Wypróbuj
menu

Od kiedy e-faktura będzie obowiązkowa dla podatników zwolnionych z VAT?

30.01.2024
Od kiedy e-faktura będzie obowiązkowa dla podatników zwolnionych z VAT?

Rok 2025 przyniesie istotną zmianę w polskim systemie podatkowym, wprowadzając obowiązek korzystania z e-faktur przez podatników zwolnionych z VAT. Ministerstwo Finansów, dążąc do uproszczenia i usprawnienia procesu fakturowania, zaproponowało korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Chociaż od stycznia 2022 korzystanie z KSeF było dobrowolne, od 1 stycznia 2025 roku stanie się obowiązkowe dla wszystkich nievatowców. Przyjrzyjmy się, co to oznacza dla przedsiębiorców i jak się przygotować na te zmiany.

Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur, znany jako KSeF, to platforma elektroniczna opracowana przez Ministerstwo Finansów. Jej głównym celem jest centralizacja procesu wystawiania i odbierania faktur w formacie elektronicznym. Od 2022 roku przedsiębiorcy mogą dobrowolnie przystąpić do systemu, aby przetestować i zaadaptować swoje procesy biznesowe do nowego rozwiązania.

KSeF oferuje wiele korzyści, w tym przede wszystkim automatyzację i szybsze obiegi dokumentów. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą znacząco skrócić czas potrzebny na zarządzanie fakturami, a także zmniejszyć ryzyko błędów.

Dlaczego wprowadza się e-fakturę?

Decyzja o wprowadzeniu obowiązkowej e-faktury wynika z potrzeby ujednolicenia i uproszczenia procesów księgowych oraz walki z oszustwami podatkowymi. Elektroniczny format faktur pozwala na łatwiejszą weryfikację danych i szybsze przetwarzanie przez urzędy skarbowe.

Dodatkowo, przejście na e-faktury jest odpowiedzią na rosnącą cyfryzację gospodarki i potrzebę dostosowania przepisów do nowoczesnych standardów biznesowych. To nie tylko krok w stronę większej efektywności, ale także wsparcie dla ochrony środowiska poprzez redukcję papierowego obiegu dokumentów.

Jakie są terminy wprowadzenia e-faktury?

Choć korzystanie z KSeF było dobrowolne od stycznia 2022, zmiany te stopniowo stają się obowiązkowe. Dla czynnych podatników VAT obowiązek ten wchodzi w życie od 1 lipca 2024 roku. Natomiast dla podatników zwolnionych z VAT, zarówno podmiotowo, jak i przedmiotowo, obowiązek ten zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku.

To oznacza, że przedsiębiorcy zwolnieni z VAT mają jeszcze pewien czas na przygotowanie się do zmian i wdrożenie odpowiednich rozwiązań informatycznych. Jest to również czas na zapoznanie się z funkcjonalnościami systemu KSeF i przeszkolenie pracowników.

Jak się przygotować do zmian?

Przygotowanie do wprowadzenia e-faktur wymaga od przedsiębiorców nie tylko zmiany technologicznej, ale także adaptacji procedur wewnętrznych. Ważne jest, aby zapoznać się z wymaganiami technicznymi systemu KSeF oraz zintegrować go z posiadanym oprogramowaniem księgowym.

Przedsiębiorcy powinni także skorzystać z dostępnych szkoleń i materiałów edukacyjnych, aby zapewnić sobie i swoim pracownikom płynne przejście na nowy system. Może to obejmować zarówno szkolenia online, jak i konsultacje z doradcami podatkowymi.

Faktura wystawiana przez nievatowców – co powinna zawierać?

Faktury wystawiane przez podatników zwolnionych z VAT, czyli nievatowców, powinny zawierać wszystkie niezbędne elementy identyfikujące transakcję, podobnie jak w przypadku standardowych faktur VAT. Choć nie są one obciążone podatkiem VAT, istnieją pewne specyficzne wymogi, które muszą być spełnione.

Przede wszystkim, faktura taka powinna zawierać pełne dane sprzedawcy i nabywcy, takie jak nazwa firmy, adres, a także NIP. Ważne jest, aby wskazać, że sprzedawca jest podatnikiem zwolnionym z VAT. Ponadto powinna zawierać numer faktury, datę jej wystawienia oraz datę wykonania usługi lub dostawy towarów. Wymagane jest również szczegółowe określenie towarów lub usług, które są przedmiotem transakcji, wraz z ich ilością i ceną jednostkową.

Ważne jest także, aby na fakturze wyraźnie zaznaczyć, że transakcja podlega zwolnieniu z VAT, co może być zrealizowane poprzez dodanie odpowiedniej adnotacji, takiej jak „zwolnienie podmiotowe z VAT” czy „zwolnienie przedmiotowe z VAT”. Nie jest wymagane podawanie stawki VAT ani kwoty podatku, co jest typowe dla faktur VAT.

Podsumowanie: Nowa era fakturowania

Wprowadzenie obowiązkowych e-faktur dla podatników zwolnionych z VAT to znacząca zmiana, która wpłynie na większość polskich przedsiębiorców. Choć może to wydawać się wyzwaniem, jest to także okazja do usprawnienia procesów biznesowych i przystosowania się do nowoczesnych standardów cyfrowej gospodarki. Ważne, aby już teraz zacząć przygotowania i wykorzystać dostępny czas na dostosowanie swojej działalności do nowych regulacji.