Faktura zapłacona przelewem i gotówką- płatność mieszana

Wystawianie faktur, na których płatność jest podzielona na gotówkę i przelew, może wydawać się skomplikowane, ale w rzeczywistości proces ten jest dość prosty, jeśli znamy odpowiednie kroki i przepisy. Faktura częściowo gotówkowa, a częściowo przelewowa, to dokument, na którym wartość faktury jest rozłożona na dwie formy płatności: część kwoty zostaje uregulowana w gotówce, a pozostała część – poprzez przelew bankowy. Tego typu faktury są powszechnie spotykane w wielu branżach, gdzie przedsiębiorcy preferują elastyczne podejście do rozliczeń finansowych.

Aby prawidłowo wystawić taką fakturę, należy przestrzegać kilku kluczowych zasad:

• Podział kwot – na fakturze musi być wyraźnie wskazane, jaka część płatności jest realizowana w gotówce, a jaka w formie przelewu. Kwoty te muszą sumować się do całkowitej wartości faktury.
• Formy płatności – należy precyzyjnie określić formy płatności, używając takich oznaczeń jak „gotówka” i „przelew”. Najczęściej stosuje się je w polach dodatkowych opisu lub w uwagach do faktury.
• Terminy płatności – w przypadku rozbicia płatności na dwie różne formy, terminy płatności mogą być zróżnicowane. Należy jasno określić, do kiedy ma zostać uregulowana część gotówkowa, a kiedy część przelewowa.
• Potwierdzenie wpłaty – szczególnie ważne jest właściwe udokumentowanie wpłaty gotówkowej. Przedsiębiorca musi wystawić potwierdzenie odbioru gotówki, np. paragon lub dowód wpłaty. Część przelewowa musi być potwierdzona wyciągiem bankowym.

Kiedy możesz podzielić płatność na fakturze?

Płatność mieszana jest możliwa w wielu sytuacjach. Najczęściej spotykamy go w transakcjach pomiędzy przedsiębiorcami, w których jedna strona chce zachować elastyczność w regulowaniu zobowiązań, a druga strona preferuje szybką część płatności gotówką. Podział ten może być również przydatny w sytuacjach, gdy kwota transakcji przekracza limity określone przez prawo w zakresie płatności gotówkowych.

Przepisy jasno określają, że przedsiębiorca nie może dokonywać płatności gotówkowej, jeśli wartość transakcji przekracza 15 000 zł. W takim przypadku przynajmniej część płatności musi być zrealizowana przelewem bankowym. Ograniczenie to dotyczy zarówno transakcji krajowych, jak i międzynarodowych. Oznacza to, że nawet jeśli w ramach transakcji doszło do częściowej zapłaty gotówką, pozostała kwota musi być przelana na rachunek bankowy.

Jak księgować faktury z płatnością mieszaną w 2024?

Księgowanie faktur z podziałem płatności na gotówkę i przelew wymaga odpowiedniego rozgraniczenia tych form w dokumentacji księgowej. Każda część płatności powinna być osobno zaewidencjonowana, tak aby było jasne, jaka kwota została zapłacona gotówką, a jaka przelewem.

Ewidencja gotówki – wpłatę gotówkową należy odnotować w odpowiednich rejestrach kasowych, np. w raporcie kasowym. Jeśli przedsiębiorca prowadzi ewidencję VAT, powinien także zaznaczyć tę operację w rejestrach VAT sprzedaży.

Ewidencja przelewów – płatności przelewowe muszą być udokumentowane wyciągiem bankowym, który stanowi podstawę do ujęcia operacji w księgach rachunkowych. Przedsiębiorca powinien uwzględnić tę transakcję w księgach bankowych i rejestrze VAT.

Rozdzielność ewidencji – kluczowym elementem księgowania faktur z podziałem płatności jest utrzymanie wyraźnego rozdziału między gotówką a przelewem. W praktyce oznacza to, że każda z form płatności musi być ujęta w odpowiednich księgach i raportach.

Warto także pamiętać, że podział płatności na gotówkę i przelew wpływa na sposób rozliczenia podatku dochodowego i VAT. W przypadku płatności gotówkowej podatek VAT powinien być rozliczony w momencie otrzymania zapłaty, podczas gdy dla części przelewowej może to być uzależnione od terminu realizacji przelewu.

Co mówi prawo o płatnościach mieszanych?

Zgodnie z polskim prawem, przedsiębiorca nie może dokonywać płatności gotówkowych na kwotę przekraczającą 15 000 zł, co wynika z przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Oznacza to, że w przypadku transakcji o wartości wyższej niż 15 000 zł, płatność powinna być dokonana za pomocą przelewu bankowego. Wyjątek stanowią jedynie niektóre transakcje zawierane z konsumentami, gdzie takie ograniczenia mogą nie obowiązywać.

Prawo jasno wskazuje, że przedsiębiorcy mogą dokonywać płatności gotówkowych jedynie do określonego limitu. W przypadku przekroczenia tego limitu, niezbędne jest zastosowanie przelewu. Dotyczy to zarówno płatności dokonywanych w Polsce, jak i transakcji międzynarodowych, w których jedna ze stron jest przedsiębiorcą z kraju UE lub spoza UE.

Ograniczenie to ma na celu zwiększenie transparentności transakcji finansowych. Płatności gotówkowe są bardziej anonimowe i trudniejsze do śledzenia, stąd konieczność wprowadzenia limitów, które zmuszają przedsiębiorców do korzystania z systemu bankowego.

Czy faktura z podziałem płatności wymaga dodatkowych dokumentów?

Tak, w wielu przypadkach faktura z częściową płatnością gotówką wymaga dodatkowych dokumentów. Głównym dokumentem potwierdzającym uregulowanie części gotówkowej jest dowód wpłaty lub paragon. Paragon powinien zostać wystawiony w momencie odbioru gotówki, a jego kopia powinna zostać zachowana w dokumentacji przedsiębiorcy.

Ponadto, w przypadku kontroli skarbowej, przedsiębiorca może być zobowiązany do udokumentowania pochodzenia gotówki, szczególnie jeśli kwota transakcji jest wyższa niż standardowe limity obowiązujące w obrocie gospodarczym. W takiej sytuacji organy skarbowe mogą zażądać dodatkowych wyjaśnień dotyczących źródła gotówki oraz sposobu jej wykorzystania.

W przypadku części przelewowej, potwierdzeniem uregulowania płatności jest wyciąg bankowy, który stanowi dowód zrealizowania przelewu na konto kontrahenta. Wyciąg ten powinien być załączony do dokumentacji księgowej.

Jakie korzyści daje płatność mieszana?

Podział płatności na dwie różne formy – gotówkę i przelew – ma swoje zalety, które są doceniane przez przedsiębiorców w różnych branżach. Główne korzyści takiego rozwiązania to:

Elastyczność płatności – umożliwia to przedsiębiorcom dostosowanie formy płatności do bieżącej sytuacji finansowej. Część gotówkowa może być uregulowana natychmiast, co może być korzystne w przypadku pilnych zobowiązań, a część przelewowa może zostać odroczona, co daje pewien margines czasowy na zebranie środków.

Unikanie limitów płatności gotówkowych – jak wspomniano wcześniej, przedsiębiorcy są zobowiązani do przestrzegania limitu 15 000 zł w przypadku płatności gotówkowych. Podział płatności na gotówkę i przelew pozwala na uniknięcie problemów związanych z przekroczeniem tego limitu.

Kontrola nad przepływem finansowym – podział płatności na różne formy daje większą kontrolę nad przepływami pieniężnymi, co jest szczególnie istotne w przypadku większych transakcji. Możliwość rozbicia płatności może również ułatwić negocjacje handlowe z kontrahentami, ponieważ oferuje elastyczność w zakresie uregulowania zobowiązań.

Ułatwienie księgowości – dzięki dokładnemu podziałowi na dwie formy płatności, przedsiębiorca może lepiej monitorować swoje zobowiązania oraz ewidencjonować je w sposób bardziej przejrzysty w systemie księgowym. Z jednej strony mamy część gotówkową, która może być natychmiast zaksięgowana, a z drugiej – przelewową, której termin realizacji może być odroczony.

Jakie wyzwania niesie za sobą faktura częściowo gotówkowa, częściowo przelewowa?

Chociaż podział płatności na gotówkę i przelew daje liczne korzyści, może również prowadzić do pewnych wyzwań, zarówno dla przedsiębiorcy, jak i dla księgowości. Do najważniejszych wyzwań należą:

• Złożoność księgowa – prawidłowe rozliczenie faktury z podziałem na dwie formy płatności wymaga precyzyjnego podejścia księgowego. Trzeba zadbać o to, by każda z płatności była odpowiednio udokumentowana i zarejestrowana w księgach rachunkowych. Przypadkowe pominięcie jednej z płatności może prowadzić do problemów przy rozliczeniach podatkowych.
• Dokumentacja wpłat – w przypadku płatności gotówkowej przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia dodatkowego dokumentu potwierdzającego odbiór gotówki, np. paragonu lub dowodu wpłaty. Dokumentacja ta musi być przechowywana zgodnie z przepisami prawa podatkowego i księgowego, co generuje dodatkowe obowiązki administracyjne.
• Ryzyko błędów – faktury z podziałem płatności mogą być trudniejsze do obsługi dla mniej doświadczonych księgowych. Złe zinterpretowanie kwot płatności, błędne oznaczenie formy płatności lub nieprawidłowe zaewidencjonowanie części gotówkowej może prowadzić do niezgodności w rozliczeniach.
• Przepisy prawne – przedsiębiorca musi mieć na uwadze obowiązujące przepisy prawne dotyczące limitów płatności gotówkowych oraz regulacje dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy. W przypadku transakcji o wysokich wartościach niezbędne jest ścisłe przestrzeganie prawa, co może prowadzić do konieczności konsultacji z prawnikiem lub doradcą podatkowym.

Kiedy można podzielić płatność na fakturze?

Zasadniczo podział płatności na gotówkę i przelew jest możliwy w każdej sytuacji, gdy obie strony transakcji – zarówno sprzedawca, jak i kupujący – wyrażają na to zgodę. W praktyce podział ten bywa najczęściej stosowany w przypadku transakcji, w których przedsiębiorca chce:

Zapewnić szybką realizację części płatności – np. w momencie, gdy zależy mu na natychmiastowej zapłacie za część dostarczonych towarów lub usług, a resztę płatności może odroczyć do momentu zakończenia transakcji.

Przestrzegać limitów płatności gotówkowych – w przypadku transakcji przekraczających 15 000 zł, przedsiębiorca musi podzielić płatność na gotówkę i przelew, aby zgodnie z przepisami dokonać płatności za pomocą przelewu bankowego.

Dostosować formy płatności do preferencji klienta – niektórzy klienci mogą preferować zapłatę gotówką za część transakcji, szczególnie w przypadku transakcji o mniejszych wartościach, podczas gdy pozostała część zostanie uregulowana przelewem.

Skorzystać z odroczonego terminu płatności – podział płatności na fakturze może również być korzystny, gdy klient chce skorzystać z odroczonego terminu płatności na część należności. W takim przypadku przedsiębiorca może wymagać zaliczki w gotówce, a pozostałą kwotę rozliczyć w późniejszym terminie poprzez przelew.

Przykład faktury z podziałem płatności

Aby lepiej zrozumieć, jak wystawić fakturę z podziałem płatności na gotówkę i przelew, przedstawimy przykład:

1. Klient zamawia towary o wartości 20 000 zł.
2. Zgodnie z przepisami, płatność gotówkowa może wynosić maksymalnie 15 000 zł.
3. Klient decyduje się zapłacić 10 000 zł w gotówce w momencie dostawy towaru.
4. Pozostałą część kwoty, czyli 10 000 zł, klient opłaci przelewem w ciągu 14 dni.
5. Faktura zawiera szczegółowe informacje o obu formach płatności: „Gotówka: 10 000 zł, termin płatności: 20.10.2024 r.” oraz „Przelew: 10 000 zł, termin płatności: 3.11.2024 r.”

W takim przypadku faktura musi jasno precyzować obie formy płatności oraz terminy ich realizacji. Księgowość powinna oddzielnie ująć każdą z płatności, aby uniknąć błędów w rozliczeniach podatkowych.

Czy można rozliczać VAT od częściowo zapłaconej faktury?

Podział płatności na gotówkę i przelew ma także istotne konsekwencje w kontekście podatku VAT. Zasada ogólna mówi, że podatek VAT powinien być rozliczany w momencie dokonania sprzedaży towaru lub usługi, czyli w momencie wystawienia faktury. Jednakże w przypadku płatności częściowych rozliczanie VAT może odbywać się na zasadzie etapowego rozliczania zgodnie z otrzymanymi wpłatami.

Dla części płatności gotówkowej VAT powinien zostać rozliczony natychmiast po otrzymaniu zapłaty, a dla części przelewowej – w momencie zaksięgowania przelewu na rachunku bankowym przedsiębiorcy. Dzięki takiemu rozwiązaniu przedsiębiorcy mogą elastycznie rozliczać swoje zobowiązania podatkowe, dostosowując je do rzeczywistego przepływu finansowego.

Faktura częściowo gotówkowa, a częściowo przelewowa to narzędzie, które umożliwia elastyczne podejście do płatności i rozliczeń w biznesie. Odpowiednie jej wystawienie, a także prawidłowe rozliczenie w księgowości, to kluczowe elementy zapewniające zgodność z przepisami prawa oraz bezpieczeństwo podatkowe przedsiębiorcy.

Przedsiębiorcy, którzy decydują się na taki podział płatności, muszą pamiętać o kilku ważnych kwestiach: limitach płatności gotówkowych, właściwej ewidencji każdej formy płatności oraz odpowiednim rozliczeniu VAT.