Покрокове виставлення рахунків у Німеччині

Виставлення рахунків-фактур є невід’ємною частиною ведення бізнесу, а в Німеччині, одному з найбільших ринків у Європі, існують особливі правила та вимоги до рахунків-фактур. У цій статті ми обговоримо, яку інформацію повинен містити правильний інвойс у Німеччині та яких термінів необхідно дотримуватися.

Основна інформація про рахунок-фактуру в Німеччині

Рахунок-фактура в Німеччині повинен містити певну основну інформацію, яка дозволяє його чітко ідентифікувати та обробити в податковій службі. Ось що повинен містити кожен рахунок-фактура:

1. Реквізитикомпанії: Рахунок-фактура повинен містити повну інформацію про вашу компанію, включаючи ваше ім’я або назву компанії та юридичну адресу.
2. Даніпідрядника: Необхідно також вказати дані замовника, включаючи його ім’я, назву компанії та адресу. Якщо замовник є зареєстрованим платником ПДВ у Німеччині, необхідно вказати його податковий ідентифікаційний номер (USt-IdNr).
3. Номер рахунку-фактури: Кожен інвойс повинен мати унікальний ідентифікаційний номер. Це важливо для відстеження транзакцій та архівування документів.
4. Дата виставлення: Введіть дату виставлення інвойсу. Переконайтеся, що дата актуальна і правильна.
5. Нумераціяінвойсів: Нумерація інвойсів повинна бути наскрізною і безперервною. Не використовуйте один і той самий номер більше одного разу.
6. Термін оплати: Встановіть кінцевий термін оплати, який визначає, коли клієнт повинен сплатити суму, що підлягає оплаті. Цей термін може становити 14, 30 або 60 днів, залежно від угоди.

Деталі про послугу або товар

Ще одним важливим елементом інвойсу є детальна інформація про послугу чи товар, за який здійснюється операція:

1. Опис послуги/товару: точно опишіть послугу або товар, за який виставляється рахунок. Чим точніший опис, тим краще.
2. Кількість та ціна за одиницю: введіть кількість та ціну за одиницю послуги або товару. Це дозволить розрахувати загальну вартість.
3. Вартістьнетто: Необхідно чітко вказати загальну вартість продажу, а також податкові ставки (19% або 7%).
4. Сума ПДВ: Вкажіть суму ПДВ, що застосовується в Німеччині (19% або 7%). Якщо ви надавали знижки, включіть їх у ціну нетто.
5. Інвойси зі зворотним нарахуванням: Якщо операція підлягає так званому “зворотному нарахуванню” (reverse charge), необхідно вказати ПДВ-номер контрагента і відповідний коментар.

Додаткові вимоги та інформація

На додаток до основних реквізитів інвойсу, існує додаткова інформація, яка може бути важливою:

1. Датазавершення послуги/товару: якщо можливо, додайте інформацію про дату надання послуги або доставки товару.
2. Авансові платежі: якщо клієнт здійснив авансовий платіж, включіть цю інформацію в інвойс разом із датою отримання платежу.
3. Термін зберігання: якщо клієнт є фізичною особою, додайте посилання на зобов’язання зберігати інвойс протягом двох років (це не стосується інвойсів на суму менше 250 євро).

Граничний термін виставлення рахунків-фактур у Німеччині

Рахунок-фактура в Німеччині повинен бути виставлений протягом шести місяців після надання послуги або поставки товару. Перевищення цього терміну є порушенням закону. Для послуг, що надаються компаніями, які знаходяться за межами Німеччини, але з іншої країни ЄС, рахунок-фактура повинен бути виставлений до 15 числа наступного місяця.

Рахунки-фактури в контексті компанії, зареєстрованої за кордоном

Якщо ви керуєте компанією в Німеччині, але зареєстровані в іншій країні, ви зобов’язані дотримуватися правил виставлення рахунків тієї країни, в якій ви зареєстровані. Це означає, що ви повинні надати свій європейський номер ПДВ і дотримуватися правил своєї країни.

Виставлення рахунків-фактур у Німеччині як так званий “Kleinunternehmer”

Виставлення рахунків-фактур у Німеччині як так званий “Kleinunternehmer” (тобто малий підприємець) означає, що ви звільняєтесь від сплати ПДВ (податку на додану вартість) на ваші рахунки-фактури, якщо ви відповідаєте певним критеріям. Нижче наведено кроки, які вам потрібно зробити, щоб виставляти рахунки-фактури як Kleinunternehmer у Німеччині:

1. Відповідайтекритеріям Kleinunternehmer: Щоб отримати статус Kleinunternehmer, ваша компанія повинна відповідати наступним критеріям:

• Ваш річний оборот не перевищує 22 000 євро (станом на 1 січня 2020 року; це значення може змінитися в майбутньому).
• Ваші послуги або товари звільнені від ПДВ.

2. Включіть інформацію про це у ваш рахунок-фактуру: Якщо ви відповідаєте вищезазначеним критеріям і бажаєте виставити рахунок-фактуру як Kleinunternehmer, ви повинні включити до нього певну інформацію, а саме

• Реквізити вашої компанії, включаючи ваше ім’я або назву компанії та юридичну адресу.
• Ваш податковий ідентифікаційний номер, якщо він у вас є.
• Дата виставлення рахунку-фактури.
• Номер рахунку-фактури.
• Ваші дані клієнта, включаючи ім’я, назву компанії та адресу.

3. Вставте відповідну примітку: У вашому рахунку-фактурі як Kleinunternehmer ви повинні зробити відповідну відмітку про те, що ви звільнені від сплати ПДВ відповідно до §19 UStG (Umsatzsteuergesetz), який є німецьким еквівалентом Закону про податок на додану вартість. Ця відмітка інформує клієнта про звільнення від сплати ПДВ і є обов’язковою.
4. Слідкуйте за своїм оборотом: Майте на увазі, що якщо ваш оборот перевищить 22 000 євро протягом фінансового року, ви більше не будете звільнені від сплати ПДВ, а отже, вам доведеться розглянути питання про реєстрацію як платника ПДВ і почати податкові розрахунки з податковими органами.
5. Точне архівування рахунків-фактур: Незважаючи на те, що ви звільнені від сплати ПДВ, вам все одно необхідно ретельно зберігати рахунки-фактури та інші бухгалтерські документи протягом періоду, передбаченого законом, який зазвичай становить 10 років.

Варто зазначити, що статус Kleinunternehmer має свої обмеження і може підходити не для всіх видів бізнесу. Тому завжди рекомендується проконсультуватися з вашим бухгалтером або податковим консультантом у Німеччині, щоб переконатися, що ви маєте право на це звільнення від сплати ПДВ, і переконатися, що у вас є правильна документація та рахунки-фактури, правильно оформлені відповідно до чинного законодавства.

Підсумок

Виставлення рахунків-фактур у Німеччині може бути відносно складним процесом, але він є невід’ємною частиною ведення бізнесу. Правильно складений рахунок-фактура – це гарантія уникнення непотрібних проблем і перевірок з боку податкових органів. Тому завжди варто проконсультуватися з податковим консультантом або бухгалтером, щоб переконатися, що рахунки-фактури виписуються відповідно до чинного законодавства і містять всю необхідну інформацію. Варто інвестувати час у вивчення та розуміння вимог до інвойсів, щоб уникнути зайвого стресу та виправлень у майбутньому.