Виправний рахунок-фактура в Польщі – коли потрібно виписувати такий документ?

Виправний рахунок-фактура – це специфічний бухгалтерський документ, який у багатьох ситуаціях є не тільки корисним, але й необхідним. Однак багато людей досі не знають, коли саме його можна виписувати, які строки для цього існують і яку інформацію він повинен містити. У цій статті я спробую всебічно розглянути питання, пов’язані з коригувальною накладною.

Розрахунок коригування – визначення

Перш ніж заглиблюватися в деталі, варто розібратися, що ж таке коригований рахунок-фактура. Коригувальний інвойс – це бухгалтерський документ, який використовується для виправлення помилок в оригінальному рахунку-фактурі. Він може бути використаний як для збільшення, так і для зменшення початкової суми інвойсу.

Коли можна виписати коригувальний інвойс?

Хочете дізнатися, коли саме ви можете виписати коригувальний інвойс? Ось декілька ситуацій:

• помилкав особистих даних або адресі – якщо ви помітили, що в оригінальному інвойсі є помилки щодо вашого імені, назви компанії, адреси або інших релевантних даних, тоді необхідно внести виправлення,
• помилка в кількості або ціні товару – якщо ви виявили, що кількість або ціна товару/продажу була вказана невірно, то можна використати інвойс коригування продажу,
• виправлення дати інвойсу – якщо з якихось причин дата в інвойсі вказана невірно, її слід виправити за допомогою коригувального інвойсу.

Які строки для коригувального інвойсу?

Строки подання коригувального інвойсу варіюються в залежності від країни та податкового законодавства. У багатьох юрисдикціях ці терміни суворо визначені, і їх недотримання може призвести до проблем з податковими органами. Загалом, бажано виписувати коригувальний інвойс якомога швидше після виявлення помилки, хоча в деяких країнах існують конкретні часові рамки для цього.

Як правильно скласти коригувальний інвойс?

Використання спеціального програмного забезпечення для виставлення рахунків-фактур значно спрощує процес створення коригувального інвойсу завдяки готовим шаблонам. Для створення такого документа зазвичай достатньо вибрати відповідну опцію, наприклад, “Створити коригувальний інвойс”, а потім заповнити всі необхідні дані. Для тих, хто не користується такими інструментами або не співпрацює з бухгалтерією, необхідно включити всі необхідні компоненти інвойсу. Тут ми рекомендуємо наш додаток Taxon – за допомогою цього сучасного інструменту ви можете легко виписати будь-який інвойс або його коригування.

Що повинен містити коригувальний інвойс?

Виписуючи інвойс коригування, важливо, щоб він містив такі елементи:

• даніпродавця і покупця – як і у випадку зі звичайним інвойсом, вони повинні бути точними і достовірними,
• номероригінального інвойсу – це важливо для довідки і для того, щоб показати, який інвойс виправляється,
• дата оригінального інвойсу та дата виправлення,
• детальний опис виправлення – тут потрібно точно описати, що саме виправляється, незалежно від того, чи це обнулення інвойсу, чи виправлення рахунку-фактури, чи, можливо, виправлення іншого характеру,
• нові значення – якщо ви коригуєте кількість або ціну, ви повинні вказати нові значення і різницю між старими і новими значеннями,
• шаблон коригувального інвойсу – хочаце і не є обов’язковим, але рекомендується використовувати стандартний шаблон, який легко впізнається і містить всю необхідну інформацію.

Для чого виписується коригувальний інвойс?

Замислюєтеся, навіщо вам взагалі потрібно возитися з коригуваннями? Ось кілька причин:

• турбота проправильну документацію – помилки в інвойсах можуть призвести до податкових або бухгалтерських проблем, тому важливо, щоб вони були виправлені,
• професіоналізм – правильні та точні інвойси свідчать про професіоналізм вашого бізнесу,
• полегшення співпраці з клієнтами – клієнти хочуть отримувати точні рахунки-фактури, які відображають фактичну вартість придбаних товарів чи послуг. Видаючи коригуючий рахунок, ви показуєте, що ви дбаєте про їхні інтереси.

Коригувальний рахунок-фактура – зміни з 2021 року

З 1 січня 2021 року були внесені зміни щодо коригування рахунків-фактур в контексті пакету “Спрощений ПДВ”. Раніше в кожному випадку коригування рахунку-фактури, незалежно від характеру коригування (збільшення чи зменшення бази оподаткування), вимагалося підтвердження від покупця. Наразі, коли йдеться про коригування, що зменшують вартість, підтвердження від покупця більше не вимагається. Достатньо, щоб продавець мав відповідні документи, які підтверджують, що умови коригування були чітко узгоджені між сторонами угоди. Оновлені правила містяться в статті 29а (13) Закону про ПДВ.

Виправний рахунок-фактура і KSeF

Хоча використання Національної системи електронних рахунків-фактур (KSeF) наразі є необов’язковим, з 2024 року це буде обов’язковим для всіх підприємців, які працюють відповідно до польського податкового законодавства. Використовуючи KSeF, будь-які виправлення в електронні рахунки-фактури можна буде вносити лише шляхом виставлення коригуючого рахунку в системі. Ключовим елементом цього документа є номер, який пов’язаний з оригінальним рахунком-фактурою в KSeF, що забезпечує автоматичну асоціацію між двома документами. Якщо оригінальний інвойс був виписаний під час збою в роботі KSeF, коригувальний інвойс можна підготувати після того, як оригінальний документ буде додано до системи.

Сподіваюся, ця стаття допомогла вам зрозуміти, що таке коригувальний інвойс, коли і для чого він виписується, а також які процедури з ним пов’язані. Пам’ятайте, що правильне ведення бухгалтерського обліку є запорукою успіху бізнесу, тому завжди намагайтеся бути в курсі будь-яких виправлень та оновлень.