Kiedy wystawić duplikat faktury?

Duplikat faktury to niezwykle istotny dokument w obrocie gospodarczym, który może przysporzyć wielu pytań i wątpliwości. Właściciele firm oraz osoby odpowiedzialne za księgowość muszą wiedzieć, jak postępować w przypadku zgubienia lub zniszczenia faktury. Jakie są zasady i terminy dotyczące wystawiania duplikatów? Jakie przepisy regulują ten proces? W tym artykule odpowiemy na te pytania.

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋

Duplikat faktury

Duplikat faktury, według definicji z ustawy o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT), jest fakturą wystawioną ponownie, która powinna zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia. W praktyce oznacza to, że duplikat jest swoistą kopią faktury pierwotnej, którą przedsiębiorca lub osoba trzecia, upoważniona do wystawiania faktur, wydaje na żądanie nabywcy w przypadku, gdy oryginalny dokument został zgubiony lub zniszczony.

Kiedy prawo pozwala na wystawienie duplikatu faktury?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, duplikat faktury można wystawić w każdym przypadku, gdy oryginał faktury uległ zniszczeniu lub zagubieniu. Wystawienie duplikatu może być również konieczne, jeśli faktura pierwotna nigdy nie dotarła do odbiorcy. Warto podkreślić, że prawo nie określa ścisłych terminów, w jakich sprzedawca musi wystawić duplikat. Niemniej jednak, powinno to nastąpić niezwłocznie po otrzymaniu wniosku od nabywcy.

Jakie są terminy na wystawienie duplikatu faktury?

Ustawa o VAT nie precyzuje konkretnych ram czasowych na wystawienie duplikatu faktury, co oznacza, że przedsiębiorca ma obowiązek wystawić ten dokument „niezwłocznie”. To elastyczne podejście ma swoje zalety, ale jednocześnie może rodzić pewne problemy interpretacyjne. Dla celów praktycznych warto przyjąć, że „niezwłocznie” oznacza jak najszybsze działanie, bez zbędnej zwłoki.

Zdarza się, że przedsiębiorcy, chcąc uniknąć ewentualnych problemów, wprowadzają wewnętrzne procedury określające maksymalny czas na wystawienie duplikatu, np. 7 dni od dnia zgłoszenia przez nabywcę. Taka praktyka jest zgodna z zasadą staranności, której powinien przestrzegać każdy podatnik.

Co zrobić, gdy przekroczysz termin na wystawienie duplikatu?

Przekroczenie terminu na wystawienie duplikatu może prowadzić do różnorodnych konsekwencji, w zależności od okoliczności. Przede wszystkim, nabywca, który nie otrzymał duplikatu w terminie, może domagać się odszkodowania za ewentualne szkody wynikające z tego opóźnienia. W skrajnych przypadkach, brak duplikatu może prowadzić do problemów z rozliczeniem podatkowym, zwłaszcza jeśli nabywca nie jest w stanie udokumentować poniesionego kosztu.

Warto podkreślić, że mimo braku sztywno określonych terminów, odpowiedzialność za terminowe wystawienie duplikatu spoczywa na sprzedawcy. W przypadku jakichkolwiek problemów z terminowym wystawieniem duplikatu, warto poinformować o tym nabywcę i ustalić nowy, realny termin dostarczenia dokumentu.

Jakie dane powinien zawierać duplikat faktury?

Duplikat faktury powinien zawierać wszystkie dane, które znajdowały się na fakturze pierwotnej. Są to m.in.:

• numer faktury,
• data wystawienia,
• dane sprzedawcy i nabywcy,
• opis towaru lub usługi,
• wartość netto i brutto,
• stawka VAT,
• wyraz „DUPLIKAT” oraz data wystawienia duplikatu.

W przypadku, gdy faktura była wystawiona w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), duplikat nie musi już zawierać wyrazu „DUPLIKAT”, co jest wynikiem zniesienia tego obowiązku z końcem 2021 roku.

Jak odpowiednio udokumentować wystawienie duplikatu faktury?

Proces wystawienia duplikatu faktury powinien być odpowiednio udokumentowany, zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy. Dla celów dowodowych warto zachować wszelką korespondencję związaną z wystawieniem duplikatu, w tym wniosek o jego wystawienie oraz potwierdzenie przekazania dokumentu nabywcy.

Sprzedawca powinien również zachować kopię duplikatu w swoich księgach rachunkowych, aby móc w razie potrzeby udokumentować całą transakcję. W przypadku księgowości prowadzonej w formie elektronicznej, duplikat może być przechowywany w formie cyfrowej, co jest zgodne z przepisami ustawy o VAT, pod warunkiem spełnienia odpowiednich wymogów dotyczących archiwizacji dokumentów.

Duplikat faktury a prawo do odliczenia VAT

Jednym z kluczowych aspektów związanych z duplikatem faktury jest prawo do odliczenia podatku VAT. Zasadniczo, odliczenie VAT z duplikatu faktury jest możliwe, ale zależy to od konkretnej sytuacji podatnika.

Przedsiębiorca odliczył VAT z faktury źródłowej

W sytuacji, gdy przedsiębiorca już odliczył VAT z pierwotnej faktury, duplikat stanowi jedynie potwierdzenie transakcji i nie powinien być ponownie wykazywany w rejestrze VAT. Dokument ten należy jednak przechowywać razem z innymi fakturami dotyczącymi danego okresu, aby móc w razie potrzeby udokumentować prawo do odliczenia VAT.

Przedsiębiorca nie odliczył VAT z faktury źródłowej

Jeśli przedsiębiorca nie otrzymał faktury pierwotnej i nie odliczył VAT, duplikat będzie podstawą do odliczenia podatku w okresie jego otrzymania lub w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (dla rozliczeń miesięcznych) lub dwóch kolejnych okresów (dla rozliczeń kwartalnych).

W przypadku, gdy przedsiębiorca posiadał fakturę pierwotną, ale jej nie otrzymał, otrzymanie duplikatu nie powoduje ponownego prawa do odliczenia VAT. Odliczenia można dokonać tylko raz, na podstawie oryginalnego dokumentu.

Duplikat a koszty uzyskania przychodów

W kwestii podatku dochodowego, duplikat faktury może wpływać na koszty uzyskania przychodów, szczególnie gdy pierwotny dokument nie został otrzymany lub zaksięgowany. Momentem poniesienia kosztu jest data wystawienia duplikatu faktury, pod warunkiem, że faktura pierwotna nie została wcześniej uwzględniona w księgach rachunkowych.

Jeśli duplikat dotyczy zakupu materiałów podstawowych, pomocniczych czy towarów handlowych, należy postępować zgodnie z § 15 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR, gdzie wskazano, że towary te podlegają zaksięgowaniu w momencie przyjęcia ich na magazyn, co może być również związane z otrzymaniem duplikatu faktury.

Duplikat faktury to ważny dokument, który pełni kluczową rolę w przypadku zagubienia lub zniszczenia faktury pierwotnej. Przedsiębiorcy powinni zadbać o odpowiednie procedury związane z wystawianiem i dokumentowaniem duplikatów, aby uniknąć ewentualnych problemów z urzędami skarbowymi lub kontrahentami. Przestrzeganie zasad i terminów związanych z wystawianiem duplikatów może nie tylko zabezpieczyć firmę przed konsekwencjami prawnymi, ale także wzmocnić relacje z partnerami biznesowymi.

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋