Cât timp puteți depune facturi antedatate în Germania?

Există situații în care antreprenorii sau furnizorii de servicii au uitat să emită o factură pentru un serviciu care a fost deja prestat. În astfel de cazuri, oamenii se întreabă adesea: “Cât timp pot emite facturi retroactiv?” În Germania, acest lucru este posibil în anumite condiții și este supus anumitor condiții-cadru legale.

Noțiuni de bază privind facturarea retroactivă

În primul rând, este important să înțelegem că emiterea unei facturi retrospectiv nu este același lucru cu emiterea unei facturi la o dată ulterioară, după ce serviciul a fost prestat. Facturarea retroactivă se referă la emiterea unei facturi pentru un serviciu care a fost deja prestat în trecut, dar care nu a fost încă facturat.

În conformitate cu legislația germană, puteți emite o factură retroactivă atâta timp cât respectați informațiile obligatorii privind TVA. Acest lucru înseamnă că factura trebuie să conțină anumite informații, cum ar fi numărul de identificare fiscală, o descriere precisă a serviciului furnizat și adresele furnizorului de servicii și ale clientului.

Scenarii posibile pentru facturarea retroactivă

Există mai multe situații în care ar putea fi luată în considerare facturarea antedatată:

Serviciul nu a fost încă facturat: În cazul în care este furnizat un serviciu pentru care nu a fost încă emisă o factură, acesta poate fi facturat retroactiv. În acest caz, perioada normală de plată nu se bazează pe data la care a fost prestat serviciul, ci pe data emiterii facturii.
Renunțarea la factură și solicitarea ulterioară: Se poate întâmpla ca beneficiarul unui serviciu să renunțe inițial la o factură, dar, ulterior, biroul fiscal să solicite prezentarea unei facturi pentru o plată deja efectuată. În astfel de cazuri, factura trebuie să conțină data curentă ca dată a facturii și data inițială a serviciului ca dată a serviciului. De asemenea, este important să se menționeze pe factură faptul că cererea a fost deja achitată.

Sfaturi pentru o facturare retroactivă corectă

Pentru a vă asigura că facturarea antedatată este efectuată corect și nu cauzează probleme juridice, ar trebui luate în considerare următoarele puncte.

Precizia este esențială: asigurați-vă că toate detaliile de pe factură sunt corecte și complete. Aceasta include în special detaliile obligatorii privind TVA.
Transparență pentru client: este recomandabil să se informeze clientul cu privire la facturarea retroactivă și să se explice motivul pentru aceasta. Acest lucru poate evita neînțelegerile și poate consolida încrederea între furnizorul de servicii și client.
Obligația de păstrare a evidenței: Toate facturile, precum și facturile emise retroactiv trebuie păstrate în conformitate cu cerințele legale. Acest lucru servește nu numai în scopuri fiscale, ci și în scopuri juridice.

O factură neemisă la timp – ce măsuri trebuie luate?

În conformitate cu articolul 14 din UStG, o factură ar trebui emisă în termen de cel mult 6 luni de la prestarea serviciului sau de la efectuarea livrării sau prestării. Astfel se asigură că toate serviciile prestate sunt facturate în mod corespunzător și că TVA-ul aferent este plătit corect. Cei care nu respectă acest termen riscă să fie amendați. Este important de reținut că această regulă nu se aplică facturilor scutite.

Chiar și după expirarea termenului de 6 luni, creanțele nu sunt achitate automat. Nu există un termen de prescripție specific pentru emiterea unei facturi antedatate. Cu toate acestea, există câteva puncte importante de luat în considerare.

Trebuie să fie clar și ușor de urmărit că serviciul facturat a fost efectiv prestat.
În cazul în care termenul general de prescripție prevăzut la § 194 et seq. BGB, este posibil ca pretențiile să nu mai fie executorii.

Informații necesare în factură

Pentru a fi recunoscută ca fiind legitimă și revendicabilă, factura trebuie să conțină anumite informații prevăzute de lege în conformitate cu § 14 UStG:

Identificarea clară, prin nume și adresă, a emitentului și a destinatarului facturii
Detalii de identificare fiscală, cum ar fi numărul de identificare fiscală și numărul de identificare TVA
Numărul unic și secvențial al facturii
Data emiterii facturii
Momentul sau perioada exactă în care a fost prestat serviciul și o descriere a acestuia
Sumele indicate și ratele de impozitare aplicabile, indicate separat pentru fiecare caz în parte

Informațiile incomplete sau incorecte pot duce la refuzul plății de către plătitor. În plus, în cazul în care informațiile necesare lipsesc sau sunt incorecte, pot apărea probleme cu autoritățile fiscale.

Ce se întâmplă dacă nu sunt respectate regulile?

Datarea retroactivă a facturilor poate fi utilă, dar este important să se respecte cerințele legale. Nerespectarea acestei cerințe ar putea avea drept consecință sancțiuni, amenzi sau consecințe fiscale nefavorabile. Prin urmare, este întotdeauna recomandabil să solicitați consultanță juridică dacă aveți îndoieli înainte de a emite o factură antedatată.

În general, sistemul juridic german oferă flexibilitate pentru întreprinderile și furnizorii de servicii care uită să emită o factură la timp. Cu toate acestea, este esențial să se respecte normele și reglementările prescrise pentru a evita eventualele provocări juridice. Merită întotdeauna să vă țineți la curent cu noile evoluții și să vă asigurați că emiterea facturilor antedatate se face corect și în interesul companiei.