Wypróbuj
menu

Faktura proforma – co to jest i kiedy jest stosowana?

30.01.2024
Faktura proforma – co to jest i kiedy jest stosowana?

Faktura proforma jest jednym z ważniejszych dokumentów stosowanych w obrocie gospodarczym. Pełni istotną rolę w procesie sprzedaży, szczególnie w transakcjach międzynarodowych. Niniejszy artykuł ma na celu wyjaśnienie, czym jest faktura proforma i kiedy znajduje swoje zastosowanie.

Czym jest faktura proforma?

Faktura proforma, często niesłusznie mylona z tradycyjną fakturą VAT, jest dokumentem handlowym, który nie jest fakturą w rozumieniu przepisów podatkowych. Zasadniczo służy jako rodzaj oferty handlowej lub prośby o płatność z góry przed realizacją zamówienia. Wydawana jest przed wystawieniem faktury VAT i nie stanowi podstawy do rozliczeń podatkowych.

Faktura ta zawiera zwykle te same elementy co tradycyjna faktura, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, szczegółowy opis towaru lub usługi, cenę jednostkową oraz łączną wartość. Różnica polega na tym, że nie posiada mocy prawnej faktury VAT i nie inicjuje procesów księgowych.

Kiedy stosować fakturę proforma?

Faktura proforma odgrywa kluczową rolę w różnych scenariuszach biznesowych, głównie ze względu na swoją uniwersalność i elastyczność. Jak już wspomniano, jej głównym zastosowaniem jest potwierdzenie zamówienia przed otrzymaniem płatności oraz użycie w handlu międzynarodowym. Jednak istnieje więcej sytuacji, w których jej wykorzystanie jest niezwykle korzystne.

Potwierdzenie zamówienia i bezpieczeństwo transakcji

W przypadku nowych relacji biznesowych, gdzie stopień zaufania między stronami może być jeszcze niski, faktura proforma stanowi narzędzie budowania tego zaufania. Umożliwia sprzedawcy potwierdzenie szczegółów zamówienia i cen, jednocześnie dając kupującemu możliwość dokonania bezpiecznej przedpłaty. Jest to szczególnie ważne w przypadku dużych zamówień, gdzie ryzyko finansowe jest znaczące. Dzięki temu obie strony mają jasność co do warunków transakcji, co znacznie redukuje ryzyko nieporozumień i konfliktów.

Zastosowanie w handlu międzynarodowym

W kontekście handlu międzynarodowego, faktura proforma służy nie tylko jako potwierdzenie transakcji, ale także jako ważny dokument w procesie eksportowym. W niektórych przypadkach jest wymagana do uzyskania niezbędnych licencji eksportowych lub do celów celnych. Dla eksporterów stanowi to nieocenione narzędzie do przyspieszenia i ułatwienia procedur granicznych oraz zapewnienia zgodności z międzynarodowymi przepisami handlowymi.

Ułatwienie procesu planowania produkcji

W biznesach produkcyjnych, gdzie produkcja często rozpoczyna się po otrzymaniu zamówienia, faktura proforma umożliwia lepsze planowanie produkcji. Przedsiębiorstwa mogą na jej podstawie ocenić zapotrzebowanie na surowce oraz zorganizować zasoby produkcyjne. To z kolei przekłada się na efektywniejsze zarządzanie zasobami firmy i optymalizację kosztów.

Zabezpieczenie przed niepewnymi transakcjami

W przypadkach, gdy sprzedawca ma wątpliwości co do płynności finansowej kupującego, faktura proforma może służyć jako forma zabezpieczenia. Poprzez wymóg dokonania przedpłaty sprzedawca zabezpiecza się przed ryzykiem nieodebrania towaru lub nieuregulowania należności. Jest to istotne szczególnie w przypadku transakcji o wysokiej wartości lub gdy towar jest produkowany na specjalne zamówienie i nie ma szerokiego zastosowania na rynku.

Elastyczność i dostosowanie do potrzeb biznesowych

Faktura proforma jest także ceniona za swoją elastyczność. Może być dostosowana do specyficznych potrzeb każdej transakcji, co jest szczególnie ważne w branżach, gdzie standardowe procedury handlowe nie zawsze się sprawdzają. Umożliwia to sprzedawcom i kupującym lepsze dostosowanie warunków sprzedaży do indywidualnych potrzeb i specyfiki danej branży.

Podsumowując, faktura proforma jest uniwersalnym narzędziem, które znajduje zastosowanie w wielu różnych scenariuszach biznesowych. Jest nie tylko dokumentem potwierdzającym szczegóły transakcji, ale również narzędziem zabezpieczającym i ułatwiającym prowadzenie działalności gospodarczej, zarówno na rynku lokalnym, jak i międzynarodowym.

Jak wystawić fakturę proforma?

Wystawienie faktury proforma nie różni się znacząco od procesu tworzenia tradycyjnej faktury. Ważne jest, aby na dokumencie jasno zaznaczyć, że jest to faktura proforma. Powinna zawierać wszystkie niezbędne informacje takie jak dane sprzedającego i nabywcy, opis towaru lub usługi, cenę, datę wystawienia oraz termin płatności.

Warto pamiętać, że faktura proforma nie może być użyta do rozliczeń podatkowych. Po otrzymaniu płatności, należy wystawić tradycyjną fakturę VAT, która będzie odzwierciedlać rzeczywistą transakcję i służyć jako podstawa do rozliczeń podatkowych.

Różnice między fakturą proforma a tradycyjną fakturą VAT

Jedną z głównych różnic między fakturą proforma a tradycyjną fakturą VAT jest jej rola w procesie sprzedaży. Faktura proforma jest dokumentem informacyjnym, nie inicjuje procesów księgowych ani nie stanowi podstawy do rozliczeń podatkowych. Z kolei faktura VAT jest oficjalnym dokumentem sprzedaży, który jest niezbędny do rozliczeń podatkowych.

Inną różnicą jest moment wystawienia obu dokumentów. Faktura proforma wystawiana jest przed realizacją transakcji i często przed otrzymaniem płatności, podczas gdy faktura VAT wystawiana jest po zrealizowaniu sprzedaży i otrzymaniu płatności za towar lub usługę.

Przykłady zastosowania faktury proforma

Faktura proforma znajduje zastosowanie w różnych scenariuszach handlowych. Przykładem może być sytuacja, w której przedsiębiorstwo eksportuje towary do innego kraju. Faktura ta może być użyta do uzyskania niezbędnych zezwoleń eksportowych lub do celów celnych.

Innym przykładem jest sytuacja, gdy firma rozpoczyna współpracę z nowym klientem i chce zapewnić sobie płatność przed wysłaniem towaru. Faktura proforma w takim przypadku służy jako potwierdzenie zamówienia i prośba o przedpłatę.

Podsumowując, faktura proforma jest ważnym narzędziem w handlu, szczególnie w transakcjach międzynarodowych. Zapewnia ona zarówno sprzedawcom, jak i kupującym pewność co do warunków transakcji, jednocześnie nie będąc oficjalnym dokumentem rozliczeniowym. Warto mieć na uwadze jej właściwe zastosowanie i różnice w stosunku do tradycyjnej faktury VAT.