Протягом якого часу можна подати ретроактивний рахунок-фактуру в Німеччині?

Трапляються ситуації, коли підприємці або постачальники послуг забувають виставити рахунок за вже надану послугу. У таких випадках люди часто запитують: “Як довго я можу виставити рахунок заднім числом?” У Німеччині це можливо за певних умов і регулюється законодавством.

Основні елементи ретроспективного виставлення рахунків

Перш за все, важливо розуміти, що виставлення ретроспективного рахунку – це не те саме, що виставлення рахунку пізніше, після того, як послуга була надана. Ретроактивне виставлення рахунків означає виставлення рахунку за послугу, яка вже була надана в минулому, але ще не була оплачена.

Згідно з німецьким законодавством, ви можете виставити ретроактивний рахунок за умови дотримання обов’язкової інформації про ПДВ. Це означає, що рахунок-фактура повинен містити певну інформацію, таку як податковий ідентифікаційний номер, точний опис наданої послуги, а також адреси постачальника послуг і замовника.

Можливі сценарії ретроактивного виставлення рахунків-фактур

Існує кілька ситуацій, в яких можна розглядати ретроактивне виставлення рахунків:

• Рахунок за послугу ще не виставлено: якщо послуга була надана, але рахунок за неї ще не виставлено, рахунок може бути виставлений ретроспективно. У цьому випадку звичайний період оплати базується не на даті надання послуги, а на даті виставлення рахунку.
• Відмова від рахунку-фактури та ретроактивний запит: Може статися так, що отримувач послуги спочатку відмовився від рахунку-фактури, але згодом податкова інспекція вимагає надати рахунок-фактуру за вже здійснений платіж. У таких випадках рахунок-фактура повинен містити поточну дату як дату виставлення рахунку, а початкову дату надання послуги – як дату надання послуги. Важливо також зазначити в рахунку, що претензія вже оплачена.

Поради щодо правильного ретроспективного виставлення рахунків-фактур

Щоб переконатися, що ретроспективне виставлення рахунків зроблено правильно і не викликає юридичних проблем, слід пам’ятати про наступні моменти:

• Точність є ключовим фактором: переконайтеся, що вся інформація в інвойсі є правильною та повною. Це стосується, зокрема, обов’язкових реквізитів ПДВ.
• Прозорість для покупця: бажано проінформувати покупця про ретроактивне виставлення рахунку та пояснити причину його виставлення. Це може запобігти непорозумінням і зміцнити довіру між постачальником послуг і клієнтом.
• Обов’язок вести облік: як і всі рахунки-фактури, ретроактивні рахунки-фактури повинні зберігатися відповідно до вимог законодавства. Це слугує не лише податковим, але й юридичним цілям.

Несвоєчасне виставлення рахунку-фактури – що робити?

Відповідно до § 14 UStG, рахунок-фактура повинен бути виставлений не пізніше, ніж через 6 місяців після надання послуги або поставки. Це гарантує, що всі надані послуги будуть правильно виставлені і відповідний ПДВ буде сплачений. Ті, хто не дотримується цього терміну, ризикують отримати штрафні санкції. Важливо зазначити, що це правило не поширюється на неоподатковувані рахунки-фактури.

Навіть після закінчення 6-місячного терміну претензії не втрачають чинності автоматично. Не існує спеціального строку позовної давності для ретроспективного виставлення рахунків-фактур. Однак є кілька важливих моментів, на які слід звернути увагу:

• Повинно бути зрозуміло і простежувано, що послуга, за яку виставлено рахунок, була фактично надана.
• Якщо почнеться перебіг загального строку позовної давності відповідно до § 194 і далі BGB. BGB, то існує ймовірність того, що вимоги більше не підлягають примусовому виконанню.

Інформація, необхідна в рахунку-фактурі

Для того, щоб рахунок-фактура був визнаний законним і щоб претензія була дійсною, він повинен містити певну юридично обов’язкову інформацію відповідно до §14 UStG:

• Чітку ідентифікацію із зазначенням назви та адреси емітента та одержувача рахунку-фактури
• Податкові ідентифікаційні дані, такі як ідентифікаційний номер платника податків та ідентифікаційний номер платника ПДВ
• Унікальний та послідовний номер рахунку-фактури
• Дата виставлення рахунку-фактури
• Точний час або період, коли була надана послуга, та опис послуги
• Задекларовані суми та застосовні податкові ставки, вказані окремо для кожного випадку

Неповна або неправильна інформація може стати причиною відмови платника від оплати. Крім того, можуть виникнути проблеми з податковими органами, якщо необхідна інформація буде відсутня або невірна.

Що станеться, якщо не дотримуватися правил?

Ретроактивне виставлення рахунків-фактур може бути корисним, але дуже важливо дотримуватися вимог законодавства. Невиконання цих вимог може призвести до штрафних санкцій, пені або несприятливих податкових наслідків. Тому перед тим, як виставляти ретроактивний рахунок-фактуру, завжди рекомендується проконсультуватися з юристом, якщо є сумніви.

Загалом, німецька правова система пропонує гнучкість для компаній та постачальників послуг, які забули виставити рахунок вчасно. Однак важливо дотримуватися встановлених правил і норм, щоб уникнути потенційних юридичних проблем. Завжди варто бути поінформованим і переконатися, що ретроактивне виставлення рахунків здійснюється правильно і в інтересах компанії.