Jak rozliczyć faktury wystawione pod koniec roku 2024?

Rozliczanie faktur na przełomie roku budzi wiele pytań i niepewności. Z jednej strony przedsiębiorcy chcą zachować porządek w księgowości i stosować się do obowiązujących przepisów, a z drugiej strony muszą pamiętać o różnych zasadach podatkowych, które wpływają na sposób rozliczenia. Omówimy najważniejsze zasady dotyczące faktur wystawianych na przełomie roku, uwzględniając kwestie związane z fakturami korygującymi, zaliczkowymi oraz podatkiem dochodowym i VAT.

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋

Faktura jest wystawiona na przełomie roku, ale zapłata przypada na nowy rok?

Przede wszystkim, należy rozróżnić faktury sprzedażowe od kosztowych, ponieważ w zależności od ich rodzaju, moment ujęcia przychodu lub kosztu może się różnić.

W przypadku faktury sprzedażowej, ważny jest moment dostawy towaru lub wykonania usługi – to od niego zależy, w którym roku należy uwzględnić przychód. Jeśli towar został dostarczony lub usługa wykonana w grudniu, przychód będzie wykazywany w tym samym roku, nawet jeśli płatność przypada na styczeń. Analogicznie, w przypadku faktury kosztowej – jeżeli wydatek związany jest z działalnością prowadzoną w grudniu, można ująć go jako koszt w roku bieżącym.

Jakie przepisy dotyczą rozliczania faktur na przełomie roku?

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) i osób fizycznych (PIT), przychód powstaje w momencie wydania towaru lub wykonania usługi, niezależnie od terminu wystawienia faktury czy płatności.

Oznacza to, że:

• Faktury sprzedażowe wystawione na przełomie roku będą przypisane do okresu, w którym nastąpiło dostarczenie towaru lub wykonanie usługi.
• Faktury kosztowe mogą być rozliczane w roku bieżącym lub przyszłym, w zależności od terminu ich otrzymania i płatności.

Faktura na przełomie roku a podatek dochodowy i VAT

W przypadku podatku VAT moment rozliczenia zależy od daty wykonania usługi lub dostawy towaru, ale również od momentu wystawienia faktury.

Dla podatku dochodowego z kolei obowiązuje zasada memoriałowa, co oznacza, że przychody i koszty należy przypisywać do okresów, w których miały miejsce. Faktury zaliczkowe i korygujące wystawione na przełomie roku rządzą się dodatkowymi zasadami.

Faktury zaliczkowe na przełomie roku

Faktura zaliczkowa na przełomie roku jest wystawiana najczęściej w związku z przyjęciem zaliczki na poczet przyszłych dostaw. Zaliczka, która wpływa w grudniu, powinna zostać ujęta w tym samym miesiącu, niezależnie od tego, że dostawa towaru czy wykonanie usługi nastąpi w roku kolejnym.

Jak prawidłowo księgować faktury wystawione w grudniu z płatnością w styczniu?

Faktury wystawione pod koniec roku, z płatnością w styczniu, muszą być odpowiednio ujęte w księgach rachunkowych. Faktury sprzedażowe najczęściej księguje się w momencie wykonania usługi lub dostawy towaru, zgodnie z zasadą memoriału. W związku z tym przychód lub koszt jest przypisany do roku, w którym zdarzenie gospodarcze miało miejsce.

Natomiast w przypadku faktur kosztowych, jeśli przedsiębiorstwo stosuje uproszczenia, możliwe jest zaliczenie kosztów do okresu, w którym wpłynęła faktura. Warto jednak pamiętać, że taka sytuacja może wymagać korekty w przypadku znacznych różnic czasowych między otrzymaniem faktury a jej zaksięgowaniem.

Korekta faktur na przełomie roku

Faktury korygujące na przełomie roku mogą odnosić się do zdarzeń gospodarczych, które miały miejsce w poprzednim okresie sprawozdawczym, ale faktura korekcyjna została wystawiona później. W takiej sytuacji, jeśli korekta dotyczy przychodów lub kosztów związanych z poprzednim rokiem, należy ją ująć w księgach roku poprzedniego. To ważne, aby uniknąć błędów przy rozliczaniu dochodu oraz VAT.

Jak księgować faktury korygujące sprzedaż na przełomie roku?

Faktury korygujące sprzedaż na przełomie roku są stosunkowo częstą sytuacją, która pojawia się, gdy dochodzi do korekty wartości sprzedaży, np. z powodu zwrotu towaru, obniżki ceny lub udzielenia rabatu.

Zgodnie z przepisami, jeśli korekta odnosi się do przyczyn istniejących już w momencie wystawienia pierwotnej faktury (np. błąd w ilości, cenie), to należy ją ująć w okresie, którego pierwotnie dotyczyła. Faktura korygująca powinna wpłynąć na wynik roku, w którym wystawiono fakturę pierwotną.

Korekty faktur na przełomie roku mogą prowadzić do błędów w księgowości, jeśli nie zostaną prawidłowo uwzględnione. Główne zasady, które należy wziąć pod uwagę to:

• Moment korekty: jeśli korekta dotyczy faktury z poprzedniego roku, powinna być uwzględniona w księgach za ten rok.
• Rodzaj korekty: korekty mogą być pozytywne (np. zwiększenie przychodu) lub negatywne (obniżenie przychodu). W obu przypadkach sposób ujęcia jest podobny, choć skutki księgowe mogą się różnić.
• Podatek VAT: w przypadku korekty VAT, należy zwrócić uwagę na moment odliczenia podatku. Jeśli korekta zmniejsza podatek należny, konieczne jest złożenie odpowiedniej deklaracji VAT.

Najczęściej popełniane błędy przy rozliczaniu faktur na przełomie roku

Rozliczanie faktur na przełomie roku wymaga dużej precyzji i znajomości przepisów podatkowych oraz zasad rachunkowości. Poniżej przedstawiamy najczęstsze błędy, jakie mogą się pojawić, wraz z poradami, jak ich uniknąć.

Niewłaściwe rozliczanie faktur zaliczkowych

Często przedsiębiorcy mają problem z właściwym księgowaniem faktur zaliczkowych wystawionych pod koniec roku. W praktyce zdarza się, że zaliczki wystawione w grudniu są rozliczane dopiero w styczniu, co powoduje przesunięcie kosztów na nowy rok.

Jak tego uniknąć?

• Zaliczki należy księgować zgodnie z datą ich wpłynięcia, niezależnie od terminu realizacji dostawy czy wykonania usługi. Nawet jeśli realizacja usługi lub dostawy ma miejsce w kolejnym roku, faktura zaliczkowa wystawiona w grudniu powinna być ujęta w księgach za stary rok.

Nieprawidłowe ujęcie faktur korygujących sprzedaż lub zakup

Faktury korygujące to kolejny obszar, w którym przedsiębiorcy popełniają błędy na przełomie roku. Najczęściej problem pojawia się, gdy korekta jest przypisywana do niewłaściwego roku podatkowego lub nie uwzględnia przyczyn, dla których została wystawiona.

Jak tego uniknąć?

• Jeżeli korekta dotyczy zdarzenia gospodarczego z poprzedniego roku (np. rabat przyznany na towary sprzedane w grudniu), należy przypisać ją do roku poprzedniego.
• W przypadku, gdy korekta wynika z przyczyn powstałych później (np. udzielenie rabatu w styczniu za zakupy z grudnia), można ją ująć w bieżącym roku.
• Dokumentuj powód korekty i zachowaj dokumentację potwierdzającą zasadność takiego księgowania.

Pomijanie różnic kursowych przy fakturach zagranicznych

Przy rozliczaniu faktur wystawionych w walutach obcych na przełomie roku pojawiają się różnice kursowe, które również wymagają uwzględnienia w księgach rachunkowych. Często przedsiębiorcy nie księgują tych różnic lub robią to błędnie, co może wpłynąć na nieprawidłowe rozliczenia podatkowe.

Jak tego uniknąć?

• Stosuj aktualny kurs NBP z dnia poprzedzającego wystawienie faktury lub realizację płatności, zgodnie z przepisami.
• Dla faktur, których zapłata następuje po zakończeniu roku, przelicz wartość faktury według kursu obowiązującego na dzień bilansowy, aby uwzględnić różnice kursowe.

Zaniedbanie w rozliczaniu podatku VAT na przełomie roku

Częstym błędem jest nieuwzględnienie momentu powstania obowiązku podatkowego VAT dla faktur wystawionych na przełomie roku. W efekcie, podatek VAT jest odprowadzany w niewłaściwym okresie, co może skutkować koniecznością złożenia korekty deklaracji.

Jak tego uniknąć?

• Pamiętaj, że obowiązek podatkowy w VAT powstaje w momencie wykonania usługi lub dostarczenia towaru, a nie w momencie wystawienia faktury. Dlatego dla usług i towarów sprzedanych w grudniu podatek VAT powinien być rozliczony w deklaracji za grudzień, nawet jeśli płatność nastąpiła dopiero w styczniu.
• Regularnie kontroluj terminy rozliczeń VAT dla faktur sprzedażowych i zakupowych.

Brak odpowiedniej dokumentacji dla rozliczeń międzyokresowych

Czasami zdarza się, że koszty dotyczące ostatniego kwartału roku są rozliczane bez należytego przygotowania dokumentacji dla rozliczeń międzyokresowych. Taki brak dokumentacji może prowadzić do nieuznania kosztu lub konieczności późniejszej korekty.

Jak tego uniknąć?

• Przypisuj koszty do odpowiedniego okresu, szczególnie jeśli dotyczą przyszłych zobowiązań. Dobrze prowadzona dokumentacja pozwala uniknąć problemów z fiskusem w przypadku kontroli.
• Upewnij się, że wszystkie koszty przypisane do danego roku mają odzwierciedlenie w stosownej dokumentacji – notach księgowych, fakturach czy protokołach księgowych.

Księgowanie faktur kosztowych na przełomie roku – najważniejsze informacje

Rozliczanie faktur wystawionych pod koniec roku wymaga znajomości przepisów podatkowych oraz zasad rachunkowości. Aby uniknąć błędów, należy pamiętać o następujących zasadach:

• Przychody i koszty powinny być przypisane do okresu, w którym faktycznie miały miejsce, co umożliwia dokładne rozliczenie podatkowe.
• Faktury korygujące powinny być odpowiednio uwzględniane w księgach, jeśli dotyczą zdarzeń gospodarczych z poprzedniego roku.
• Faktury zaliczkowe na przełomie roku powinny być ujęte w księgach w momencie wpłynięcia zaliczki.
• Podatek VAT należy rozliczać zgodnie z datą wykonania usługi lub dostawy towaru.

Prawidłowe księgowanie faktur na przełomie roku to ważny element prowadzenia działalności i wymaga przestrzegania zasad oraz przepisów, które zapewnią zgodność z obowiązującym prawem podatkowym.

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋