Ce este o factură ajustată?

Lumea afacerilor este rareori ideală. Greșelile se întâmplă, fie că este vorba de erori umane, de defecțiuni tehnice sau de simplă neglijență. Facturile nu fac excepție. Un număr de articol greșit, o greșeală de tipar în preț sau un detaliu lipsă pot avea consecințe semnificative. Dar ce se poate face dacă eroarea este descoperită după ce factura a fost trimisă? Aici intervine “factura corectată”, un instrument pe cât de important, pe atât de dificil. În acest ghid cuprinzător, veți învăța cum să gestionați factura corectată în mod profesionist – de la identificarea erorii din factura originală până la crearea și comunicarea versiunii corectate

Eroare de factură originală: care sunt opțiunile dumneavoastră?

Înainte de a aborda factura corectată, este util să determinați natura erorilor din factura originală. Erorile pot varia de la descrierea incorectă a produsului la prețuri incorecte și până la informații incomplete. În multe cazuri, emiterea unei facturi corectate este inevitabilă pentru a rezolva problema într-o manieră corectă din punct de vedere juridic

Factura corectată: ce ar trebui să conțină aceasta?

Factura corectată trebuie să conțină aceleași informații juridice minime ca și factura originală. Acestea includ informații precum numărul facturii, data, ora livrării sau a executării, datele complete de contact ale părții care emite factura și ale destinatarului facturii, precum și numărul de identificare fiscală sau de TVA. Modificările trebuie să fie vizibile în mod clar și este indicat să se păstreze atât versiunea originală, cât și versiunea corectată a facturii

Factura corectată – când poate fi prezentată?

Când este necesar să se emită o factură de anulare?

Emiterea unei facturi de anulare sau a unei facturi rectificative devine necesară atunci când

lipsesc sau sunt incorecte informații importante care trebuie să figureze în factură în conformitate cu Legea privind taxa pe valoarea adăugată (UStG) (de exemplu, numele destinatarului facturii).
a fost aplicată o cotă de TVA incorectă (de exemplu, 7 % în loc de 19 %, cât este corect).
Există erori aritmetice sau numerice.
Informațiile privind serviciul furnizat sau domeniul de aplicare al serviciului sau produsului sunt incorecte.
există discrepanțe în factură sau în data livrării.

Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că corectarea facturii nu este obligatorie dacă există doar erori tehnice care nu afectează lizibilitatea generală a facturii. Deși astfel de erori sunt enervante, ele nu constituie un motiv suficient pentru anularea sau corectarea facturii, atâta timp cât sunt îndeplinite toate cerințele legale

Scrisoare de însoțire pentru o factură corectată: Cum comunic modificările?

Este important nu numai să creați o factură corectată, ci și să o comunicați în mod corespunzător. O scrisoare de intenție profesională pentru o factură corectată ar trebui să informeze destinatarul cu privire la modificări și la motivele acestora. Scrisoarea de intenție trebuie să fie formulată politicos și să sublinieze urgența situației fără a supăra partenerul de afaceri

Atașată este factura corectată: cum o trimit?

Factura corectată poate fi trimisă în același mod ca și factura originală. Fie prin poștă, prin e-mail sau prin intermediul unui portal dedicat facturilor, este important ca factura să ajungă la destinatar în siguranță. Scrisoarea de însoțire trebuie să menționeze în mod explicit că este vorba de o versiune corectată

În anexă veți primi factura corectată: Ce trebuie să facă destinatarul?

Atunci când destinatarul facturii primește o factură corectată, acesta trebuie să verifice cu atenție modificările și să se asigure că factura corectată îndeplinește toate cerințele. De asemenea, versiunea corectată trebuie păstrată într-un loc sigur, de preferință împreună cu factura originală și cu scrisoarea de însoțire

Pregătirea unei facturi corectate: cele mai bune practici

Atunci când redactați o factură corectată, asigurați-vă că aceasta este completă și nu conține erori. Formularea utilizată trebuie să fie exactă și ușor de înțeles. În plus, este util să includeți un fel de “listă de modificări” care să enumere toate modificările aduse facturii originale. Astfel, este mai ușor pentru ambele părți să țină evidența

Implicațiile fiscale ale unei facturi ajustate

Emiterea corectă a unei facturi are, de asemenea, implicații fiscale. Facturile incorecte pot duce la nerecunoașterea deducerii taxei pe consum. Prin urmare, corectarea din timp a facturilor incorecte este deosebit de importantă pentru a evita posibilele dezavantaje financiare

Cum se redactează o factură corectată?

Redactarea unei facturi corectate este o artă în sine, deoarece trebuie să se țină cont de diverși factori pentru a respecta atât cerințele legale, cât și cele comerciale. În urma opiniilor experților de pe site-uri web precum sevdesk.de, lexware.de, sage.com și haufe.de, următorii pași vă pot ajuta să creați o factură corectată eficientă și conformă din punct de vedere legal

Marcați corecția: Trebuie să se recunoască în mod clar că este vorba de o factură corectată. Acest lucru se poate face printr-un titlu sau o mențiune specială, direct sub numărul facturii.
Informații complete: Ca și în cazul facturii originale, trebuie incluse toate informațiile necesare: numărul facturii, data, adresele partenerilor de afaceri și o listă detaliată a serviciilor sau bunurilor.
Trimitere la factura originală: Este recomandabil să se includă o trimitere la factura originală, de exemplu prin indicarea numărului facturii vechi sau a datei facturii originale.
Lista modificărilor: Pentru a asigura trasabilitatea, toate modificările trebuie enumerate în detaliu. Fie că este vorba de preț, de cantitate sau de un alt element de pe factură, corecțiile trebuie să fie clare și concise.
Claritate și structură: Asigurați-vă că factura corectată este la fel de clară și bine structurată ca și versiunea originală. Ajustările neclare pot provoca și mai multă confuzie.
Informațiijuridice și fiscale: Verificați dacă informațiile legate de taxe, cum ar fi TVA, au fost corectate corect. De asemenea, trebuie să vă asigurați că factura corectată îndeplinește cerințele legale.
Controlul calității: Înainte de a trimite factura corectată, trebuie să o verificați cu atenție. Puteți cere unei a doua persoane să o revizuiască pentru a minimiza erorile.
Documente: Păstrați atât factura originală, cât și cea corectată. În unele cazuri, poate fi recomandabil să arhivați și tot istoricul comunicării cu clientul.

Urmând acești pași, creșteți probabilitatea ca factura corectată nu numai că va respecta cerințele legii, ci și că nu va afecta relația de afaceri

Model de factură corectată: un instrument util

În activitatea de zi cu zi, un șablon de factură corectată poate economisi mult timp, reducând în același timp la minimum posibilitatea de erori. Mulți furnizori de software de contabilitate oferă șabloane speciale pentru facturi corectate. Acestea sunt concepute pentru a îndeplini toate cerințele legale și, de obicei, pot fi adaptate cu ușurință la nevoile specifice ale afacerii. Avantajul unui astfel de șablon nu este doar uniformitatea documentelor, ci și capacitatea de a evita erorile repetitive. Acest lucru se datorează faptului că un șablon bine conceput ia deja în considerare toate câmpurile și detaliile necesare – de la numărul facturii până la informațiile legate de taxe. Bineînțeles, în ciuda utilizării unui șablon, ar trebui să se efectueze întotdeauna o verificare a calității pentru a se asigura că toate modificările și corecturile specifice sunt introduse corect

Termene limită și date de expirare importante

Termenele legale pentru corectarea facturilor nu trebuie uitate. În Germania, de exemplu, facturile trebuie să fie păstrate timp de șase ani. Pentru corectarea sumelor de TVA sau a altor elemente legate de taxe, există termene specifice care trebuie respectate

În acest fel, vă puteți asigura că procesul de afaceri pentru emiterea facturilor și corectarea acestora se desfășoară fără probleme și este în conformitate atât cu legea, cât și cu cerințele fiscale. Dacă aveți întrebări suplimentare, vă recomandăm să consultați un consilier fiscal sau un avocat.