Wypróbuj
Faktura proforma: mity i fakty
Faktura proforma, choć często mylnie utożsamiana z fakturą VAT, pełni kluczową rolę w transakcjach handlowych, jednak jej funkcja i znaczenie są wciąż źródłem nieporozumień. Jest to dokument powszechnie stosowany w praktyce biznesowej, który może wprowadzać w błąd zarówno przedsiębiorców, jak i klientów, jeśli chodzi o jego rzeczywiste funkcje i zasady. W niniejszym artykule rozwiejemy wątpliwości związane z fakturą proforma, przyglądając się najczęstszym mitom oraz przedstawiając rzeczywiste informacje na jej temat.
Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋
Mit nr 1: faktura proforma jako dokument księgowy
Jednym z najczęściej powtarzanych mitów dotyczących faktury proforma jest przekonanie, że jest ona dokumentem księgowym. W rzeczywistości, faktura proforma NIE jest dokumentem księgowym i nie podlega ewidencji w księgach rachunkowych. Faktura proforma jest w rzeczywistości dokumentem o charakterze informacyjnym, który służy do przedstawienia potencjalnemu nabywcy warunków sprzedaży i ceny oferowanych towarów lub usług. Nie jest uznawana za dokument księgowy, ponieważ nie potwierdza ona rzeczywistego zdarzenia gospodarczego, jakim jest sprzedaż. W związku z tym, faktura proforma nie jest traktowana jako podstawa do rozliczeń podatkowych ani księgowych. Nie ma również obowiązku jej ewidencjonowania w księgach rachunkowych ani odprowadzania podatków na jej podstawie.
Mit nr 2: konieczność wystawienia faktury VAT po fakturze proforma
Kolejny popularny mit to przekonanie, że każda faktura proforma musi być następnie zamieniona na fakturę VAT. W rzeczywistości, wystawienie faktury VAT jest wymagane tylko wtedy, gdy klient zaakceptuje ofertę przedstawioną na fakturze proforma i dokona płatności zgodnie z ustalonymi warunkami. Faktura proforma jest dokumentem wstępnym, który ma na celu zaprezentowanie warunków oferty i nie obliguje sprzedawcy do natychmiastowego wystawienia faktury VAT. Faktura VAT jest dokumentem, który potwierdza dokonanie transakcji i jest podstawą do rozliczeń podatkowych. W związku z tym, faktura VAT musi być wystawiana do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano płatność. Jeśli płatność nie zostanie dokonana, faktura VAT nie musi być wystawiana, a faktura proforma pozostaje jedynie jako oferta.
Mit nr 3: obowiązek opłacenia faktury proforma
Wielu nabywców błędnie uważa, że otrzymanie faktury proforma wiąże się z obowiązkiem jej opłacenia. W rzeczywistości, faktura proforma nie jest dokumentem, który wymaga zapłaty. Jest to jedynie oferta cenowa, której akceptacja wiąże się z koniecznością dokonania płatności. Klient, który otrzyma fakturę proforma, ma prawo do zapoznania się z jej treścią i podjęcia decyzji, czy chce kontynuować transakcję. Jeśli klient zdecyduje się na realizację oferty przedstawionej na fakturze proforma, wtedy zobowiązany jest do dokonania płatności zgodnie z określonymi warunkami. W przeciwnym razie, jeśli oferta nie zostanie zaakceptowana, płatność nie jest wymagana, a faktura proforma pozostaje jedynie dokumentem informacyjnym.
Mit nr 4: obowiązek odprowadzania VAT i PIT od faktury proforma
Faktura proforma nie generuje obowiązku odprowadzania podatków takich jak VAT czy PIT. Dokument ten, mimo że zawiera szczegóły dotyczące cen i warunków sprzedaży, nie jest uznawany za podstawę do rozliczeń podatkowych. Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z dnia 12 czerwca 2013 roku potwierdziła, że faktura proforma nie jest traktowana jako zdarzenie gospodarcze i nie wywołuje skutków podatkowych. Dlatego też sprzedawca nie ma obowiązku odprowadzania VAT ani PIT na podstawie faktury proforma. Nabywca, z kolei, nie może odliczyć VAT ani zaliczyć zakupu do kosztów firmy na podstawie faktury proforma. Dopiero faktura VAT lub inny dokument księgowy związany z finalizacją transakcji ma wpływ na rozliczenia podatkowe.
Mit nr 5: faktura proforma może być wystawiona dopiero po otrzymaniu zapłaty
Faktura proforma powinna być wystawiona przed otrzymaniem zapłaty, ponieważ jej głównym celem jest przedstawienie warunków oferty oraz ceny. Przepisy prawne nie określają jednoznacznie terminu wystawienia faktury proforma, ale dokument ten ma pełnić rolę wstępnej oferty przed dokonaniem płatności. Wystawienie faktury proforma po otrzymaniu zapłaty byłoby niepoprawne, gdyż dokument ten ma na celu umożliwienie klientowi zapoznania się z warunkami transakcji przed podjęciem decyzji o płatności. W związku z tym, faktura proforma wystawiona po zapłacie byłaby sprzeczna z jej podstawową funkcją informacyjną.
Różnice między fakturą proforma a fakturą końcową
Warto również zrozumieć różnice między fakturą proforma a fakturą końcową. Faktura proforma jest dokumentem informacyjnym i negocjacyjnym, który przedstawia warunki sprzedaży przed finalizacją transakcji. Jest to oferta cenowa, która nie ma mocy prawnej w kontekście rozliczeń podatkowych ani księgowych. Z kolei faktura końcowa jest dokumentem prawnym, który potwierdza dokonanie transakcji i jest podstawą do rozliczeń podatkowych oraz księgowych. Faktura końcowa zawiera szczegółowe informacje o dokonanej sprzedaży, a jej wystawienie wiąże się z obowiązkiem ewidencjonowania transakcji i odprowadzania należnych podatków.
Faktura proforma a faktura zaliczkowa
Faktura proforma różni się od faktury zaliczkowej, która jest dokumentem potwierdzającym otrzymanie zaliczki na zamówienie. Faktura zaliczkowa jest wystawiana w momencie otrzymania zaliczki i ma na celu potwierdzenie otrzymania części płatności przed realizacją zamówienia. Jest to dokument księgowy, który ma wpływ na ewidencję finansową oraz rozliczenia podatkowe. W przeciwieństwie do faktury zaliczkowej, faktura proforma nie wymaga dokonania płatności i nie jest dokumentem księgowym. Jej rola polega jedynie na przedstawieniu wstępnej oferty oraz warunków transakcji.
Kiedy stosować fakturę proforma?
Faktura proforma jest szczególnie przydatna w negocjacjach handlowych, zarówno krajowych, jak i międzynarodowych. Może być używana do przedstawienia oferty cenowej przed zawarciem umowy, co pozwala klientowi zapoznać się z warunkami transakcji oraz kosztami. Dokument ten jest również pomocny w procesie uzyskiwania kredytów eksportowych lub przy dokonywaniu importów, gdzie faktura proforma może ułatwić proces celny i administracyjny. W takich przypadkach faktura proforma pełni rolę informacyjną, a jej akceptacja może przyspieszyć proces finalizacji transakcji.
Jak stworzyć fakturę proforma?
Tworzenie faktury proforma jest stosunkowo proste, ale wymaga uwzględnienia kilku istotnych elementów. Dokument powinien zawierać oznaczenie „Faktura Proforma”, datę wystawienia, dane sprzedawcy i nabywcy, opis towarów lub usług, warunki płatności oraz ważność oferty. Ważne jest, aby faktura proforma była czytelna i precyzyjna, aby uniknąć nieporozumień. Można korzystać z dostępnych narzędzi i szablonów online, które ułatwiają tworzenie takich dokumentów. Prawidłowe wypełnienie faktury proforma zapewnia jasność warunków oferty i umożliwia klientowi dokonanie świadomego wyboru.
Faktura proforma jako dowód zakupu
Faktura proforma nie jest formalnym dowodem zakupu. Jej rolą jest przedstawienie oferty i warunków sprzedaży, ale to dopiero faktura końcowa, wystawiona po dokonaniu transakcji, stanowi prawny dowód zakupu. Faktura końcowa jest dokumentem, który potwierdza dokonanie transakcji i jest uznawana za podstawę do rozliczeń podatkowych oraz księgowych. Dopiero po wystawieniu faktury końcowej można mówić o formalnym potwierdzeniu zakupu, które jest wymagane do ewidencji w księgach rachunkowych oraz do rozliczeń podatkowych.
Podsumowując
Faktura proforma to dokument o specyficznej funkcji informacyjnej, który nie jest dokumentem księgowym ani podatkowym. Jej główną rolą jest przedstawienie oferty i warunków sprzedaży, ale nie generuje obowiązków podatkowych ani księgowych. Zrozumienie rzeczywistego celu faktury proforma oraz jej różnic w stosunku do innych dokumentów handlowych jest kluczowe dla efektywnego zarządzania transakcjami oraz uniknięcia nieporozumień. Świadomość tych faktów pozwala na skuteczne wykorzystanie faktury proforma w procesach negocjacyjnych i handlowych, a także ułatwia podejmowanie świadomych decyzji w zakresie finalizacji transakcji.
Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋