Незареєстрована діяльність – як виписати рахунок?

У випадку незареєстрованої діяльності немає необхідності регулярно виставляти рахунки або інвойси. Тим не менш, якщо клієнт просить про це, ви повинні відповісти на його запит. Якщо ви не зареєстровані платником ПДВ, рахунки-фактури виставляються без цього податку, або ви можете виставити рахунок, в залежності від побажань клієнта. Як інвойси, так і рахунки повинні містити обов’язкові елементи, передбачені законодавством.

Незареєстровані (або незареєстровані) види діяльності, що характеризуються відсутністю реєстрації, включають в себе невеликі види діяльності, що приносять прибуток і здійснюються фізичними особами, які не зобов’язані реєструвати компанію. Здійснення цього виду діяльності не вимагає внесення запису до Центрального реєстру економічної діяльності та інформації (CEIDG).

У 2024 році ліміти доходів для незареєстрованої діяльності будуть змінюватися двічі. З січня по червень 2024 року вони становитимуть 3181,50 злотих, а з липня 2024 року – 3225 злотих.

Незареєстрована діяльність, навіть якщо вона має всі суттєві ознаки економічної діяльності, не вважається такою, якщо отриманий дохід не перевищує 75% мінімальної заробітної плати за будь-який місяць.

Економічна діяльність, згідно з визначенням, є такою:

• організована,
• що має на меті отримання прибутку,
• проводиться на постійній основі,
• здійснюється від власного імені.

Ви можете здійснювати незареєстровану діяльність, якщо

• ваш щомісячний дохід від вашої діяльності не перевищує ліміту, тобто 75% розміру мінімальної заробітної плати, що діє в даному році (цей ліміт змінюється двічі в 2024 році),
• ви не здійснювали господарську діяльність протягом останніх 60 місяців (5 років).

Незадекларована діяльність можлива, навіть якщо у вас є зареєстрована компанія, але її діяльність була призупинена протягом останніх 60 місяців – призупинення господарської діяльності прирівнюється до її відсутності.

Як визначити ліміт доходу для незареєстрованої діяльності?

До ліміту доходу для здійснення незареєстрованої діяльності включається дохід, який підлягає отриманню, навіть якщо він ще фактично не отриманий (клієнт ще не оплатив товар).

До ліміту не включається вартість повернених товарів, надані знижки та пільги (наприклад, знижки за дострокову оплату).

При визначенні перевищення ліміту для незареєстрованої діяльності ви враховуєте дохід місяця (з урахуванням виставлених рахунків або інвойсів):

• які вже отримані,
• які ви отримаєте в майбутньому у зв’язку з продажами або вже наданими послугами.

Для визначення доходу будуть використовуватися записи про продажі. Отримані суми – це суми, які ви отримуєте в момент продажу або до нього (аванси). Дебіторська заборгованість – це кошти, які ви ще не отримали на момент продажу, але вже видали клієнту документ про продаж (рахунок або інвойс), а оплата ще не відбулася.

Пам’ятайте, що розрахунок доходу для цілей оподаткування відрізняється. До доходу від необлікованої діяльності включаються лише суми, які покупець сплатив за товари або послуги, що були надані або залишені у вашому розпорядженні у вигляді коштів, грошових цінностей, а також вартість безоплатно отриманих матеріальних благ та інших видів безоплатної допомоги.

Суми, які підлягають сплаті, але ще не отримані в даному місяці, стануть оподатковуваним доходом тільки після того, як ви отримаєте оплату від клієнта.

З метою оподаткування ви не включаєте до доходу вартість повернених товарів, наданих знижок і дисконтів (тобто знижок за дострокову оплату).

Якщо ви перевищуєте ліміт місячного доходу, ваш бізнес вважається господарською діяльністю. З моменту перевищення ліміту у вас є сім днів, щоб зареєструвати свою економічну діяльність в CEIDG. Якщо ви підприємець-початківець, ви можете мати право на звільнення від сплати внесків на соціальне страхування.

Приклад:

Пані Агата вишиває скатертини, її дохід становить приблизно 1 000 злотих на місяць. Пані Агата може вести незареєстрований бізнес.

Приклад:

Пан Міхал продає невеликі гаджети через інтернет, досягаючи десятка позицій на місяць. Пан Марек може здійснювати ці продажі як незареєстровану діяльність, навіть якщо в липні 2024 року він продав гаджетів на 2200 злотих, а в серпні 2024 року – на 2600 злотих. У свою річну декларацію він може включити витрати на придбання проданих товарів на підставі документально підтверджених квитанцій.

До переваг ведення незареєстрованого бізнесу належать

1. Відсутність необхідності повідомляти про бізнес в реєстр підприємців (CEIDG), податкову інспекцію та Центральне статистичне управління (CSO), що усуває необхідність отримання ідентифікаційних номерів NIP та REGON.
2. Звільнення від сплати внесків на обов’язкове соціальне та медичне страхування у зв’язку із здійсненням підприємницької діяльності.
3. Відсутність необхідності сплачувати щомісячні (або щоквартальні) авансові податкові платежі.
4. Звільнення від сплати ПДВ за умови, що дохід від незареєстрованої діяльності не перевищує 200 000 злотих на рік, якщо не продаються товари або послуги, які потребують реєстрації для сплати ПДВ з першого продажу.
5. Спрощений облік продажів замість складного бухгалтерського обліку.

Здійснення незареєстрованої діяльності накладає на вас наступні зобов’язання:

1. Ведення спрощеного обліку продажів.
2. Облік доходів від незареєстрованої діяльності (після вирахування витрат) у вашій щорічній декларації PIT-36, відповідно до податкової шкали.
3. Дотримання прав споживачів.
4. Видача рахунків-фактур або квитанцій на вимогу покупця.
5. Дотримання прав споживачів, включаючи право відмовитися протягом 14 днів від дистанційного договору, а також виконання зобов’язань, пов’язаних зі скаргами, поверненням або ремонтом.

Важливо пам’ятати, що здійснюючи незареєстровану діяльність, ви не вважаєтесь підприємцем відповідно до Цивільного кодексу, а договори про надання послуг, які ви укладаєте, мають характер договорів комісії. За цими договорами ваш довіритель сплачує внески до Фонду соціального страхування від вашого імені.

Розрахунок з податковими органами

Якщо ви отримуєте дохід як від незареєстрованої діяльності, так і за трудовим договором, договором доручення або договором на виконання певної роботи, ви розраховуєтесь з податковими органами, подаючи щорічну декларацію PIT-36.

У цій формі є спеціальний розділ “Незареєстрована діяльність”, де ви вказуєте доходи, витрати, прибуток і податок, що підлягає сплаті за цю діяльність.

Варто зазначити, що для цілей прибуткового податку ви розраховуєте суму доходу по-іншому, щоб переконатися, що ви не перевищуєте ліміт, встановлений для незареєстрованої діяльності.

При розрахунках з податковою інспекцією доходом від незареєстрованої діяльності вважаються тільки гроші та грошові цінності, отримані або надані у ваше розпорядження за календарний рік, а також вартість отриманих благ – як в натуральній, так і в іншій безоплатній формі. Це означає, що оподатковуваним доходом від такої діяльності вважаються тільки суми, фактично сплачені клієнтом за товари або послуги.

При здійсненні незареєстрованої діяльності немає обов’язку сплачувати щомісячні авансові податкові платежі. Податкові розрахунки відбуваються тільки в річній декларації, яку необхідно подати до 30 квітня за попередній рік. Сплата податку з доходів, отриманих від незареєстрованої діяльності, також здійснюється до цього ж терміну.

Варто зазначити, що отримання доходу від незареєстрованої діяльності не позбавляє подружжя права подати спільну податкову декларацію.

Як врахувати витрати, пов’язані з незареєстрованою діяльністю

При подачі річної декларації про незареєстровану діяльність (PIT-36) можна врахувати понесені витрати, які можна відняти з оподатковуваного доходу.

Ці витрати можуть включати закупівлю сировини для виробництва продукції або придбання комерційних товарів, які згодом продаються, а також витрати, пов’язані зі споживанням енергії.

Для того, щоб отримати право на цю пільгу, необхідно надати відповідну документацію, що підтверджує понесені витрати. Рекомендується, щоб рахунки-фактури та квитанції містили ідентифікаційну інформацію, таку як ім’я та місце проживання.

Витрати, що підлягають вирахуванню, слід визнавати за касовим методом, тобто вони зараховуються, коли витрати фактично понесені, тобто коли здійснюється оплата.

Квитанції та рахунки-фактури у випадку незареєстрованої діяльності

Згідно з вимогами, ви зобов’язані виставляти рахунок на вимогу клієнта. Вартість рахунку повинна включати щонайменше наступне:

1. Порядковий номер,
2. Дату видачі,
3. Реквізити, що ідентифікують продавця та покупця,
4. Назва наданої послуги,
5. Сума до сплати.

В рамках незареєстрованої діяльності ви не зобов’язані виставляти рахунок-фактуру. Однак, якщо клієнт звертається з такою вимогою, ви зобов’язані надати йому рахунок-фактуру. Клієнт може звернутися з такою вимогою протягом трьох місяців після закінчення місяця, в якому були поставлені товари або надані послуги, або в якому ви отримали часткову або повну оплату

Рахунок-фактура повинен містити щонайменше

1. Дату виставлення,
2. Порядковий номер,
3. Найменування особи, що підлягає оподаткуванню, та реквізити покупця, включаючи їхні адреси,
4. Найменування (тип) товарів чи послуг,
5. Міра та кількість (обсяг) поставлених товарів чи обсяг наданих послуг,
6. Ціна за одиницю товару або послуги,
7. Загальна сума, що підлягає сплаті.

У випадку незареєстрованих продажів достатньо вказати своє ім’я на рахунку або інвойсі – не обов’язково вказувати номер PESEL або адресу проживання.

Що повинні містити записи про продажі?

Якщо у вас незареєстрована підприємницька діяльність, рекомендується вести спрощений облік продажів. Точні записи дозволять вам швидко перевірити, чи не перевищили ви ліміт доходу для продовження незадекларованої діяльності.

Облік можна вести як на папері, так і в електронному вигляді, наприклад, в електронній таблиці Excel.

Операції з продажу за певний день повинні бути зареєстровані в реєстрі не пізніше, ніж до здійснення продажу на наступний день. Це означає, що якщо товари були продані в певний день, цей дохід не може бути визнаний за попередній день.

Хоча нормативно-правові акти не визначають, які саме елементи повинен містити такий реєстр, він, як правило, включає в себе:

1. Серійний номер,
2. Дату здійснення операції,
3. Вартість продажу,
4. Сукупна вартість продажу.

Запис також може бути доповнений додатковою інформацією, наприклад, номером касового чека або характером транзакції. Приклад запису може виглядати наступним чином:

Lp.	Дата продажу	Сума продажу	Сума, накопичена з початку року
1	2.01.2023	300,00	300,00
2	4.01.2023	150,00	450,00

Важливо! У разі ведення недостовірного або відсутнього обліку податковий орган може самостійно визначити обсяг оподатковуваних продажів і нарахувати податок, що підлягає сплаті. Невизначення об’єкта оподаткування призводить до того, що розмір податку встановлюється на рівні 22%.

Незареєстрована діяльність і проблеми з ПДВ?

Особи, які здійснюють малу підприємницьку діяльність, в тому числі незареєстровану, часто користуються звільненням від сплати ПДВ за умови, що їхні продажі в попередньому податковому році не перевищили 200 000 злотих.

Варто зазначити, що це звільнення поширюється також на платників податків, які розпочинають свою діяльність протягом податкового року, за умови, що очікувана вартість їхніх продажів не перевищує суму 200 000 злотих, беручи до уваги пропорції, пов’язані з періодом ведення бізнесу в даному році.

Однак слід пам’ятати, що звільнення від сплати ПДВ не застосовується, якщо:

• Ви здійснюєте продаж:
  • Товарів, перелічених у Додатку 12 до Закону про ПДВ, таких як дорогоцінні метали, брухт з них або ювелірні вироби,
  • Товарів, що підлягають акцизному збору, за винятком електроенергії, тютюнових виробів та легкових автомобілів, крім нових, які включені до складу основних фондів, що підлягають амортизації відповідно до положень про податок на прибуток,
  • Окремі випадки, такі як будівлі, споруди або їх частини, будівельні майданчики, нові транспортні засоби,
  • Товари, що продаються через Інтернет, такі як косметичні та туалетні засоби, комп’ютери, електронні та оптичні вироби, електричні та неелектричні побутові прилади, машини та обладнання, не віднесені до інших класів, оптова та роздрібна торгівля деталями для автомобілів, мотоциклів.
• Ви надаєте послуги:
  • Юридичні,
  • Консультаційні (крім сільськогосподарського консультування),
  • Ювелірні,
  • Стягнення заборгованості, включаючи факторинг.
• Ви не маєте місця ведення бізнесу в Польщі.

Якщо ви здійснюєте діяльність, пов’язану з переліченими товарами або послугами, ви повинні зареєструватися як активний платник ПДВ, незалежно від вартості ваших продажів. Відповідно, ви повинні отримати ідентифікаційний номер платника ПДВ і вести реєстр продажів і покупок, приймаючи на себе всі наслідки, що випливають з цього.

Незареєстрована діяльність та обов’язок використовувати фіскальний касовий апарат

Особи, які здійснюють малу діяльність, в тому числі незареєстровану, звільняються від обов’язку реєструвати продажі на фіскальному касовому апараті, якщо оборот, реалізований для фізичних осіб, які не ведуть підприємницької діяльності, та фермерів на фіксованій ставці, не перевищив за попередній фінансовий рік 20 000 злотих.

У разі початку такої діяльності протягом податкового року вартість обороту не може перевищувати 20 000 злотих з урахуванням пропорцій щодо періоду діяльності в попередньому податковому році.

Варто, однак, зазначити, що це звільнення не поширюється на продаж товарів або послуг, які підлягають обов’язковій реєстрації на фіскальному касовому апараті. Це, зокрема, скраплений газ, запчастини до двигунів внутрішнього згоряння, кузови до транспортних засобів, радіо-, телевізійне та телекомунікаційне обладнання, парфумерія та туалетна вода, а також такі послуги, як перевезення пасажирів і багажу на таксі, ремонт автотранспортних засобів і мопедів, податкові консультації, що надаються стаціонарними закладами громадського харчування, перукарнями, салонами краси та косметологічними кабінетами.

Якщо ви здійснюєте продажі, на які поширюється обов’язок реєстрації на фіскальному касовому апараті, незалежно від обсягу обороту, необхідно мати фіскальний касовий апарат. До речі, цей обов’язок не залежить від реєстрації підприємницької діяльності в CEIDG. Тому, хоча незареєстрована діяльність не вимагає формальної реєстрації в CEIDG, мати фіскальний касовий апарат необхідно, особливо коли:

• Вартість ваших продажів перевищує 20 000 злотих, або
• Товари, які ви продаєте, або послуги, які ви надаєте, не звільняються від реєстрації на фіскальному касовому апараті.

Пам’ятайте, що ці зобов’язання не пов’язані з реєстрацією бізнесу, а з типом здійснюваних продажів. Вони включають в себе необхідність отримати номер платника ПДВ і вести точний облік продажів і покупок.

Незареєстрована діяльність – проблеми з виставленням рахунків-фактур з ПДВ

Закон про ПДВ не розділяє різні джерела доходу, як у випадку з ПДФО. Для ПДВ існує єдине джерело доходу, і воно пов’язане зі здійсненням господарської діяльності. Суб’єкт господарювання, який займається такою діяльністю, може вважатися платником ПДВ або може бути звільнений від сплати ПДВ, як суб’єктивно, так і об’єктивно.

Господарську діяльність здійснюють виробники, торговці, постачальники послуг (включаючи видобувачів природних ресурсів та фермерів) та фрілансери. Господарська діяльність включає в себе різні види діяльності, в яких товари або нематеріальні активи використовуються безперервно для отримання прибутку, згідно зі статтею 15(2) Закону про ПДВ. Виходячи з цього, можна зробити висновок, що здійснення незадекларованої діяльності вважається господарською діяльністю відповідно до положень Закону про ПДВ.

Положення Закону про ПДВ застосовуються як до осіб, які здійснюють повноцінну господарську діяльність, так і до осіб, які здійснюють незареєстровану діяльність. Особа, яка здійснює таку діяльність, може розглядатися як активний платник ПДВ або може бути звільнена від сплати ПДВ, як суб’єктивно, так і об’єктивно. Варто зазначити, що суб’єктивне звільнення не поширюється на постачання товарів або надання послуг, перелічених у статті 113(13) Закону.

Для того, щоб особа, яка веде незареєстровану господарську діяльність, могла виписувати податкові накладні, вона повинна спочатку зареєструватися платником ПДВ. Заява про реєстрацію подається до відповідного керівника податкової інспекції на бланку VAT-R до початку першої оподатковуваної діяльності.

Що стосується рахунку-фактури, виписаного платником податків з незареєстрованою діяльністю, і можливості відрахування ПДВ, то відповідно до законодавства, відрахування можливе, коли є зв’язок між покупками і оподатковуваною діяльністю. Право на відрахування виникає в періоді, в якому виникає податкове зобов’язання, а податкова накладна є документом, що дає право на відрахування.

Наприклад, незареєстрований підприємець, який займається продажем електронного обладнання, повинен зареєструватися як активний платник ПДВ до початку продажу. Тоді активний платник ПДВ має право на відрахування вхідного податку на підставі отриманої податкової накладної.

Таким чином, незареєстрована фізична особа-підприємець може виписувати податкові накладні за умови попередньої реєстрації в податковій інспекції. Реєстрація повинна бути здійснена до дати початку оподатковуваних продажів. Податкова накладна, виписана в рамках незареєстрованої діяльності, нічим не відрізняється від документа, виписаного зареєстрованим підприємцем. Такий документ, що підтверджує факт поставки товарів або послуг, дає покупцеві право на відрахування вхідного ПДВ.

Контроль за незареєстрованою діяльністю

Хоча здійснення незареєстрованої діяльності не вимагає реєстрації в CEIDG, це не звільняє вас від дотримання податкового законодавства, прав споживачів та RODO.

Незареєстрована діяльність може підлягати контролю відповідно до Закону про ПДВ та Податкового розпорядження. Навіть якщо діяльність звільнена від ПДВ, особа, яка здійснює таку діяльність, повинна вести точний облік продажів. У разі перевірки податковими органами ці записи можуть бути оцінені.

Крім того, залежно від виду діяльності, можливі перевірки з боку санітарно-епідеміологічної служби, особливо у випадку виробництва продуктів харчування.

Важливо також дотримуватися законодавства про права споживачів і РОДО, а в разі сумнівів і недостатніх доказів особа, яка здійснює незареєстровану діяльність, може бути піддана контролю з боку Президента УОКіК або РОДО в ході судового розгляду.