Oznaczenia w JPK –co trzeba wiedzieć o nowych zasadach?

Jednolity Plik Kontrolny (JPK) to narzędzie, które od kilku lat wspiera polskie organy skarbowe w monitorowaniu poprawności rozliczeń podatkowych. Nowe zasady dotyczące oznaczeń w JPK wprowadziły istotne zmiany, które mają na celu zwiększenie transparentności i usprawnienie analiz podatkowych.

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋

Jakie zmiany wprowadziły nowe przepisy o JPK?

Zmiany w zakresie oznaczeń w JPK zostały wprowadzone głównie z myślą o uszczelnieniu systemu podatkowego. Jednym z najważniejszych elementów jest wprowadzenie obowiązku stosowania specjalnych oznaczeń GTU (Grupy Towarowo-Usługowe), a także dodatkowych procedur, takich jak TP (transakcje z podmiotami powiązanymi) czy SW (sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju).

Od 1 października 2020 roku, przedsiębiorcy przesyłający pliki JPK_V7 muszą przyporządkowywać określone oznaczenia do faktur dokumentujących dostawy towarów, świadczenie usług lub korzystanie z określonych procedur. Oznaczenia te mają znaczenie dla prawidłowego wypełnienia obowiązków podatkowych. Najważniejsze zmiany wprowadzone przez nowe przepisy to:

• Konieczność oznaczania transakcji w oparciu o kody GTU.
• Wskazywanie procedur szczególnych, takich jak WSTO (wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość) czy OSS (procedura uproszczona dla e-commerce).
• Wprowadzenie oznaczeń dokumentów, np. „FP” (faktura do paragonu) czy „RO” (raport okresowy).

Nowe przepisy nakładają również większy nacisk na precyzyjne raportowanie danych, co ma znaczenie dla uniknięcia błędów i potencjalnych kar.

Oznaczenia GTU, SW i TP w JPK

Jednym z największych wyzwań dla przedsiębiorców jest prawidłowe przypisywanie oznaczeń GTU oraz procedur w JPK.

GTU – grupy towarowo-usługowe

Kody GTU to 13 kategorii, które obejmują określone grupy towarów i usług. Przykłady:

• GTU_01 – alkohol etylowy.
• GTU_06 – urządzenia elektroniczne i części.
• GTU_10 – budynki i budowle.

Każda faktura musi zostać przyporządkowana do odpowiedniego GTU, jeśli dotyczy dostawy towarów lub usług wymienionych w rozporządzeniu.

SW – sprzedaż wysyłkowa

Oznaczenie SW stosuje się w przypadku sprzedaży wysyłkowej z terytorium Polski do innego państwa członkowskiego UE. Dotyczy to głównie działalności e-commerce, co czyni ten kod istotnym dla branży internetowej.

TP – transakcje z podmiotami powiązanymi

Kod TP wskazuje na transakcje z podmiotami powiązanymi. Powiązania mogą wynikać z kapitału, rodziny czy relacji gospodarczych. To oznaczenie jest istotne w kontekście zapobiegania transferowi zysków do rajów podatkowych.

Jak uniknąć błędów w oznaczaniu dokumentów w JPK?

Prawidłowe oznaczanie dokumentów w JPK wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale także dokładności i systematyczności. Oto kilka praktycznych wskazówek, które pomogą uniknąć błędów:

• Zidentyfikuj kategorie GTU w swojej działalności
  Przeanalizuj asortyment towarów i usług, które oferujesz, i przypisz im odpowiednie oznaczenia GTU. Warto regularnie aktualizować tę analizę, szczególnie w przypadku wprowadzania nowych produktów.
• Monitoruj zmiany w przepisach
  Przepisy dotyczące oznaczeń w JPK mogą być modyfikowane. Regularne śledzenie aktualizacji w prawie podatkowym pozwala uniknąć nieprawidłowości.
• Korzystaj z odpowiednich narzędzi księgowych
  Nowoczesne programy księgowe mogą automatyzować proces przypisywania oznaczeń w JPK. Wybierając odpowiednie oprogramowanie, warto zwrócić uwagę, czy obsługuje ono najnowsze wymogi dotyczące JPK.
• Szkolenia dla zespołu księgowego
  Edukacja personelu odpowiedzialnego za wystawianie faktur i przesyłanie JPK to klucz do minimalizacji błędów.

Obowiązki podatkowe a oznaczenia JPK

Przestrzeganie nowych zasad dotyczących oznaczeń w JPK to nie tylko kwestia unikania kar, ale również spełnienia podstawowych obowiązków podatkowych. Poniżej omówiono najważniejsze kroki, które pomogą w prawidłowym raportowaniu:

Analiza dokumentacji podatkowej

Przed przesłaniem pliku JPK warto upewnić się, że wszystkie faktury zostały prawidłowo oznaczone. Szczególną uwagę należy zwrócić na transakcje objęte specjalnymi procedurami, takimi jak OSS czy WSTO.

Sprawdzenie poprawności pliku JPK

Zaleca się korzystanie z narzędzi do walidacji plików JPK, które pozwalają na wykrycie błędów przed ich przesłaniem do urzędu skarbowego.

Dokumentowanie powiązań z podmiotami

W przypadku oznaczeń TP istotne jest prowadzenie dokumentacji, która potwierdza lub wyklucza powiązania z kontrahentami.

Przykłady poprawnych oznaczeń w nowym pliku JPK

Praktyczne przykłady mogą być pomocne w zrozumieniu, jak poprawnie przypisywać oznaczenia w JPK:

Dostawa elektroniki

Firma sprzedaje komputery i akcesoria. Faktury dokumentujące te transakcje powinny być oznaczone jako GTU_06.

Sprzedaż wysyłkowa do Niemiec

Przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy dostarcza towary do klientów w Niemczech. Faktury należy oznaczyć kodem SW, ponieważ jest to sprzedaż wysyłkowa z Polski do UE.

Usługa budowlana dla spółki powiązanej

Firma świadcząca usługi budowlane dla spółki-matki powinna oznaczyć transakcję jako GTU_10 oraz TP.

Koszty wdrożenia nowych oznaczeń JPK dla mikroprzedsiębiorców

Nowe obowiązki administracyjne mogą generować wysokie koszty, szczególnie dla mikroprzedsiębiorców, którzy nie korzystają z zaawansowanych systemów księgowych. Wdrożenie oznaczeń w JPK wymaga często aktualizacji oprogramowania, szkoleń oraz konsultacji z doradcami podatkowymi. Niestety, te koszty są często pomijane w dyskusji, mimo że dla małych firm mogą one stanowić istotne obciążenie.

Rola błędów systemowych w oznaczaniu JPK

Niewielu przedsiębiorców zdaje sobie sprawę, że błędy w oznaczeniach JPK mogą wynikać nie tylko z ludzkiej pomyłki, ale również z problemów technicznych w oprogramowaniu księgowym. Przykładem są systemy, które nie obsługują specyficznych procedur, takich jak OSS, lub automatycznie przypisują niewłaściwe kody GTU. Niestety, odpowiedzialność za takie błędy wciąż spoczywa na podatniku, co może prowadzić do nieuzasadnionych kar.

Brak jasnych wytycznych dla dokumentów wewnętrznych

Wiele firm ma problem z prawidłowym oznaczaniem dokumentów wewnętrznych, takich jak korekty czy faktury pro forma. Choć takie dokumenty mogą mieć wpływ na plik JPK, brak jednoznacznych przepisów sprawia, że przedsiębiorcy działają na własną rękę, co zwiększa ryzyko niezgodności z przepisami.

Wpływ oznaczeń JPK na relacje z kontrahentami

Nowe oznaczenia w JPK, szczególnie kod TP, mogą wywoływać nieporozumienia z kontrahentami. Przykładowo, oznaczenie transakcji jako realizowanej z podmiotem powiązanym może sugerować dodatkową kontrolę fiskalną, co może wpływać na zaufanie w relacjach biznesowych. Jest to aspekt, o którym rzadko się mówi, ale ma istotne znaczenie dla przedsiębiorstw budujących swoją markę.

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋