витрати при поданні податкової декларації. Ці докази можуть бути надані за допомогою офіційних документів, таких як рахунки-фактури та квитанції. Цифрове управління квитанціями може допомогти вам відстежувати все.

Що таке інвойс?

Інвойс – це офіційний документ, який містить розрахунок за поставку або іншу послугу. Відповідно до Закону про податок на додану вартість (Umsatzsteuergesetz, UStG), усі підприємства в Німеччині зобов’язані виставляти своїм клієнтам рахунок-фактуру протягом шести місяців після надання послуг або товарів, який повинен містити обумовлену суму рахунку, а також точний перелік товарів і послуг.

Рахунки , отримані компанією від третіх осіб (наприклад, постачальників або дистриб’юторів), класифікуються як рахунки-фактури. Ретельне управління вхідними рахунками також є важливим.

Крім того, правильний інвойс повинен відповідати іншим вимогам:

• Необхідно дотримуватися належного ведення та зберігання книг, записів і документів в електронній формі, а також обміну даними (GoBD).
• Джерело інвойсу або особа, що виставляє рахунок, повинні бути автентичними, незмінними та розбірливими,
• Вони можуть бути створені та передані в паперовій або цифровій формі,
• Підписи не потрібні.

Інша інформація, яка повинна бути включена в рахунок-фактуру, регулюється статтею 14(4) Федерального податкового кодексу.

Що таке квитанція?

У той час як рахунок-фактура виставляється на товари або послуги, квитанція негайно підтверджує отримання послуг або оплату. На практиці квитанції часто використовуються для розрахунків готівкою, коли отримання платежу не може бути підтверджено банківською випискою.

Видача квитанції клієнту доводить, що клієнт заплатив за послугу або товар. Ви також можете подати копію квитанції до податкової інспекції, щоб довести, що ви отримали готівку. Квитанція повинна бути в письмовій формі. Для цього ви можете використовувати чекову книжку або білий папір і виписати необхідну інформацію від руки. Крім того, ви можете створити цифрову квитанцію і підписати її.

Правова основа для розписок у Німеччині

Правовою основою для видачі розписок є Німецький цивільний кодекс (BGB). Згідно зі статтею 368 BGB, кредитори в комерційних і приватних продажах зобов’язані видати розписку на вимогу боржника. Підпис особи, яка видала розписку, вважається доказом того, що заява в розписці була зроблена саме нею.

На що слід звернути увагу малим підприємцям при виставленні рахунків-фактур?

Загалом, на малих підприємців поширюються ті ж правила виставлення рахунків-фактур, що і на звичайних платників податків. Однак є дві важливі відмінності, які слід враховувати при виставленні рахунків-фактур для малого бізнесу.

По-перше, ПДВ не може бути вказаний у рахунку-фактурі . Оскільки ПДВ не відображається, немає необхідності розмежовувати валову та чисту суму або вказувати різні ставки податку.

З іншого боку, ви повинні вказати в інвойсі, що ви звільнені від сплати ПДВ відповідно до статті 19 Федерального податкового кодексу. У законі немає чіткого формулювання. Не слід плутати посилання на звільнення від сплати ПДВ згідно зі статтею 19 UStG.

Яка інформація повинна бути включена в рахунок-фактуру для малого бізнесу?

Кожен власник малого бізнесу повинен включати в свої рахунки-фактури наступну інформацію

Повне ім’я та адресу покупця

• податковий ідентифікаційний номер малого підприємства

• Дата виставлення рахунку

• Наступний номер рахунку-фактури

• Обсяг та характер наданих товарів або послуг
• Дата поставки або дата надання послуги

Що має бути написано на квитанції?

Як і рахунки-фактури, квитанції вважаються офіційними документами для визнання доходів і витрат для цілей оподаткування. Для того, щоб правильно заповнити квитанцію, ви, як малий бізнес, повинні надати наступну інформацію:

• Тип і кількість товару або послуги

• Сума

• Опис отриманих сум

• Назва емітента

• Найменування одержувача платежу

• Дата та місце проведення

• Підпис та печатка емітента, за наявності.

Розписки малого бізнесу без податку на додану вартість (ПДВ)

Як малий бізнес, вам не потрібно вказувати податок на прибуток або ПДВ, розмежовувати валові та чисті суми на квитанціях, а також вказувати суми з урахуванням податку та податкові ставки.

Спеціальні форми та правила

Для квитанцій, зокрема, існують спеціальні форми, які відрізняються від фактичного підтвердження отримання оплати за послуги. Наприклад, компенсаційна квитанція може бути видана, якщо трудові відносини припиняються і всі документи працівника передаються. У будь-якому випадку, не завжди потрібно видавати квитанції як доказ оплати; банківські квитанції також можуть бути використані як доказ оплати.

При поданні податкових декларацій, таких як ПДВ, також важливо переконатися, що рахунки-фактури та квитанції є правильними і не містять жодних розбіжностей. Податкова служба може в будь-який момент запросити перевірку цих квитанцій. Якщо буде виявлено невірну інформацію, наприклад, несанкціонований ПДВ, який не був перерахований до податкової інспекції, в найгіршому випадку малий підприємець може бути притягнутий до кримінальної відповідальності.

Якщо ви хочете вжити заходів безпеки в цьому відношенні, ви можете використовувати програмне забезпечення для виставлення рахунків онлайн, таке як Taxon. Воно допоможе вам створювати рахунки-фактури та квитанції, а також відповість на найважливіші питання на цю тему, наприклад, які фактори слід враховувати при створенні цих документів.

За допомогою цих корисних програмних рішень ви зможете уникнути помилок і чітко організувати свою бухгалтерську роботу. Ви також можете надрукувати логотип вашої компанії на окремих квитанціях – це додасть квитанціям певну впізнавану цінність і дозволить вашим клієнтам відчути, що бухгалтерська робота виконується професійно.