Wypróbuj
menu

Program do wystawiania faktur– co powinien zawierać?

27.02.2024
Program do wystawiania faktur– co powinien zawierać?

Przedsiębiorcy, którzy dokonują transakcji w ramach swojej działalności gospodarczej, powinni należycie udokumentować każdą z nich. Kluczowym dokumentem potwierdzającym transakcję między dwoma stronami jest faktura, zgodna z obowiązującą ustawą o VAT. W dzisiejszych czasach nieocenionym narzędziem ułatwiającym pracę przedsiębiorców jest program do fakturowania. Jakie funkcje powinien on posiadać, oraz na co zwrócić uwagę, omówiono poniżej.

Program do fakturowania – kluczowe cechy

Program do fakturowania powinien w pierwszej kolejności gwarantować przedsiębiorcy wygodę i bezpieczeństwo. Ważne jest, aby program ten był zgodny z obecnie obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, niezależnie od ewentualnych zmian.

Dodatkowymi atutami, jakie powinien posiadać wysokiej jakości program do fakturowania, są:

  1. Mobilność,
  2. Intuicyjność,
  3. Łatwość obsługi,
  4. Kompleksowość,
  5. Wsparcie ekspertów.

Nie bez znaczenia jest również ochrona danych osobowych, nie tylko zgodnie z RODO. Dobra aplikacja do fakturowania powinna usprawniać pracę przedsiębiorców poprzez możliwość tworzenia katalogów towarów i usług, weryfikację kontrahentów, automatyczne pobieranie danych kontrahentów oraz księgowanie faktur w odpowiednich ewidencjach.

Program do fakturowania – funkcjonalności

Katalog towarów i usług

Tworzenie katalogów pozwala na szybkie wystawianie dokumentów sprzedaży. Dzięki wpisaniu nazwy produktu, system automatycznie uzupełnia wartości netto, stawkę VAT i kwotę brutto z danych zapisanych w katalogu. Katalog ten umożliwia również kontrolowanie stanów magazynowych, ułatwiając decyzje dotyczące zamówień.

Dane kontrahentów

Automatyczne pobieranie danych kontrahentów, oparte na numerze NIP, to funkcja, która znacząco przyspiesza proces wystawiania faktur. Wszystkie istotne dane klienta są automatycznie pobierane z bazy GUS i zapisywane w bazie kontrahentów.

Jak zweryfikować, czy kontrahent jest aktywnym podatnikiem VAT?

 

Weryfikacja kontrahentów w bazie Ministerstwa Finansów i VIES zapewnia przedsiębiorcy bezpieczeństwo w zakresie rozliczeń podatku VAT. Integracja z tymi bazami pozwala na sprawdzenie statusu podatnika VAT.

W kontekście rozliczania podatku VAT, zwłaszcza gdy nabywca ma obowiązek opłacania podatku, istotne staje się sprawdzenie statusu kontrahenta jako czynnego podatnika VAT. Kluczową rolę w tym procesie odgrywa współpraca z dobrym programem do fakturowania, który powinien być zintegrowany z bazami danych Ministerstwa Finansów.

Jednym z interesujących aspektów funkcji programu do faktur jest umożliwienie przeliczania faktur wystawionych w walutach obcych na polskie złote. Program powinien także umożliwiać wystawianie faktur cyklicznych, zwłaszcza w przypadku płatności abonamentowych, oraz ich bezproblemowe wysyłanie do klienta.

Ważnym elementem programu do fakturowania jest również elastyczność w wystawianiu różnych rodzajów faktur. Warto, aby program obsługiwał faktury korygujące, faktury dla kontrahentów zagranicznych, faktury proforma czy zaliczkowe.

Obecnie coraz więcej zaawansowanych programów do fakturowania posiada opcję wystawiania faktur również za pomocą urządzeń mobilnych. W takim przypadku, istotne jest sprawdzenie bezpieczeństwa takiej aplikacji mobilnej, aby zabezpieczyć się przed potencjalnymi zagrożeniami, takimi jak wyciek czy utrata danych. Warto upewnić się, że program oferuje odpowiednie zabezpieczenia, aby użytkownik mógł korzystać z niego bez obaw o bezpieczeństwo danych.

Automatyczne księgowanie faktur

Dobry program do fakturowania umożliwia automatyczne księgowanie faktur, co pozwala na prawidłowe ujęcie ich w ewidencjach księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Powszechnie uznaje się, że korzystanie z elektronicznych faktur jest praktyczne, umożliwia oszczędność zarówno czasu, jak i środków finansowych. Co więcej, od 2024 roku wprowadzony zostanie obowiązek stosowania e-faktur, co znacząco zmieni procedury wystawiania dokumentów potwierdzających transakcje. W związku z tym, firmy oraz biura rachunkowe muszą podjąć odpowiednie przygotowania.

 

Dlaczego warto zainwestować w program do generowania faktur?

Około 40 proc. polskich firm korzysta z nowoczesnych technologii, takich jak OCR czy digitalizacja dokumentów, w swoich procesach księgowych.

Mimo tego, że zaawansowane technologie czasem budzą obawy o utratę miejsc pracy, nowoczesny program do wystawiania faktur jest raczej wsparciem niż zagrożeniem. Takie oprogramowanie, umożliwiające generowanie faktur VAT, faktur zaliczkowych, czy eksportowych, nie ma na celu zastąpić specjalisty. Jego zadaniem jest raczej odciążenie pracowników poprzez automatyzację rutynowych czynności, co przekłada się na zwiększenie efektywności. Dzięki temu pracownicy mogą skoncentrować się na bardziej skomplikowanych zadaniach.

Nowoczesny program do fakturowania to jednak nie tylko narzędzie do wystawiania faktur online. Profesjonalna aplikacja pełni także rolę archiwum online oraz bazy danych kontrahentów, zapewniając łatwy dostęp do informacji. Automatyczne generowanie faktur sprawia, że proces ten staje się płynny i pozbawiony błędów. Ostatecznie, inwestycja w taki program przynosi zauważalne korzyści w efektywności i organizacji pracy.

  Na co zwracać uwagę przy wyborze programu do faktur?

Efektywny program do fakturowania powinien być kompleksowym narzędziem do zarządzania dokumentami, księgowością, komunikacją i procesami biurowymi. To nie tylko wsparcie w codziennych obowiązkach, ale także zestaw funkcji zapewniający bezpieczeństwo danych klientów.

Ważne jest, aby interfejs programu był intuicyjny, a proces wystawiania dokumentów przebiegał szybko i sprawnie. Kluczowym elementem jest również możliwość generowania różnych rodzajów faktur. Przedsiębiorca lub księgowy powinien mieć możliwość wystawiania faktur VAT, cyklicznych, zaliczkowych, VAT marża, z odroczonym terminem płatności oraz dla nievatowców.

Decydując się na program do faktur, warto wybrać rozwiązanie dostosowane do własnych potrzeb. Istnieją aplikacje dedykowane dla dużych firm, średnich przedsiębiorstw, jednoosobowych działalności, małych biur rachunkowych czy początkujących przedsiębiorców. Niektóre firmy poszukują jedynie możliwości wystawiania faktur VAT, podczas gdy inne potrzebują kompleksowego narzędzia do faktur, archiwizacji i prowadzenia księgowości.

Niezbędne jest także zagwarantowanie bezpieczeństwa danych, szczególnie bazy kontrahentów, przed dostępem niepowołanych osób. Dobra aplikacja do fakturowania umożliwi wybór pakietów i opcji dostosowanych do konkretnych wymagań, przy czym platforma może stanowić kompleksowe i bezpieczne rozwiązanie zarówno dla użytkownika, jak i jego kontrahentów.

 

Najważniejsze funkcje programu do wystawiania faktur

Dobry program do faktur powinien posiadać szereg kluczowych funkcji. Oto lista najważniejszych z nich:

  1. Automatyczne wysyłanie faktur:
    • System umożliwia automatyczne wysyłanie faktur, co usprawnia proces komunikacji z kontrahentami.
  2. E-archiwum z wygodną wyszukiwarką:
    • Funkcja e-archiwum z łatwą w obsłudze wyszukiwarką umożliwia szybki dostęp do dokumentów oraz bezpieczne przechowywanie danych, korzystając z certyfikatu SSL do zabezpieczenia komunikacji internetowej.
  3. Elektroniczny obieg dokumentów:
    • Gwarancja, że faktury i inne dokumenty trafią w odpowiednim czasie do właściwego adresata, dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów.
  4. Obsługa różnych typów dokumentów:
    • Program umożliwia obsługę różnorodnych dokumentów, w tym faktur VAT, dokumentów magazynowych, dokumentów sprzedażowych i innych.
  5. Odczytywanie faktur zagranicznych:
    • Funkcja odczytywania faktur zagranicznych, dostępna w językach angielskim i niemieckim.
  6. Zgodność z KSeF (Krajowym Systemem e-Faktur):
    • Program jest zgodny z KSeF, a faktury ustrukturyzowane, choć na razie fakultatywne, zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, staną się obowiązkowe w 2024 roku.
  7. Szybkie płatności:
    • Możliwość dokonywania bezpiecznych i wygodnych płatności online, a także wysyłania przypomnień o płatnościach i wezwań do zapłaty, co stanowi istotną funkcję w programie.
  8. Aplikacja mobilna:
    • Dostępna aplikacja mobilna umożliwia wystawianie faktur i przeglądanie dokumentów sprzedażowych z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu.

 

Program oferuje dodatkowe korzyści, takie jak możliwość personalizacji, generowania przelewów oraz otrzymywania mailowych powiadomień o nowych fakturach od kontrahentów.

Podsumowując, wprowadzenie nowych technologii, w tym efektywnego programu do faktur, przynosi konkretne korzyści, takie jak zwiększone zadowolenie klientów, rozwój umiejętności pracowników, wzrost efektywności oraz oszczędność czasu i środków finansowych. Wybierając nowoczesny program do fakturowania, uzyskasz prosty sposób na wystawianie faktur VAT, pewność, że trafią one do odbiorcy, a dodatkowe funkcje ułatwią proces, przyczyniając się do oszczędności czasu i obniżenia kosztów funkcjonowania firmy.

Czy warto posiadać program do wystawiania faktur?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w Polsce, przedsiębiorcy są zobowiązani do korzystania z programów do fakturowania. Zmiana wprowadzona w 2018 roku ma na celu całkowite wyeliminowanie dokumentów papierowych z obiegu, ze względu na ich nieekologiczny charakter oraz niechęć klientów do ich otrzymywania. Decyzja legislatorów jest również związana z koniecznością generowania raportu JPK.

Obowiązek korzystania z programu do wystawiania dokumentów ma na celu przeciwdziałanie nadużyciom podatkowym. Dzięki tej regulacji przedsiębiorcy są zabezpieczeni przed potencjalnymi wyłudzeniami podatku VAT, które stanowiły poważny problem w przeszłości. Od 2018 roku właściciele firm nie mają alternatywy i muszą prowadzić rejestr wszystkich transakcji za pomocą programu do generowania faktur, zakazując jednocześnie korzystania z dokumentów papierowych.

Dzięki pełnej ewidencji faktur w systemie, generowanie plików kontrolnych JPK odbywa się automatycznie. Istotne jest, że faktury elektroniczne muszą zawierać te same elementy co tradycyjne dokumenty, przy zachowaniu estetycznego wyglądu i zredukowanej liczby błędów w porównaniu do wcześniejszych wersji. Jedyną różnicą jest brak konieczności posiadania podpisu w przypadku dokumentów elektronicznych.

Programy do generowania faktur są obligatoryjne dla zarejestrowanych przedsiębiorców w Polsce, co wynika z wprowadzonych zmian prawnych w 2018 roku. Te regulacje ściśle wiążą się z koniecznością tworzenia plików kontrolnych JPK, mających na celu ochronę przed ewentualnymi oszustwami o charakterze podatkowym.

Dla przedsiębiorców, którzy nie pragną samodzielnie prowadzić księgowości i zarządzania firmą, dostępna jest opcja skorzystania z pomocy biura rachunkowego lub księgowej. W takiej sytuacji przedsiębiorca przekazuje jedynie niezbędne informacje do wystawienia faktury, takie jak dane do przelewu, nazwa kontrahenta i inne szczegóły niezbędne do przygotowania dokumentów. Pozostałe kroki są realizowane przez specjalistów z zakresu rachunkowości.

Korzystanie z programu do faktur to jednak nie tylko generowanie faktur VAT, zaliczkowych, pro-forma i innych dokumentów. Obejmuje także funkcje takie jak uzupełnianie magazynu, ściganie dłużników, wpisywanie ważnych spotkań i terminów płatności do kalendarza oraz budowanie pozytywnych relacji z klientami, zarówno w Polsce, jak i w Europie.

Ta strona korzysta z ciasteczek aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Kontynuując korzystanie ze strony, zgadzasz się na ich użycie