Wypróbuj
menu

Metoda memoriałowa w fakturowaniu – co to właściwie jest?

17.05.2024
Metoda memoriałowa w fakturowaniu – co to właściwie jest?

Fakturowanie jest kluczowym elementem zarządzania finansami każdej firmy. Jednym z metod księgowania jest metoda memoriałowa, która ma istotny wpływ na sposób dokumentowania i rozliczania transakcji w KPiR. W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej, na czym polega ta metoda, jak różni się od innych popularnych metod, takich jak metoda kasowa, oraz jakie są jej implikacje dla różnych aspektów działalności gospodarczej.

Na czym polega metoda memoriałowa?

Metoda memoriałowa jest techniką księgowania, w której transakcje są rejestrowane w momencie powstawania zobowiązań lub roszczeń, niezależnie od czasu, kiedy dochodzi do rzeczywistego przepływu pieniędzy. To odróżnia ją od innych metod księgowych, które skupiają się na rzeczywistych przepływach finansowych. Przepisy dotyczące metody memoriałowej są zawarte w art. 22 ust. 5-5c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, które rozróżniają koszty uzyskania przychodów na bezpośrednio i pośrednio związane z przychodami osiągniętymi w danym roku.

Koszty bezpośrednie to wydatki ściśle powiązane z przychodem wygenerowanym w określonym roku podatkowym. Przykładowo, należą do nich zakupy towarów czy materiałów, które zostały nabycie i sprzedane w ramach tego samego roku obrotowego.

Z kolei koszty pośrednie, to wydatki, które nie są bezpośrednio przypisane do określonych przychodów – jak czynsz czy opłaty za abonament telefoniczny. Zasadniczo takie koszty są księgowane na podstawie daty wystawienia faktury VAT, chyba że odnoszą się do okresu przekraczającego jeden rok podatkowy. W takim przypadku, koszty te są rozliczane proporcjonalnie do długości okresu, na który się odnoszą.

Jak stosować metodę memoriałową w praktyce?

Zastosowanie metody memoriałowej w codziennej praktyce księgowej wymaga dokładności, systematyczności oraz ścisłego przestrzegania procedur. W metodzie tej, transakcje są dokumentowane i rejestrowane na podstawie dostępnych dokumentów źródłowych, takich jak faktury, umowy, czy paragony. To pozwala na dokładne i czasowe odzwierciedlenie sytuacji finansowej firmy, bez względu na rzeczywisty przepływ gotówki.

Kluczowym elementem skutecznego stosowania tej metody jest prowadzenie precyzyjnej i aktualnej ewidencji wszystkich zobowiązań i należności. Dzięki temu, przedsiębiorstwo ma możliwość ciągłego monitorowania swojego stanu finansowego, co jest istotne zarówno dla zarządzania bieżącymi płatnościami, jak i dla długoterminowego planowania finansowego.

Dodatkowo właściwe stosowanie metody memoriałowej umożliwia firmie lepszą kontrolę nad płynnością finansową. Przedsiębiorstwo, znając swoje aktualne zobowiązania oraz oczekiwane przychody, może efektywniej zarządzać swoimi zasobami, co jest kluczowe w utrzymaniu zdrowej równowagi finansowej.

W praktyce, regularne przeglądy i aktualizacje ksiąg rachunkowych są niezbędne, aby upewnić się, że wszystkie zapisy są dokładne i odzwierciedlają rzeczywisty stan finansowy firmy. To z kolei ułatwia przeprowadzanie audytów, przygotowywanie sprawozdań finansowych oraz spełnianie wymogów podatkowych i regulacyjnych.

Memoriałowa metoda rozliczeń podatku VAT – wyjątki

Niektóre wydatki są rejestrowane w szczególny sposób, niezależnie od zastosowanej metody księgowania. Przykłady takich wydatków to m.in. wypłacane wynagrodzenia, świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego realizowane przez pracodawcę oraz opłacane składki na ubezpieczenie społeczne (ZUS).

Zasadniczo, koszty związane z wynagrodzeniami pracowników są księgowane za okres, do którego te wynagrodzenia się odnoszą, pod warunkiem że ich wypłata nastąpiła w terminie określonym w umowie o pracę, innej umowie regulującej stosunki między stronami, lub przewidzianym przez przepisy prawa pracy. Jeśli jednak dojdzie do opóźnienia w wypłacie wynagrodzeń przez pracodawcę, koszty te zostaną zarejestrowane dopiero w dniu, w którym faktycznie zostaną wypłacone.

Na czym polega metoda kasowa w KPiR?

Metoda kasowa (uproszczona) w prowadzeniu Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) polega na ujmowaniu kosztów w dacie ich poniesienia, czyli w dniu wystawienia faktury lub innego dokumentu stanowiącego podstawę do zaksięgowania wydatku. Jest to uproszczona forma ewidencjonowania kosztów, która nie wymaga dzielenia ich na bezpośrednie i pośrednie oraz przyporządkowywania do konkretnych przychodów.

Główne zasady metody kasowej w KPiR:

  • koszty ujmowane są w całości w dacie wystawienia faktury lub dokumentu obciążającego,
  • nie ma konieczności rozbijania kosztów na okresy, których dotyczą (np. polisy ubezpieczeniowej na 2 lata),
  • nie ma podziału na koszty bezpośrednie i pośrednie,
  • istnieją wyjątki, które muszą być ujmowane w dacie faktycznej zapłaty, np. wynagrodzenia pracowników, składki ZUS, zaliczki na podatek,

Metoda kasowa jest prostsza w stosowaniu niż metoda memoriałowa, jednak należy pamiętać o jej konsekwentnym stosowaniu przez cały rok podatkowy. Wyboru metody dokonuje się na początku roku i zgłasza w urzędzie skarbowym

Czym się różni metoda kasowa od memoriałowej?

Różnice między metodą kasową a memoriałową są fundamentalne i mają znaczący wpływ na sposób, w jaki przedsiębiorstwa prowadzą swoje księgi rachunkowe oraz jak prezentują swoje wyniki finansowe. Podstawowa różnica dotyczy momentu uznania przychodów i kosztów w księgach rachunkowych: metoda memoriałowa dokonuje zapisów w momencie powstania zobowiązania lub praw do przychodu, niezależnie od tego, kiedy środki pieniężne faktycznie zmieniają właściciela, natomiast metoda kasowa wiąże ujęcie przychodów i wydatków z momentem rzeczywistego przepływu gotówki.

Ten rozdział w metodach księgowania przekłada się na różne podejścia do zarządzania finansami i może być decydujący w kontekście zarządzania płynnością finansową. Metoda memoriałowa pozwala na bardziej złożone i dokładne zarządzanie finansami, gdyż umożliwia firmom prognozowanie przyszłych płatności i wpływów. W konsekwencji, przedsiębiorstwa stosujące tę metodę mogą lepiej planować swoje działania inwestycyjne i finansowanie, mając pełniejszy obraz swojej sytuacji finansowej na przyszłość.

Z kolei metoda kasowa jest często preferowana przez mniejsze firmy, które mogą nie mieć stałego i przewidywalnego strumienia przychodów, a dla których kluczowe jest bieżące śledzenie przepływów środków finansowych. Rachunkowość memoriałowa ograniczaj ilość prowadzonych ewidencji i analiz, co jest związane bezpośrednio z fizycznym przepływem gotówki. Dzięki temu, przedsiębiorcy mogą szybciej reagować na zmiany w swojej płynności finansowej.

Wpływ tych metod na wynik finansowy firmy w danym okresie również jest różny. Metoda memoriałowa może prowadzić do większych fluktuacji w wynikach finansowych, związanych z przychodami i kosztami zarejestrowanymi, ale jeszcze niezrealizowanymi finansowo. Metoda kasowa, prezentując wyniki oparte na rzeczywistych przepływach pieniężnych, zapewnia bardziej stabilny i przewidywalny obraz finansów, który jednak może nie oddawać faktycznego obciążenia finansowego lub potencjału zarobkowego firmy.

Metoda memoriałowa rozliczania kosztów – wpływ na obowiązki podatkowe

Decyzja o wyborze metody księgowania może znacząco wpłynąć na obowiązki podatkowe przedsiębiorstwa. Zasada memoriałowa, poprzez rejestrowanie transakcji w momencie ich powstania, umożliwia równomierne rozłożenie kosztów i przychodów przez cały okres rozliczeniowy. Dzięki temu, firmy mogą lepiej przewidywać swoje zobowiązania podatkowe i zarządzać płatnościami podatkowymi, co może skutkować bardziej stabilnym obciążeniem podatkowym. To równomierne rozłożenie może również pomóc w unikaniu dużych wahnięć w wysokości należnych podatków, co jest korzystne zwłaszcza dla firm z nieregularnymi przychodami.

Co oznacza metoda kasowa dla nabywcy?

Dla nabywcy, interakcje z dostawcami stosującymi metodę kasową niosą ze sobą szereg specyficznych wyzwań i wymagań dotyczących zarządzania finansami i księgowością. Gdy dostawca rejestruje transakcje według tej metody, wystawienie faktury nie jest równoznaczne z momentem jej księgowania w rachunkach nabywcy. To przesunięcie, związane z faktycznym przepływem gotówki, oznacza, że nabywca może odliczyć VAT i zaksięgować koszty dopiero po dokonaniu płatności.

Taka sytuacja ma kluczowe znaczenie dla zarządzania przepływami pieniężnymi oraz planowania podatkowego przedsiębiorstwa. Nabywca musi nie tylko śledzić terminy płatności, ale również skoordynować je z okresami rozliczeniowymi VAT oraz innymi wymaganiami podatkowymi, aby maksymalizować korzyści podatkowe i unikać problemów z płynnością. Oznacza to konieczność utrzymania dokładnej i aktualnej ewidencji wszystkich transakcji, co w przypadku dużych przedsiębiorstw, angażujących wielu dostawców, może stanowić znaczne obciążenie administracyjne.

Dodatkowo, przesunięcie czasu między wystawieniem a zapłatą faktury może wpłynąć na decyzje inwestycyjne i operacyjne firmy. W sytuacji, gdy duże projektowe wydatki są realizowane, ale nie mogą być natychmiast odliczone, może to wpłynąć na obciążenie podatkowe firmy w danym okresie. Nabywcy muszą więc z wyprzedzeniem planować swoje działania finansowe, aby zapewnić odpowiednią płynność finansową na pokrycie wszystkich zobowiązań bez narażania się na dodatkowe koszty finansowe czy podatkowe.

Dlaczego warto rozważyć metodę memoriałową?

Rachunkowość memoriałowa oferuje przedsiębiorcom kompleksowe podejście do zarządzania finansami, umożliwiając szczegółowe śledzenie wszystkich zobowiązań i należności. Księgowanie memoriałowe, choć bardziej skomplikowane, może przynieść korzyści w formie dokładniejszego planowania finansowego i możliwości lepszego przewidywania przyszłych zobowiązań podatkowych. Wybór odpowiedniej metody księgowania powinien być zatem dokładnie przemyślany, uwzględniając specyfikę działalności firmy oraz możliwości administracyjne.

Zarządzanie finansami firmy to kompleksowe zadanie, a wybór metody księgowej jest jednym z fundamentów prawidłowego funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Metoda memoriałowa stanowi wartościową opcję dla tych, którzy szukają dokładności i kompleksowego podejścia do księgowości.