Чи обов’язковий рахунок-фактура?

У складному світі корпоративних фінансів, податків та адміністрування виставлення рахунків-фактур є важливим питанням для кожного підприємства. Але в яких випадках виставлення рахунка-фактури в Нідерландах є обов’язковим? У цій статті розглядається це та інші подібні питання, щоб дати вичерпний огляд законодавства про виставлення рахунків-фактур.

Що таке рахунок-фактура?

Рахунок-фактура – це документ, що описує угоду між двома сторонами. По суті, він являє собою вимогу про оплату і письмовий доказ надання послуги або товару. Рахунки-фактури дуже важливі як для постачальника, так і для замовника, оскільки в них фіксуються надані послуги, включно з такими деталями, як ціна, кількість і тривалість.

Чи обов’язковий рахунок-фактура?

Багато хто задається питанням, чи є відправлення рахунків-фактур обов’язковим. У Нідерландах виставлення рахунків-фактур дійсно є обов’язковим для підприємств, які постачають товари або послуги іншим підприємствам. Ви навіть зобов’язані виставляти рахунок-фактуру під час постачання товарів державі. При угодах з приватними особами виставлення рахунків-фактур є обов’язковим тільки в деяких галузях, наприклад, в автомобільній промисловості або при дистанційній торгівлі.

Що має бути в рахунку-фактурі?

Обов’язкові компоненти рахунку-фактури визначені законом. Рахунок-фактура має містити таку інформацію:

• найменування та адреса постачальника,
• найменування та адреса замовника
• дата виписки,
• Ідентифікаційний номер постачальника з ПДВ,
• Номер торгової палати постачальника
• унікальний номер рахунку-фактури,
• вид товару або послуги
• ціна та кількість товарів або послуг
• застосована ставка ПДВ і сума ПДВ до сплати.

Чи необхідно зазначати в рахунку-фактурі номер ПДВ?

Так, у рахунку-фактурі має бути зазначено ідентифікаційний номер ПДВ постачальника і покупця. Це вимога закону для всіх підприємств, які оподатковуються ПДВ. Незазначення ідентифікаційного номера ПДВ може призвести до штрафу і перешкоджати відрахуванню ПДВ за рахунком-фактурою.

Необхідно вказувати як ідентифікаційний номер ПДВ постачальника, так і ідентифікаційний номер ПДВ покупця (якщо це можливо). Номер ПДВ необхідний для податкового обліку, і його приховування може призвести до серйозних наслідків, таких як неможливість відшкодування податку за рахунком-фактурою і можливі штрафи.

Чи обов’язково зазначати в рахунку-фактурі номер торгової палати?

Так, згідно із законом зазначення номера торгової палати в рахунку-фактурі є обов’язковим. Номер торгової палати необхідний для ідентифікації підприємства та запобігання шахрайству. Як і у випадку з номером ПДВ, незазначення номера торгової палати може призвести до штрафу.

У чому різниця між номером ПДВ і номером Торгової палати?

Коли ви реєструєте своє підприємство, ви автоматично отримуєте номер ПДВ. На відміну від номера Торгової палати, номер ПДВ складається з 14 знаків (номер Торгової палати складається з 8 знаків). Ви повинні використовувати обидва номери у своїх рахунках-фактурах. При цьому номер ТПП має бути зазначений навіть у кількох місцях.

Номер ПДВ можна знайти в листах з податкових органів. Якщо ви хочете дізнатися номер ПДВ іншої компанії, то, як правило, його можна знайти на сайті компанії або дізнатися у її представника.

Роль цифрових рахунків-фактур

Цифрові рахунки-фактури все частіше стають нормою в сучасному діловому світі. Цифровий рахунок-фактура має таку саму юридичну силу, як і паперовий, якщо він відповідає описаним вище вимогам законодавства. Ще однією перевагою цифрових рахунків-фактур є те, що їх легше архівувати та відтворювати.

Який крайній термін надсилання рахунку-фактури?

У Нідерландах не існує законодавчо встановленого строку для надсилання рахунка-фактури після надання послуги або постачання товару. Однак існують загальні рекомендації та передова практика, яких прийнято дотримуватися. Зазвичай рахунок-фактуру надсилають у найкоротші строки після постачання послуги або товару, найчастіше протягом 14-30 днів. Однак цей строк може змінюватися залежно від галузі, типу бізнесу та домовленостей між сторонами.

Договірні угоди

Строк надсилання рахунка-фактури може бути зазначений у договорі між постачальником і замовником. Тому рекомендується чітко обумовити цей строк і зафіксувати його письмово, наприклад, у договорі або в загальних положеннях та умовах (ЗПП).

Відмінності між галузями

У деяких галузях існують особливі правила або звичаї передачі рахунків-фактур. Наприклад, у будівельному секторі заведено надсилати рахунки в певний час залежно від перебігу реалізації проєкту.

Наслідки несвоєчасного виставлення рахунків-фактур

Хоча в законодавстві немає жорстких термінів, протягом яких має бути надіслано рахунок-фактуру, несвоєчасне надсилання рахунку-фактури може негативно позначитися на русі грошових коштів компанії. Крім того, це може ускладнити ведення бізнесу із замовником.

Декларація з ПДВ і виставлення рахунків-фактур

Важливо знати, що строк включення операції до декларації з ПДВ установлено законом. Як правило, це має бути зроблено протягом звітного періоду, в якому було поставлено товари або надано послуги. Тому доцільно складати та надсилати рахунки-фактури з дотриманням строків подання декларації з ПДВ.

Як працювати з іноземними покупцями?

При роботі з іноземними покупцями діють інші правила. При постачанні товарів на території Співтовариства обидві сторони повинні мати дійсний ідентифікаційний номер ПДВ, який також має бути зазначений у рахунку-фактурі. Крім того, рахунок-фактура має відповідати правилам виставлення рахунків-фактур відповідної країни ЄС.

Ми сподіваємося, що цей вичерпний огляд голландських правил виставлення рахунків-фактур відповів на деякі з ваших запитань. Вимоги суворі, і їх недотримання може призвести до серйозних штрафів. Тому важливо, щоб ви, як власник бізнесу, точно знали, що від вас вимагається у сфері виставлення рахунків-фактур. Упорядкований процес виставлення рахунків не тільки корисний для ефективного управління бізнесом, а й є серйозною вимогою законодавства.