Дублікат інвойсу – як він виглядає і коли його можна виписати?

У світі документообігу одним з найбільш недооцінених, але важливих документів є дублікат інвойсу. На цього таємничого “двійника” оригіналу рідко звертають увагу, доки не опиняються в ситуації, коли без нього не обійтися. Що робити, якщо оригінал інвойсу загубився в плутанині документів, був знищений повінню або просто втрачений за загадкових обставин? Як правильно виписати дублікат і опублікувати його? На ці та інші питання я спробую відповісти в цій статті – ласкаво просимо!

Що таке дублікат інвойсу?

Дублікат інвойсу – це точна копія оригіналу інвойсу, який продавець виставляє покупцеві. Він створюється, якщо оригінал був загублений, знищений або недоступний з інших причин. Важливо, щоб дублікат інвойсу був позначений як “дублікат” і містив ту саму інформацію, що й оригінальний документ.

Як виписати дублікат інвойсу?

Видача дубліката інвойсу не є складною, але необхідно дотримуватися певних процедур. Дублікат повинен містити всі релевантні дані з оригіналу інвойсу, включаючи номер інвойсу, дату, назви сторін, суми тощо. Крім того, в документі має бути чітко зазначено, що він є дублікатом, щоб уникнути подвійного обліку однієї і тієї ж господарської операції.

Дублікат інвойсу – шаблон

Шаблон дубліката інвойсу ідентичний оригіналу, за одним винятком: на документі має бути чітко і розбірливо вказано слово “ДУБЛІКАТ”. Це може бути у верхній частині документа, внизу або поруч з номером інвойсу, головне, щоб його було добре видно.

Дублікати рахунків-фактур – скільки років тому їх можна виписувати?

Згідно з постановою, можливість виписки дубліката інвойсу застосовується до інвойсів, які не старші п’яти років. Це відповідає загальному терміну зберігання бухгалтерських документів. На практиці це означає, що у випадку втрати дворічної накладної, дублікат можна видати без проблем; на жаль, для шестирічної накладної це вже неможливо.

Як виписати дублікат рахунку-фактури?

Публікація дубліката інвойсу – це процес, який на перший погляд може здатися простим, але варто пам’ятати про декілька важливих принципів.

Переконайтеся, що це дійсно дублікат

Перший і найважливіший крок – переконатися, що це справжній дублікат, а не додатковий інвойс на ті самі товари чи послуги. Дублікат повинен бути позначений як “DUPLICATE” і містити ту саму інформацію, що й оригінальний інвойс, за винятком дати виписки, яка збігається з датою виписки дубліката.

Порівняння із записами в книгах

Перед проведенням бажано порівняти дублікат із записами в облікових записах. Переконайтеся, що реєстрація цього інвойсу вже відбулася і що немає подвійної реєстрації однієї і тієї ж господарської події.

Введення в систему бухгалтерського обліку

Якщо ви впевнені, що все в порядку, ви можете ввести інвойс в облікову систему. Як правило, проводка дубліката інвойсу ідентична проводці оригінального інвойсу. Ключова відмінність полягає в тому, що ви повинні вказати, що це дублікат, щоб уникнути непорозумінь у майбутньому.

Визначення даних

Якщо дублікат відноситься до інвойсу за попередній рік, він повинен бути позначений відповідним чином при проводці. Дублікат проводять у тому періоді, в якому він був виписаний, але бажано зазначити, що це транзакція з іншого періоду.

Включити в JPK

Якщо ваша організація використовує єдиний файл аудиту (JPK), пам’ятайте, що дублікат розглядається як окремий документ і повинен бути включений до звітності.

Проконсультуйтеся з експертом

Якщо процедура проводки дублікатів інвойсів здається вам занадто складною або у вас є сумніви щодо правильності її виконання, завжди варто проконсультуватися з досвідченим бухгалтером або податковим консультантом.

Пам’ятайте, що правильна реєстрація подвійного інвойсу важлива як для правильного ведення бухгалтерського обліку, так і для уникнення потенційних проблем з податковою інспекцією. Тому варто вжити всіх заходів, щоб зробити це відповідно до чинного законодавства та найкращих практик.

Дублікати інвойсів в JPK – які дані повинні бути включені?

У JPK (Єдиному контрольному файлі) дублікат інвойсу слід розглядати як окремий документ, який не пов’язаний з оригінальним інвойсом. Дані, які повинні бути включені в JPK, – це дата видачі дубліката і дата, коли послуга або товар були доставлені. Дані оригіналу інвойсу не повинні використовуватися, якщо вони не збігаються з даними дубліката.

Дублікат спрощеного рахунку-фактури

У випадку зі спрощеним рахунком-фактурою правила виписки та відправки дубліката дуже схожі на правила виписки та відправки стандартного рахунку-фактури. Єдина відмінність полягає в тому, що для спрощеного інвойсу потрібно менше реквізитів. Дублікат також повинен бути позначений як “дублікат” і зберігати форму оригінального спрощеного інвойсу.

Коли можна вставити дублікат інвойсу?

Зрештою, найважливішим питанням є те, коли можна або потрібно вставляти дублікат інвойсу. Зазвичай це відбувається, коли оригінал загублений, знищений або недоступний для однієї зі сторін, що беруть участь у транзакції, з інших причин. Однак слід зазначити, що видача дубліката інвойсу не завжди є обов’язковою і залежить від індивідуальних домовленостей між сторонами транзакції.

Також слід пам’ятати, що ми не можемо виписати дублікат рахунку-фактури без причини – всі правила можна знайти в статті 106l (1) Закону про ПДВ, де описані випадки, в яких ми маємо таке право.

Як опублікувати подвійний рахунок-фактуру з попереднього року?

Якщо дублікат стосується інвойсу з попереднього року, облік може бути трохи складнішим. У такому випадку краще проконсультуватися з бухгалтером або податковим консультантом. Однак, в принципі, дублікат слід визнавати в тому періоді, в якому він був виписаний, з приміткою про те, що це операція з попереднього року.

У цій статті ми обговорили різні аспекти дубліката рахунку-фактури – від його визначення до правил виписки та визнання до конкретних випадків. Сподіваємося, що тепер кожен, кому потрібно виписати, надіслати або іншим чином оформити дублікат накладної, точно знає, як це зробити. Ви також можете в будь-який момент скористатися додатком TAXON для виставлення рахунків – цей інструмент зробить все ще простіше!