Zatrudnienie obywatela Ukrainy w Polsce w 2024

Obowiązki pracodawcy w związku z zatrudnieniem pracownika z Ukrainy

Wynagrodzenie

Jednym z kluczowych obowiązków pracodawcy jest zapewnienie, że wynagrodzenie pracownika z Ukrainy nie będzie niższe niż ustawowa płaca minimalna lub minimalna stawka godzinowa, w zależności od formy zatrudnienia. W Polsce przepisy dotyczące wynagrodzenia są ściśle regulowane przez prawo pracy i mają na celu ochronę pracowników przed niskimi płacami.

Płaca minimalna: od 1 stycznia 2024 roku, minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4200 zł brutto miesięcznie, co stanowi podstawę dla wszystkich umów o pracę. Pracodawca musi zapewnić, że wynagrodzenie nie jest niższe niż ta kwota, niezależnie od narodowości pracownika.
Minimalna stawka godzinowa: w przypadku umów cywilnoprawnych, takich jak umowy zlecenie czy umowy o dzieło, minimalna stawka godzinowa została ustalona na poziomie 28 zł brutto za godzinę (od 1 stycznia 2024 roku). Jeśli pracownik z Ukrainy jest zatrudniony w ramach takich umów, wynagrodzenie za przepracowane godziny nie może być niższe niż ta kwota.
Dostosowanie do przepisów prawa: wynagrodzenie musi być zgodne z obowiązującymi przepisami prawa pracy w Polsce, które przewidują również coroczne aktualizacje minimalnych stawek. Pracodawcy są zobowiązani do monitorowania zmian w przepisach oraz dostosowywania wysokości wynagrodzenia zgodnie z obowiązującymi regulacjami.

Umowa o pracę

Kolejnym istotnym obowiązkiem pracodawcy jest zawarcie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej z pracownikiem z Ukrainy. Umowa ta musi spełniać kilka kluczowych wymogów:

Forma umowy: umowa musi być sporządzona na piśmie, co jest podstawowym wymogiem prawnym w Polsce. Obejmuje to zarówno umowy o pracę, jak i umowy cywilnoprawne, takie jak umowy zlecenie czy umowy o dzieło.
Język umowy: umowa powinna być zrozumiała dla pracownika. Jeśli pracownik z Ukrainy nie posługuje się płynnie językiem polskim, umowa musi być przetłumaczona na język, którym pracownik się posługuje, najczęściej jest to język ukraiński. Zapewnia to, że pracownik ma pełne zrozumienie warunków zatrudnienia, co jest istotne dla przejrzystości relacji pracodawca-pracownik.
Warunki umowy: musi szczegółowo określać wszystkie istotne warunki zatrudnienia, takie jak zakres obowiązków, czas pracy, miejsce pracy, wysokość wynagrodzenia, okresy wypowiedzenia oraz inne istotne zapisy.

Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne

Pracodawca ma obowiązek zgłoszenia pracownika z Ukrainy do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Procedura ta musi zostać wykonana w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy przez pracownika.

Zgłoszenie do ZUS: zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych jest niezbędne, aby pracownik mógł korzystać z praw przysługujących mu w ramach systemu ubezpieczeń, takich jak świadczenia chorobowe, emerytalne czy zdrowotne.
Obowiązki pracodawcy: pracodawca jest zobowiązany do dokonania zgłoszenia przy pomocy formularzy elektronicznych dostępnych na platformie ZUS lub bezpośrednio w oddziale ZUS. Wszelkie opóźnienia w zgłoszeniu mogą prowadzić do nałożenia kar finansowych oraz komplikacji w przyszłości związanych z wypłatą świadczeń.
Sankcje za brak zgłoszenia: brak terminowego zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych może skutkować sankcjami finansowymi oraz administracyjnymi, co może negatywnie wpłynąć na działalność firmy. Pracodawcy powinni zapewnić, że wszystkie formalności są dokonywane na czas, aby uniknąć ewentualnych problemów.

Każdy z tych obowiązków ma na celu zapewnienie pracownikowi z Ukrainy odpowiednich warunków pracy i ochrony socjalnej zgodnie z polskim prawem pracy. Pracodawcy muszą dokładnie przestrzegać tych przepisów, aby zapewnić prawidłowe i zgodne z prawem zatrudnienie cudzoziemców w Polsce.

Dodatkowe zagadnienia związane z zatrudnieniem obywateli Ukrainy

Dofinansowanie dla pracodawców

Dla pracodawców zatrudniających osoby bezrobotne, w tym obywateli Ukrainy, dostępne są różne formy wsparcia finansowego, które mają na celu obniżenie kosztów związanych z tworzeniem nowych miejsc pracy. Oto szczegóły dotyczące dofinansowania:

Rodzaje dofinansowania: dofinansowanie może przyjąć różne formy, takie jak jednorazowe dotacje na stworzenie nowego stanowiska pracy, subsydia na wynagrodzenia, czy refundacje kosztów szkoleń dla nowo zatrudnionych pracowników. Wysokość wsparcia oraz jego forma zależą od lokalnych regulacji i dostępnych programów w danym Powiatowym Urzędzie Pracy.
Warunki uzyskania dofinansowania: aby ubiegać się o dofinansowanie, pracodawca musi spełnić określone kryteria, takie jak zatrudnianie osoby zarejestrowanej jako bezrobotna w urzędzie pracy oraz wykazanie, że nowo stworzone stanowisko pracy jest zgodne z przepisami prawa pracy i nie jest formą zastąpienia istniejących miejsc pracy. W niektórych przypadkach może być wymagane również spełnienie dodatkowych warunków dotyczących np. lokalizacji firmy czy rodzaju działalności.
Procedura aplikacji: aby uzyskać dofinansowanie, należy złożyć wniosek w Powiatowym Urzędzie Pracy. Wniosek powinien zawierać szczegółowe informacje dotyczące planowanego zatrudnienia, opis stanowiska, planowane wynagrodzenie oraz przewidywane koszty związane z zatrudnieniem pracownika. Urząd pracy oceni wniosek i podejmie decyzję o przyznaniu dofinansowania na podstawie dostępnych środków i spełnienia wymogów programowych.
Monitorowanie i rozliczanie dofinansowania: po przyznaniu dofinansowania, pracodawca jest zobowiązany do regularnego raportowania postępów w realizacji umowy o dofinansowanie oraz do rozliczenia otrzymanych środków. Należy pamiętać, że niewłaściwe rozliczenie lub niewywiązywanie się z umowy może skutkować koniecznością zwrotu przyznanych funduszy i ewentualnymi sankcjami.

Możliwość prowadzenia działalności gospodarczej

Obywatele Ukrainy, którzy spełniają wymogi dotyczące legalności pobytu, mają prawo prowadzić działalność gospodarczą w Polsce. Oto kluczowe aspekty związane z przedsiębiorczością dla obywateli Ukrainy:

Rejestracja działalności: aby rozpocząć działalność gospodarczą w Polsce, obywatel Ukrainy musi zarejestrować swoją firmę w odpowiednich urzędach. Wymaga to złożenia wniosku w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) oraz uzyskania numeru NIP i REGON. Rejestracja w CEIDG może być dokonana online lub osobiście w urzędzie gminy.
Uzyskanie numeru PESEL: obywatel Ukrainy planujący prowadzenie działalności gospodarczej musi uzyskać numer PESEL, który jest niezbędny do rejestracji w różnych urzędach oraz do celów podatkowych. Numer PESEL można uzyskać w urzędzie miasta lub gminy właściwym dla miejsca zamieszkania.
Przestrzeganie przepisów: prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkiem przestrzegania przepisów dotyczących podatków, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Pracodawca musi regularnie składać deklaracje podatkowe i opłacać składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Podatki i opłaty: przedsiębiorcy są zobowiązani do przestrzegania polskiego prawa podatkowego, co obejmuje odprowadzanie podatku dochodowego, VAT, a także ewentualnych opłat lokalnych. Należy również pamiętać o obowiązkach związanych z prowadzeniem księgowości i archiwizowaniem dokumentów.

Co zmienia się po 30 czerwca 2024 roku?

Po 30 czerwca 2024 roku, na mocy nowelizacji ustawy z dnia 15 maja 2024 roku, legalność pobytu obywateli Ukrainy w Polsce zostanie przedłużona do 30 września 2025 roku. Oto najważniejsze zmiany i kwestie, na które pracodawcy powinni zwrócić uwagę:

Przedłużenie okresu pobytu: nowelizacja ustawy przedłuża okres czasowej ochrony dla obywateli Ukrainy do końca września 2025 roku. Oznacza to, że osoby, które przybyły do Polski w związku z konfliktem zbrojnym na Ukrainie, mogą pozostać w kraju na dotychczasowych zasadach przez dodatkowy czas.

Aktualizacja statusu pobytowego: pracodawcy muszą regularnie monitorować i aktualizować status pobytowy swoich pracowników z Ukrainy, aby upewnić się, że spełniają oni aktualne wymagania prawne. Warto regularnie sprawdzać zmiany w przepisach i aktualności dokumentów potwierdzających legalność pobytu.

Obowiązki pracodawcy: pracodawcy powinni być świadomi, że zmiany w przepisach mogą wpłynąć na procedury związane z zatrudnieniem i legalnością pobytu cudzoziemców. Regularne sprawdzanie statusu pobytowego oraz aktualizacja danych w urzędach jest kluczowa dla zapewnienia zgodności z obowiązującym prawem.

Potencjalne zmiany w przepisach: należy śledzić dalsze zmiany legislacyjne i dostosowywać procedury zatrudnienia w zależności od nowych regulacji. Pracodawcy mogą także skorzystać z porad prawnych, aby upewnić się, że ich praktyki zatrudnienia są zgodne z aktualnymi wymaganiami.

Świadomość zmian w przepisach oraz aktywne monitorowanie aktualności statusu pobytowego pracowników z Ukrainy pomoże uniknąć problemów prawnych i zapewni zgodność z nowymi regulacjami.