Jak zaksięgować zakup na raty?

Jak zaksięgować zakup na raty?

Zakupy na raty stają się coraz bardziej popularne wśród przedsiębiorców. Ta forma finansowania pozwala na rozłożenie płatności w czasie, co może znacząco pomóc w zarządzaniu płynnością finansową firmy. Szczególnie atrakcyjne są oferty z ratami 0%, które eliminują dodatkowe koszty związane z oprocentowaniem. Niemniej jednak, prawidłowe księgowanie takich zakupów wymaga zrozumienia specyficznych zasad rachunkowości i przepisów podatkowych. W tym artykule omówimy szczegółowo, jak zaksięgować zakup na raty, z uwzględnieniem różnych aspektów prawnych i praktycznych.

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋

Faktura zakupu na raty

Kiedy przedsiębiorca decyduje się na zakup na raty, otrzymuje fakturę dokumentującą całą transakcję. Faktura zawiera łączną kwotę zakupu oraz kwotę wpłaconą na dzień wystawienia faktury. Harmonogram kolejnych rat jest zazwyczaj załącznikiem do faktury lub jest zawarty w umowie sprzedaży.

Przykład: Przedsiębiorca kupuje komputer na raty. Faktura wystawiona 15 marca 2020 roku opiewa na 2400 zł, z czego zapłacono 200 zł jako pierwszą ratę. Kolejne płatności rozłożono na 12 miesięcznych rat po 200 zł.

Księgowanie faktury

Księgowanie całkowitej wartości zakupu: Pierwszym krokiem jest zaksięgowanie całkowitej wartości faktury w księgach rachunkowych zgodnie z datą jej wystawienia. Przykładowo, wartość 2400 zł zostaje wpisana do Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) jako zobowiązanie finansowe firmy.

Księgowanie płatności rat: Każda kolejna rata powinna być księgowana zgodnie z harmonogramem spłat. Płatności te księgujemy jako spłatę zobowiązań, a nie jako nowe koszty. Na przykład, rata zapłacona 15 kwietnia 2020 roku w wysokości 200 zł zostaje zaksięgowana jako spłata zobowiązań wobec dostawców.

Odsetki od zakupów na raty: Jeśli zakup na raty wiąże się z odsetkami, koszty te mogą być uwzględniane w kosztach uzyskania przychodu dopiero po ich faktycznej zapłacie. Załóżmy, że 15 maja 2020 roku zapłacono 50 zł odsetek. Tę kwotę wpisujemy do KPiR jako pozostałe wydatki, na podstawie dowodu zapłaty.

Zakup na raty jako środek trwały

Jeżeli zakup na raty dotyczy środka trwałego, przedsiębiorca musi uwzględnić wartość zakupu w rejestrze środków trwałych i dokonywać odpisów amortyzacyjnych. Na przykład, zakup maszyny produkcyjnej o wartości 50 000 zł z harmonogramem spłat w 10 ratach po 5000 zł każda, powinien być zaksięgowany jako środek trwały. Odpisy amortyzacyjne, zakładając okres amortyzacji 5 lat, wyniosą 10 000 zł rocznie.

Ujęcie zakupu na raty w Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR)

Nabywca, który zakupił towar lub usługę na raty, musi wprowadzić do KPiR całą wartość faktury, niezależnie od faktycznie dokonanej płatności. Przykładowo, przedsiębiorca kupuje telefon na raty: cała wartość faktury wynosi 2400 zł, z czego pierwsza rata to 200 zł. Całość należy zaksięgować w KPiR jako pozostałe wydatki.

Koszty uzyskania przychodów

Zgodnie z art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodów to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W przypadku zakupu na raty, koszty te księgujemy zgodnie z datą wystawienia faktury.

Przykłady różnych rodzajów zakupów na raty

Sprzęt biurowy: Firma nabywa sprzęt biurowy za 10 000 zł, z pierwszą ratą 1000 zł i harmonogramem spłat na 10 rat po 1000 zł. Cała wartość zakupu jest księgowana na datę faktury, a kolejne raty księguje się jako spłaty zobowiązań.

Samochód służbowy: Przedsiębiorstwo kupuje samochód służbowy za 100 000 zł, wpłacając pierwszą ratę 10 000 zł. Reszta zostaje rozłożona na 10 rat po 10 000 zł. Całkowita wartość samochodu jest uwzględniana w środkach trwałych, a następnie dokonuje się odpisów amortyzacyjnych.

Usługi marketingowe: Firma zleca usługi marketingowe za 20 000 zł, płacąc pierwszą ratę 2000 zł, a resztę w 10 ratach po 2000 zł. Cała kwota jest księgowana na datę faktury, a kolejne płatności traktowane są jako spłaty zobowiązań.

Zakupy na raty stanowią wygodną formę finansowania dla przedsiębiorców, jednak ich prawidłowe księgowanie wymaga dokładności i znajomości przepisów podatkowych. Kluczowe jest uwzględnienie całkowitej wartości zakupu na datę wystawienia faktury oraz prawidłowe księgowanie kolejnych rat jako spłat zobowiązań. W przypadku zakupów środków trwałych, należy również uwzględnić odpisy amortyzacyjne. Warto korzystać z pomocy księgowego lub doradcy podatkowego, aby zapewnić zgodność z przepisami i uniknąć ewentualnych problemów z organami podatkowymi.

Zakupy na raty to popularna forma finansowania, która może znacząco ułatwić zarządzanie finansami firmy. Jednak prawidłowe księgowanie takich transakcji wymaga dokładnego zrozumienia przepisów i zasad rachunkowości. Mamy nadzieję, że powyższy przewodnik pomoże przedsiębiorcom w prawidłowym zaksięgowaniu zakupów na raty i zarządzaniu finansami firmy w sposób efektywny i zgodny z prawem.

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋