Faktura zaliczkowa a split payment – jak to pogodzić?

Mechanizm podzielonej płatności (MPP), znany jako split payment, zyskał na znaczeniu w polskim systemie podatkowym, wprowadzając nowe zasady dotyczące rozliczania VAT. Od listopada 2019 roku, MPP stał się obowiązkowy dla określonych rodzajów transakcji, co wprowadziło pewne zamieszanie wśród przedsiębiorców. Jednym z częściej zadawanych pytań jest to, jak stosować split payment w kontekście faktur zaliczkowych?

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋

Na czym polega mechanizm podzielonej płatności?

Mechanizm podzielonej płatności mogą stosować wyłącznie podatnicy VAT, którzy dokonują płatności przelewem w polskich złotych (PLN). Oznacza to, że nie jest możliwe stosowanie MPP w przypadku płatności gotówkowych czy kartą płatniczą. Ponadto, split payment jest obowiązkowy w określonych transakcjach dotyczących towarów i usług wrażliwych, jak określono w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, jeśli całkowita wartość faktury przekracza 15 000 zł. Oto bardziej szczegółowe omówienie jego funkcjonowania:

Płatność

Gdy nabywca dokonuje płatności za fakturę, wybiera opcję MPP, co oznacza, że płatność zostaje podzielona na dwie części. Kwota netto, czyli wartość towarów lub usług bez VAT, trafia na standardowy rachunek bankowy sprzedawcy. Natomiast kwota VAT, stanowiąca podatek od wartości dodanej, jest przekazywana na specjalny rachunek VAT. Ten rachunek VAT jest automatycznie zakładany przez bank dla każdego przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą, który korzysta z mechanizmu split payment.

Rachunki

Rachunek VAT to oddzielne konto bankowe, które służy wyłącznie do gromadzenia środków z tytułu VAT. Środki zgromadzone na tym rachunku mogą być wykorzystane tylko w określonych sytuacjach, takich jak regulowanie zobowiązań VAT wobec urzędów skarbowych. Wypłata środków z rachunku VAT na rachunek rozliczeniowy wymaga spełnienia określonych warunków, takich jak zakończenie kontroli skarbowej lub spełnienie innych wymogów formalnych. Celem takich regulacji jest zapobieganie nadużyciom i zapewnienie, że środki z VAT są używane zgodnie z przepisami.

Obowiązek i dobrowolność

Mechanizm split payment jest stosowany obowiązkowo w przypadku transakcji obejmujących towary i usługi określone w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, gdy wartość faktury przekracza 15 000 zł. Do takich towarów i usług należą m.in. wyroby stalowe, elektronika, paliwa, oraz usługi budowlane. W pozostałych przypadkach przedsiębiorca może zdecydować się na dobrowolne stosowanie split payment. Oznacza to, że choć stosowanie MPP jest obowiązkowe w określonych sytuacjach, przedsiębiorcy mają możliwość wyboru tej metody w innych przypadkach, co może przyczynić się do lepszej kontroli obiegu VAT.

Przykłady towarów i usług wrażliwych

Do kategorii towarów i usług wymagających obowiązkowego stosowania split payment należą m.in.:

• Wyroby stalowe: różne produkty wykonane ze stali, takie jak blachy, pręty, rury.
• Elektronika: komponenty elektroniczne, urządzenia komputerowe, telewizory.
• Paliwa: oleje napędowe, benzyny, gaz ziemny.
• Usługi budowlane: prace związane z budową, remontem i adaptacją budynków.

Mechanizm ten nie jest stosowany w przypadku podatników zwolnionych z VAT, oraz w sytuacjach, gdzie płatności realizowane są gotówką lub kartą. Przedsiębiorcy muszą także pamiętać, że split payment nie obowiązuje dla transakcji, które są dokonywane z użyciem rachunków osobistych, a jedynie dla rachunków firmowych.

Mechanizm MPP zmienia tradycyjny sposób rozliczania transakcji między przedsiębiorcami. Zamiast przekazywać pełną kwotę należności na jeden rachunek, płatność jest dzielona na dwie części: netto i VAT.

O co chodzi ze split payment?

Zwiększenie transparentności

Podział płatności na kwotę netto i VAT umożliwia organom podatkowym łatwiejsze śledzenie przepływów finansowych związanych z VAT. Dzięki temu, kontrolowanie i weryfikowanie poprawności rozliczeń staje się prostsze, co przyczynia się do większej przejrzystości systemu podatkowego.

Ochrona przed wyłudzeniami

Mechanizm split payment ma na celu zapobieganie nadużyciom związanym z nieodprowadzaniem VAT. Poprzez oddzielenie środków z tytułu VAT od reszty płatności, system utrudnia możliwość nieprawidłowego wykorzystywania środków podatkowych i minimalizuje ryzyko wyłudzeń VAT. W efekcie, mechanizm ten przyczynia się do zwiększenia skuteczności systemu podatkowego i zapewnienia, że podatek VAT trafia do budżetu państwa.

Jak wystawić fakturę zaliczkową zgodnie z zasadami split payment?

Wystawienie faktury zaliczkowej w kontekście mechanizmu split payment wymaga spełnienia kilku specyficznych wymogów, które zapewniają prawidłowe rozliczenie zarówno zaliczki, jak i podatku VAT. Oto szczegółowe wytyczne:

Elementy faktury zaliczkowej

Faktura zaliczkowa, jako dokument potwierdzający otrzymanie zaliczki, musi zawierać następujące elementy:

• Numer faktury: unikalny numer, który pozwala na jednoznaczną identyfikację dokumentu.
• NIP sprzedawcy: numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy, który pozwala na jego identyfikację w systemie podatkowym.
• Data wystawienia: data, w której faktura została sporządzona i przekazana nabywcy.
• Data wykonania usługi lub dostawy towarów: jeśli jest znana, powinna być podana, aby określić moment realizacji transakcji.
• Kwota zaliczki: kwota zaliczki, która została wpłacona przez nabywcę.
• Kwota VAT: wartość podatku VAT naliczonego od zaliczki, która również musi być wyodrębniona na fakturze.

Termin wystawienia

Zgodnie z ustawą o VAT, faktura zaliczkowa powinna być wystawiona najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zaliczkę. Warto jednak zaznaczyć, że fakturę zaliczkową można wystawić nawet 60 dni przed otrzymaniem zaliczki. Ważne jest, aby faktura była wystawiona zgodnie z powyższymi terminami, aby uniknąć problemów z rozliczeniem VAT i możliwymi sankcjami.

Wymogi split payment

Aby nabywca mógł skorzystać z mechanizmu split payment w odniesieniu do faktury zaliczkowej, dokument musi zawierać wszystkie niezbędne informacje umożliwiające prawidłowe rozliczenie VAT. Konieczne jest również, aby nabywca miał dostęp do specjalnego rachunku VAT, na który zostanie przekazana część płatności związana z VAT. Faktura musi zawierać wyraźne oznaczenie, że mechanizm split payment jest stosowany, co umożliwi prawidłowe przekazanie środków na odpowiednie rachunki.

Kiedy MPP jest obowiązkowy przy fakturach zaliczkowych?

Mechanizm split payment staje się obowiązkowy w przypadku faktur zaliczkowych, gdy spełnione są określone warunki:

Wartość faktury

Jeśli wartość brutto faktury zaliczkowej przekracza 15 000 zł, zastosowanie split payment jest obowiązkowe. Oznacza to, że niezależnie od tego, czy zaliczka jest częścią większej transakcji, która przekracza ten próg, split payment musi zostać zastosowany zarówno dla zaliczki, jak i dla końcowej płatności.

Rodzaj towarów lub usług

Split payment jest również obowiązkowy, jeśli faktura zaliczkowa dotyczy towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. Do tych towarów i usług należą m.in. elektronika, paliwa, wyroby stalowe oraz usługi budowlane. W takich przypadkach, nabywca musi stosować split payment, aby zapewnić prawidłowe rozliczenie VAT, zarówno dla zaliczki, jak i dla pozostałej części należności.

Jak zaksięgować fakturę zaliczkową z zastosowaniem split payment?

Księgowanie faktury zaliczkowej w systemie split payment wymaga dokładności i zgodności z przepisami podatkowymi. Oto kluczowe kroki:

Księgowanie zaliczki

Po otrzymaniu zaliczki, należy ją zaksięgować na odpowiednich kontach księgowych. Kwota netto (czyli kwota zaliczki bez VAT) powinna trafić na standardowe konto rozliczeniowe firmy, natomiast kwota VAT musi być przekazana na specjalny rachunek VAT. W księgowości przedsiębiorstwa oznacza to konieczność rozdzielenia płatności na dwa konta zgodnie z zasadami split payment.

Wystawienie faktury zaliczkowej

Faktura zaliczkowa powinna odzwierciedlać zarówno otrzymaną zaliczkę, jak i zastosowany mechanizm split payment. Ważne jest, aby wartości netto i VAT były jasno określone i widoczne na fakturze. Faktura powinna zawierać również adnotację o zastosowaniu split payment, co ułatwi późniejsze rozliczenie i audyt podatkowy.

Kontrola zgodności

Przedsiębiorcy muszą regularnie kontrolować, czy rachunki VAT są prawidłowo używane i czy wszystkie płatności są zgodne z wymogami przepisów podatkowych. Warto również upewnić się, że faktury są prawidłowo wystawiane i księgowane, aby uniknąć problemów podczas ewentualnych kontroli skarbowych. Regularne audyty wewnętrzne mogą pomóc w utrzymaniu zgodności z przepisami i poprawnym zarządzaniu środkami VAT.

Split payment to ważny mechanizm mający na celu zwiększenie przejrzystości i bezpieczeństwa płatności VAT. W kontekście faktur zaliczkowych, stosowanie split payment może być zarówno obowiązkowe, jak i dobrowolne, w zależności od wartości transakcji i rodzaju towarów lub usług. Kluczowe jest, aby przedsiębiorcy dokładnie przestrzegali wymogów ustawowych i upewnili się, że zarówno faktury zaliczkowe, jak i płatności są zgodne z obowiązującymi przepisami. Dzięki temu można uniknąć niepotrzebnych komplikacji i zapewnić prawidłowe rozliczenie VAT.

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋