Przedawnienie faktury – czy można dochodzić swoich należności?

Faktura to podstawowy dokument w obrocie gospodarczym, który określa zobowiązania jednej strony wobec drugiej. Niemniej jednak, nieopłacona faktura nie jest wiecznym roszczeniem. W polskim prawie istnieje pojęcie przedawnienia, które oznacza, że po określonym czasie wierzyciel traci możliwość skutecznego dochodzenia swoich należności. Zanim jednak przejdziemy do konkretnych terminów i przepisów, warto zrozumieć, dlaczego prawo wprowadza takie ograniczenia czasowe oraz jakie są praktyczne konsekwencje dla przedsiębiorców.

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋

Kiedy następuje przedawnienie faktury?

Z chwilą wystawienia faktury, wierzyciel ma prawo domagać się zapłaty od kontrahenta. Czas ten nie jest jednak nieograniczony. Przedawnienie oznacza, że po upływie określonego w przepisach czasu, wierzyciel traci możliwość dochodzenia swojego roszczenia na drodze sądowej. Przedawnienie nie oznacza, że dług zostaje automatycznie umorzony. Oznacza to jedynie, że dłużnik może skutecznie uchylić się od jego zapłaty, jeśli powoła się na upływ terminu przedawnienia.

Przedsiębiorca, który nie monitoruje bieżącego stanu swoich należności, może w konsekwencji stracić szansę na odzyskanie pieniędzy. Ważne jest, aby prowadzić odpowiednią dokumentację, monitorować terminy płatności i reagować na wszelkie opóźnienia w płatnościach. Istnieje bowiem określony czas, w którym przedsiębiorca ma możliwość podjęcia kroków prawnych w celu odzyskania należności. Po jego upływie, nawet najlepsze dowody i dokumenty mogą nie pomóc.

Jak długo możesz dochodzić swoich roszczeń?

W polskim systemie prawnym, faktury wystawiane na gruncie prawa cywilnego podlegają różnym okresom przedawnienia, w zależności od charakteru zobowiązania oraz rodzaju umowy. Kluczowym przepisem, który reguluje te kwestie, jest Kodeks cywilny, a konkretnie art. 118. Na jego podstawie większość roszczeń majątkowych przedawnia się po upływie 6 lat. Jednak w przypadku roszczeń wynikających z prowadzenia działalności gospodarczej, okres ten wynosi jedynie 3 lata.

Warto zwrócić uwagę, że termin przedawnienia biegnie od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne, czyli od dnia, w którym dłużnik powinien był zapłacić fakturę. Jeżeli na fakturze określono konkretny termin płatności, to właśnie od tego dnia należy liczyć początek biegu przedawnienia.

Terminy przedawnienia w zależności od typu faktury

Faktury wynikające z umów sprzedaży towarów i usług

Faktury te są najczęściej wystawiane w ramach standardowych transakcji handlowych, gdzie przedsiębiorcy wymieniają towary lub świadczą usługi. W przypadku takich faktur, ustawowy termin przedawnienia wynosi zazwyczaj 3 lata. Oznacza to, że po tym okresie przedsiębiorca nie może już skutecznie dochodzić swoich roszczeń na drodze sądowej, chyba że wcześniej podjął odpowiednie działania prawne w celu przerwania biegu przedawnienia, takie jak wniesienie pozwu do sądu. Dla przedsiębiorców jest to szczególnie istotne, gdyż roszczenia wynikające z działalności gospodarczej są traktowane w sposób priorytetowy, z uwagi na ich istotne znaczenie dla obrotu gospodarczego. Z tego powodu ustawodawca zdecydował się skrócić okres przedawnienia do 3 lat, co wymusza większą dyscyplinę w egzekwowaniu należności.

Faktury związane z umowami o dzieło

Umowy o dzieło dotyczą zlecania określonych prac, które mogą obejmować prace budowlane, remontowe, czy inne usługi specjalistyczne, gdzie wynagrodzenie uzależnione jest od wykonania konkretnej czynności lub stworzenia określonego efektu. W takich przypadkach, roszczenia z tytułu zapłaty wynagrodzenia przedawniają się również po 3 latach od momentu, w którym wykonawca mógłby żądać zapłaty. Co istotne, termin ten rozpoczyna bieg nie w momencie wystawienia faktury, lecz od dnia, kiedy dzieło zostało zakończone, bądź od dnia, w którym dzieło miało być oddane zgodnie z umową. Z tego względu, wykonawcy powinni zachować szczególną ostrożność i dbać o dokumentowanie momentu zakończenia prac, by móc precyzyjnie określić moment, od którego liczy się termin przedawnienia.

Faktury związane z leasingiem

Leasing jest specyficzną formą finansowania, która wiąże się z długotrwałym zobowiązaniem między stronami. Umowy leasingowe, mimo że również dotyczą działalności gospodarczej, są uregulowane odrębnymi przepisami, jednak także w ich przypadku obowiązuje 3-letni termin przedawnienia roszczeń. Ważne jest, by leasingobiorcy byli świadomi tego terminu, zwłaszcza w sytuacjach opóźnień płatności, ponieważ po upływie tego okresu leasingodawca może mieć trudności w skutecznym dochodzeniu zaległych należności.

Co zrobić, gdy kontrahent nie płaci, a termin przedawnienia się zbliża?

Zbliżający się termin przedawnienia to sygnał, że należy podjąć zdecydowane działania. Oczywiście najlepiej jest unikać sytuacji, w których faktura nie zostaje opłacona, ale rzeczywistość biznesowa często bywa nieprzewidywalna. Co zatem można zrobić, gdy termin przedawnienia nadchodzi, a płatność nie została uregulowana?

• Kontakt z kontrahentem – pierwszym krokiem powinna być próba kontaktu z dłużnikiem. Może się zdarzyć, że zapomnienie o fakturze było zwykłym błędem lub wynikało z chwilowych problemów finansowych kontrahenta. W takiej sytuacji warto ustalić nowy termin płatności lub negocjować inne warunki spłaty.
• Wezwanie do zapłaty – jeżeli próby polubownego załatwienia sprawy nie przynoszą efektu, warto wysłać formalne wezwanie do zapłaty. Takie wezwanie powinno jasno określać kwotę należności, termin płatności oraz konsekwencje braku jej uregulowania.
• Złożenie pozwu – w przypadku braku reakcji ze strony dłużnika, a zbliżającego się terminu przedawnienia, konieczne może być złożenie pozwu do sądu. Wszczęcie postępowania sądowego przerywa bieg przedawnienia, co daje dodatkowy czas na odzyskanie należności.
• Zlecenie sprawy firmie windykacyjnej – jeśli przedsiębiorca nie chce samodzielnie dochodzić należności na drodze sądowej, może skorzystać z usług firm windykacyjnych. Tego typu firmy specjalizują się w odzyskiwaniu długów i mogą zaoferować skuteczne narzędzia do negocjacji z dłużnikiem.

Wpływ przedawnienia na praktyki biznesowe

Każdy przedsiębiorca powinien zrozumieć, jak przedawnienie faktur wpływa na zarządzanie finansami i ryzykiem. Z punktu widzenia przedsiębiorstwa, zbyt długi brak reakcji na niezapłacone faktury może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych. Przedawnione roszczenia mogą wpłynąć na przepływy pieniężne, płynność finansową oraz zdolność do prowadzenia bieżącej działalności gospodarczej. Firmy, które nie podejmują działań w odpowiednim czasie, ryzykują nie tylko stratą środków, ale również zyskaniem reputacji podmiotu, który nie egzekwuje swoich należności.

Przedsiębiorstwa, które regularnie monitorują swoje należności, są w stanie skutecznie zapobiegać problemom związanym z przedawnieniem faktur. Istnieją różne narzędzia, które mogą pomóc w tym procesie, takie jak systemy informatyczne do zarządzania fakturami, które automatycznie przypominają o zbliżających się terminach płatności lub o konieczności podjęcia działań przed upływem terminu przedawnienia.

Jakie działania prawne mogą przerwać bieg przedawnienia?

Kiedy dłużnik nie reguluje swoich zobowiązań, czas działa na jego korzyść – z upływem określonego terminu roszczenie może ulec przedawnieniu, co oznacza, że wierzyciel traci możliwość skutecznego dochodzenia swoich należności. Na szczęście istnieje kilka działań, które mogą przerwać bieg przedawnienia, co daje wierzycielowi dodatkowy czas na odzyskanie należności.

Działania przerywające bieg przedawnienia

• Złożenie pozwu do sądu złożenie pozwu do sądu to jeden z najbardziej zdecydowanych kroków, jakie może podjąć wierzyciel. Wszczęcie postępowania sądowego automatycznie przerywa bieg przedawnienia, co oznacza, że niezależnie od tego, ile czasu minęło od powstania długu, postępowanie sądowe daje możliwość „resetu” okresu przedawnienia. Po zakończeniu postępowania sądowego, termin przedawnienia rozpoczyna się od nowa, co daje wierzycielowi nowe ramy czasowe na dochodzenie należności.

  Przykład: Firma dostarczała usługi klientowi, który nie zapłacił faktury. Zbliża się termin przedawnienia, a wierzyciel decyduje się złożyć pozew do sądu. Złożenie pozwu przerywa bieg przedawnienia, co oznacza, że nawet jeśli postępowanie sądowe potrwa kilka lat, po jego zakończeniu wierzyciel ma możliwość ponownego naliczania terminu przedawnienia od początku.

• Egzekucja komornicza po uzyskaniu wyroku sądowego, który zasądza zapłatę, wierzyciel ma prawo skierować sprawę do komornika, aby wszcząć egzekucję. Złożenie wniosku o egzekucję komorniczą także przerywa bieg przedawnienia. Co istotne, sam fakt prowadzenia egzekucji nie oznacza, że dług zostanie automatycznie spłacony, ale ponowne rozpoczęcie biegu przedawnienia daje wierzycielowi więcej czasu na działania związane z odzyskaniem długu.
• Uznanie długu przez dłużnika bardzo często dłużnicy, zamiast unikać wierzycieli, decydują się na rozmowy, uznając swoje zobowiązanie. Uznanie długu przez dłużnika może przybrać różne formy – może to być np. pisemne potwierdzenie długu, złożenie propozycji spłaty ratalnej lub wniosek o przedłużenie terminu płatności. Takie uznanie długu formalnie przerywa bieg przedawnienia, co ponownie „resetuje” termin przedawnienia i daje wierzycielowi więcej czasu na dochodzenie roszczeń. Ważne jest jednak, aby uznanie długu było wyraźne i jednoznaczne.
• Negocjacje z dłużnikiem wierzyciel i dłużnik często decydują się na negocjacje, zwłaszcza gdy obie strony chcą uniknąć kosztownych procesów sądowych. Przykładowo, dłużnik może zaproponować nowe warunki spłaty długu, a wierzyciel może przystać na takie rozwiązanie. Jeżeli negocjacje prowadzą do zawarcia nowej umowy, w której określone zostają nowe warunki i termin płatności, bieg przedawnienia może być przerwany. W ten sposób nowy termin przedawnienia zaczyna biec od momentu ustalonego jako nowy termin płatności.

  Przykład: Firma transportowa zalega z opłatą za usługi. Po rozmowach z wierzycielem obie strony dochodzą do porozumienia i ustalają nowe terminy spłaty. W takim przypadku przerwanie biegu przedawnienia następuje na skutek negocjacji i zawarcia nowej umowy, co daje wierzycielowi nowy, określony czas na dochodzenie należności w razie dalszych problemów z płatnością.

Przedawnienie należności a faktury niezapłacone

Często zadawane pytanie brzmi: co zrobić, gdy faktura już się przedawniła? Czy to oznacza, że przedsiębiorca na zawsze traci swoje pieniądze? W praktyce sytuacja jest bardziej złożona. Przedawnienie nie oznacza automatycznego umorzenia długu. Dłużnik nadal pozostaje zobowiązany do jego spłaty, jednak jeżeli w ewentualnym sporze sądowym powoła się na przedawnienie, sąd oddali roszczenie.

Jednak w pewnych sytuacjach dłużnik może zdecydować się na dobrowolną spłatę długu, nawet po jego przedawnieniu. Wówczas, wierzyciel ma prawo przyjąć zapłatę, a dług zostaje uregulowany. Przedsiębiorcy często próbują negocjować z dłużnikiem, oferując dogodne warunki spłaty, nawet po upływie terminu przedawnienia, w nadziei na odzyskanie części należności.

Praktyka pokazuje, że niektóre firmy decydują się na wykup przedawnionych należności, licząc na to, że mimo wszystko uda im się uzyskać przynajmniej część pieniędzy od dłużników. Jednak w takich sytuacjach nie ma już możliwości skorzystania z ochrony prawnej, jaką daje możliwość wniesienia sprawy do sądu.

Przedawnienie faktur to temat, który powinien znajdować się w centrum uwagi każdego przedsiębiorcy. Niezapłacone faktury mogą wpłynąć negatywnie na płynność finansową firmy, a zbliżający się termin przedawnienia oznacza, że czas na dochodzenie swoich należności jest ograniczony.

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋