Що робити, якщо я загубив рахунок-фактуру в Німеччині?

Втрата рахунку-фактури може статися навіть у найкращій системі бухгалтерського обліку. Чи то недбалість, чи то пожежа, чи то крадіжка, питання залишається відкритим: що робити, якщо ви більше не можете знайти оригінал рахунку-фактури?

Зверніться до постачальника або постачальника послуг

Перший і найважливіший крок, який ви повинні зробити, коли зрозумієте, що рахунок-фактура зник, – це зв’язатися з вашим постачальником або постачальником послуг. Це слід зробити якомога швидше, щоб уникнути затримок у виставлянні рахунків і можливих розбіжностей з податковими органами.

Важливість спілкування

Спілкування з постачальником рахунків-фактур дуже важливе. Відкритий і чесний діалог про втрачений рахунок-фактуру допоможе зберегти довіру між діловими партнерами. Варто детально розповісти про те, що трапилося, і попросити розуміння та допомоги у вирішенні проблеми.

Попросіть копію рахунку-фактури або заміну документа

У більшості випадків постачальники і провайдери послуг готові надати копію оригіналу рахунку або відповідний документ, що замінює його. Ці документи повинні містити всі основні дані дійсного рахунка-фактури, включно з повною адресою особи, яка виставила рахунок-фактуру, точним описом товарів або наданих послуг, датою, номером рахунка-фактури та сумою, включно з ПДВ.

Юридична сила

Ці документи, що замінюють, юридично еквівалентні оригінальному рахунку-фактурі, якщо вони містять необхідну інформацію і належним чином підписані та скріплені печаткою постачальника або постачальника послуг. У деяких випадках укладач рахунку-фактури може також надати цифрову копію з кваліфікованим електронним підписом, який також визнається юридично.

Документування процесу

Також варто детально документувати процес запиту та отримання документів, що замінюють, для власного обліку та на випадок запитів з боку податкових органів. Зазначте дату запиту, тип зв’язку (наприклад, електронна пошта, телефонний дзвінок) та відповідь від платника.

Запит копії рахунка-фактури

Після того як ви повідомили постачальника або постачальника послуг про те, що втратили оригінал рахунка-фактури, наступним кроком буде запит копії рахунка-фактури. Цей процес необхідний для відновлення належного обліку та забезпечення дотримання податкового законодавства.

Процес запиту

Запит на отримання копії рахунка-фактури має бути складений у письмовій формі, щоб можна було простежити лінію зв’язку. У запиті має бути зазначено, що запитується копія загубленого рахунка-фактури і що копія повинна містити всю необхідну інформацію, яка була в оригіналі рахунка-фактури.

Важливі характеристики копії рахунка-фактури

Дійсна копія рахунка-фактури повинна містити всі основні характеристики оригіналу рахунка-фактури. До них належать:

• Імена та повні адреси постачальника й одержувача
• Унікальний номер рахунку-фактури
• Дата складання рахунку-фактури
• Точний опис наданих товарів або послуг
• Вартість рахунку-фактури та заявлений ПДВ

Юридична значимість копій

Копії рахунків-фактур мають таку саму юридичну силу, як і оригінали, за умови, що вони містять усю необхідну інформацію та належним чином завірені особою, яка склала рахунок-фактуру. У деяких випадках копія може бути завірена печаткою або підписом постачальника для підтвердження її справжності.

Робота з цифровими копіями

У сучасному цифровому світі прийнято отримувати копії рахунків-фактур в електронному форматі. Їх слід дбайливо зберігати і за потреби роздруковувати. Важливо переконатися, що цифрові копії відповідають тим самим юридичним вимогам, що й фізичні копії.

Документи, що використовуються для цілей бухгалтерського обліку

Після отримання копії рахунка-фактури її слід включити до бухгалтерської звітності та ретельно зберігати. Бажано зафіксувати факт втрати оригіналу рахунка-фактури та отримання копії, щоб у майбутньому під час проведення аудиту або розслідування податковими органами ви могли надати докази цього процесу.

Оновлення звітності

Коли замість загубленого рахунку-фактури отримано квитанцію, необхідно внести відповідні зміни до звітності. Цей крок гарантує, що фінансова звітність вашої компанії залишиться повною і точною.

Важливість документації

Оновлення звітності важливе не тільки для забезпечення внутрішньої прозорості, а й у разі податкової перевірки. Будь-яке відхилення від норми, наприклад заміна загубленого рахунку-фактури його копією, має бути ретельно задокументовано.

Створення сертифіката для подання документів

Довідка про подію – невід’ємна частина документації. У ньому мають бути зазначені дата втрати оригіналу рахунка-фактури, дата виявлення втрати, дії, вжиті для отримання заміни рахунка-фактури, і дата отримання квитанції про заміну. Сертифікат є доказом належного врегулювання інциденту.

Прикріплення інших документів

Крім сертифіката, до рахунків слід додати інші підтвердні документи. До них можуть належати такі документи

• Підтвердження замовлень: У них вказується, що було замовлено, і наводиться контекст рахунку-фактури.
• Листування: електронні листи або листування з постачальником про загублені рахунки і прохання про заміну документа.
• Підтвердження оплати: банківські підтвердження або банківські виписки, що підтверджують оплату рахунку.
• Квитанції про доставку: якщо є, документи, що підтверджують отримання товарів або послуг.

Перевірка відповідності

Важливо перевірити, що чек, який замінює, точно відповідає замовленню на поставку та іншим документам. Будь-які розбіжності мають бути пояснені, щоб у податкових органів не виникло запитань.

Довгострокове зберігання

Після оновлення звітності всі документи, включно з чеком, що замінює, і квитанцією, мають бути надійно заархівовані відповідно до встановлених законодавством термінів зберігання. Це гарантує, що всі необхідні документи будуть доступні для майбутніх перевірок.

Резюме: втратили рахунок-фактуру – що тепер?

Втрата рахунка-фактури може стати проблемою, але є чіткі кроки, які допоможуть впоратися з цією ситуацією і відзвітувати за неї.

Важливі кроки, які необхідно зробити, якщо ви втратили рахунок-фактуру.

• Повідомте свого постачальника/постачальника. Відкрите спілкування допоможе зберегти довіру і швидко знайти рішення.
• Попросіть копію рахунка: копія рахунка має містити всі необхідні дані оригіналу рахунка і бути юридично еквівалентною. Можна використовувати і цифрові копії, якщо вони відповідають вимогам законодавства.
• Оновіть систему обліку: Документ, що замінює, має бути інтегрований у систему бухгалтерського обліку разом із повною приміткою до файлу та іншими відповідними документами, такими як форми замовлень або листування.
• Використовуйте власні квитанції як резервну копію: Якщо у вас немає копії рахунку-фактури, ви можете виписати власну квитанцію. Пам’ятайте, що ви не зможете відняти вхідний податок.

Обмін цифровими даними та юридичні питання:

• Оцифрування рахунків-фактур: Сканування та зберігання рахунків-фактур у цифровому вигляді може запобігти їх втраті в майбутньому.
• Юридична значущість копій: Копії рахунків-фактур юридично еквівалентні оригіналам, якщо вони правильно оформлені та задокументовані.

Хоча втрата рахунку-фактури – сумна подія, з нею можна ефективно впоратися, якщо вчасно вжити правильних заходів. Ретельне документування та цифрові засоби захисту необхідні для підтримання цілісності системи обліку та дотримання податкового законодавства.