Wypróbuj
Jak prawidłowo zaksięgować fakturę wewnętrzną z nieodpłatnym przekazaniem?
Przedsiębiorcy w swojej działalności niejednokrotnie napotykają sytuacje, w których dochodzi do nieodpłatnego przekazania towarów, usług lub aktywów na rzecz różnych podmiotów, w tym pracowników, członków rodziny, czy nawet na cele charytatywne. W takich przypadkach kluczowe jest prawidłowe zaksięgowanie tego typu operacji, aby uniknąć problemów z fiskusem. Faktury wewnętrzne, w kontekście nieodpłatnego przekazania, odgrywają tutaj istotną rolę.
Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋
Co to jest nieodpłatne przekazanie?
Nieodpłatne przekazanie to proces, w którym przedsiębiorca przekazuje towary, usługi lub inne aktywa bez żadnej formy rekompensaty lub zapłaty. Przykłady takiego działania mogą obejmować przekazanie towarów na cele charytatywne, przekazanie firmowych produktów pracownikom jako bonus lub nagrodę, a także darowizny na rzecz organizacji pozarządowych.
Rodzaje nieodpłatnych przekazań
Przekazanie towarów na cele charytatywne: jest to często spotykana forma nieodpłatnego przekazania, zwłaszcza w okresie świątecznym lub w ramach działań CSR (Corporate Social Responsibility). Przedsiębiorca może przekazać swoje produkty organizacjom non-profit lub osobom potrzebującym.
Przekazanie usług: przedsiębiorstwa usługowe mogą oferować swoje usługi nieodpłatnie w ramach akcji promocyjnych, na rzecz pracowników, lub dla celów społecznych.
Przekazanie towarów na rzecz pracowników: przykładem może być sytuacja, w której firma przekazuje swoim pracownikom produkty jako formę gratyfikacji lub bonusu.
Darowizny: dotyczy to zarówno towarów, jak i usług przekazanych osobom trzecim, na przykład organizacjom charytatywnym, bez oczekiwania na jakąkolwiek formę zapłaty.
Kiedy wystawić fakturę wewnętrzną przy nieodpłatnym przekazaniu?
Zgodnie z polskim prawem podatkowym, każda operacja gospodarcza, która podlega opodatkowaniu VAT, powinna być odpowiednio udokumentowana. Faktura wewnętrzna jest jednym z takich dokumentów, który powinien być wystawiony w przypadku nieodpłatnego przekazania towarów lub usług.
Przekazanie towarów na cele osobiste: Jeżeli przedsiębiorca przekazuje towary, które były objęte prawem do odliczenia VAT, na cele osobiste, obowiązek wystawienia faktury wewnętrznej jest obligatoryjny. Przykładem może być przekazanie firmowych produktów na rzecz członków rodziny przedsiębiorcy.
Przekazanie towarów pracownikom: W przypadku, gdy pracownicy otrzymują towary jako formę nagrody lub premii, również powstaje obowiązek wystawienia faktury wewnętrznej.
Darowizny: Gdy towary lub usługi są przekazywane jako darowizna na rzecz osób trzecich, a przedsiębiorcy przysługiwało prawo do odliczenia VAT od tych towarów lub usług, również należy wystawić fakturę wewnętrzną.
Wyjątki od obowiązku wystawienia faktury wewnętrznej
W niektórych sytuacjach przedsiębiorca nie musi wystawiać faktury wewnętrznej. Dotyczy to przede wszystkim sytuacji, gdy towary przekazywane są na cele prowadzenia działalności gospodarczej, np. materiały biurowe, które zostały zakupione i są wykorzystywane wewnętrznie przez firmę. W takim przypadku nie dochodzi do zmiany własności towarów, a jedynie do ich przesunięcia w ramach firmy.
Jakie są zasady księgowania faktur wewnętrznych z nieodpłatnym przekazaniem?
Księgowanie faktur wewnętrznych, zwłaszcza tych związanych z nieodpłatnym przekazaniem, wymaga szczególnej uwagi. Niewłaściwe ujęcie tych operacji może prowadzić do nieścisłości w księgach rachunkowych oraz problemów podczas kontroli podatkowej.
Podstawowe zasady księgowania
Dokumentacja: każda operacja, która skutkuje wystawieniem faktury wewnętrznej, powinna być odpowiednio udokumentowana. Należy sporządzić protokół przekazania, który będzie stanowił podstawę do zaksięgowania operacji. Protokół ten powinien zawierać informacje dotyczące przekazywanego towaru, jego wartości oraz cel, na jaki został przekazany.
Ujęcie w księgach rachunkowych: faktura wewnętrzna powinna być zaksięgowana zarówno po stronie kosztów, jak i przychodów. Wartość przekazanych towarów lub usług ujmuje się w pozostałych kosztach operacyjnych, a podatek VAT wynikający z faktury wewnętrznej – w odpowiednich pozycjach księgowych.
Podatek VAT: w przypadku nieodpłatnego przekazania towarów lub usług, które były objęte prawem do odliczenia VAT, przedsiębiorca jest zobowiązany do naliczenia VAT należnego i wykazania go na fakturze wewnętrznej. VAT ten należy następnie uwzględnić w deklaracji VAT-7 za dany okres rozliczeniowy.
Korekta kosztów uzyskania przychodów: jeżeli towary, które zostały nieodpłatnie przekazane, były wcześniej zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, przedsiębiorca powinien dokonać korekty tych kosztów. Wartość przekazanych towarów należy wyksięgować z kosztów uzyskania przychodów, a następnie ująć je jako koszty pozostałe.
Jak ująć nieodpłatne przekazanie w księgach rachunkowych?
Ujęcie nieodpłatnego przekazania w księgach rachunkowych wymaga znajomości zasad rachunkowości oraz przepisów podatkowych. Poniżej przedstawiamy kroki, jakie należy podjąć, aby prawidłowo zaksięgować takie operacje.
Sporządzenie protokołu przekazania
Pierwszym krokiem jest sporządzenie protokołu przekazania. Dokument ten powinien zawierać:
- Datę sporządzenia.
- Opis przekazywanych towarów lub usług.
- Wartość przekazanych towarów lub usług (w cenie nabycia lub kosztu wytworzenia).
- Cel, na jaki zostały przekazane (np. darowizna, cele osobiste pracowników).
- Informację o osobie odpowiedzialnej za przekazanie oraz odbiorcy.
Wystawienie faktury wewnętrznej
Na podstawie protokołu należy wystawić fakturę wewnętrzną, na której powinna być wskazana wartość przekazanych towarów lub usług oraz naliczony podatek VAT.
Księgowanie operacji
Kolejnym krokiem jest zaksięgowanie operacji w księgach rachunkowych:
- Koszty operacyjne: Wartość przekazanych towarów lub usług ujmuje się na koncie „Pozostałe koszty operacyjne”.
- VAT należny: Naliczony podatek VAT z faktury wewnętrznej ujmuje się na koncie VAT należnego.
W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych (pełna księgowość), zapis ten może wyglądać następująco:
- Wn Konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne” – wartość towarów.
- Wn Konto 22 „VAT należny” – wartość VAT należnego.
- Ma Konto 30 „Materiały i towary” – wyksięgowanie wartości przekazanych towarów.
Korekta kosztów uzyskania przychodów
Jeśli towary były uprzednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, należy dokonać korekty tych kosztów. Przykładowo, jeśli towary były zakupione i ujęte jako koszty w kolumnie 10 KPiR (zakup towarów), to po przekazaniu ich na cele nieodpłatne, wartość ta powinna zostać wyksięgowana z kolumny 10 i ujęta w kolumnie 13 (pozostałe wydatki).
Przykład księgowania faktury wewnętrznej z nieodpłatnym przekazaniem
Aby lepiej zrozumieć proces księgowania faktury wewnętrznej z nieodpłatnym przekazaniem, przedstawmy praktyczny przykład.
Przykład
Firma XYZ Sp. z o.o. postanowiła przekazać swoje produkty na rzecz fundacji charytatywnej. Produkty te, w ilości 100 sztuk, zostały wcześniej zakupione za kwotę 10 000 zł netto, z prawem do odliczenia VAT. Wartość VAT wynosiła 2 300 zł (23%). Firma sporządziła protokół przekazania oraz wystawiła fakturę wewnętrzną.
Sporządzenie protokołu: W protokole przekazania firma XYZ wskazała wartość towarów na 10 000 zł oraz podatek VAT na 2 300 zł.
Wystawienie faktury wewnętrznej: Firma wystawiła fakturę wewnętrzną na wartość 10 000 zł netto + 2 300 zł VAT.
Księgowanie operacji:
- Wn Konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne” – 10 000 zł.
- Wn Konto 22 „VAT należny” – 2 300 zł.
- Ma Konto 30 „Materiały i towary” – 10 000 zł.
Korekta kosztów uzyskania przychodów: Firma XYZ wyksięgowała wartość towarów z kosztów uzyskania przychodów i ujęła ją w pozostałych wydatkach.
Księgowanie faktur wewnętrznych związanych z nieodpłatnym przekazaniem jest procesem wymagającym znajomości zarówno przepisów prawa podatkowego, jak i zasad rachunkowości. Kluczowe jest prawidłowe udokumentowanie przekazania, wystawienie faktury wewnętrznej oraz właściwe ujęcie tej operacji w księgach rachunkowych. Przedsiębiorcy powinni zwrócić szczególną uwagę na konieczność naliczenia VAT oraz dokonywanie korekt kosztów uzyskania przychodów w przypadku przekazania towarów lub usług, które były wcześniej objęte prawem do odliczenia VAT. Odpowiednie podejście do księgowania takich operacji pozwoli uniknąć problemów podczas kontroli podatkowej i zapewni zgodność z obowiązującymi przepisami.
Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋