Faktura powyżej 15 tys. złotych bez split payment

Faktura powyżej 15 tys. zł bez split payment to temat, który budzi wiele wątpliwości wśród przedsiębiorców. Wprowadzenie mechanizmu podzielonej płatności (ang. split payment) zmieniło sposób regulowania zobowiązań w niektórych transakcjach, szczególnie w obrębie towarów i usług objętych obowiązkiem podatkowym. Ale czy zawsze split payment jest konieczny? A jeśli tak, jakie są sposoby na jego uniknięcie?

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋

Czym jest split payment i kiedy staje się obowiązkowy?

Split payment, czyli mechanizm podzielonej płatności, to narzędzie wprowadzone w polskim systemie podatkowym, które ma na celu uszczelnienie systemu VAT i zapobieganie oszustwom podatkowym. Mechanizm polega na tym, że płatność za fakturę jest dzielona na dwie części:

• kwota netto trafia na rachunek bieżący sprzedawcy,
• kwota podatku VAT trafia na specjalny rachunek VAT.

Od 1 listopada 2019 roku split payment stał się obowiązkowy w niektórych sytuacjach, przede wszystkim w przypadku transakcji:

• Przekraczających kwotę 15 tys. zł brutto.
• Dotyczących towarów i usług z tzw. załącznika nr 15 do ustawy o VAT (np. wyrobów stalowych, paliw, części elektronicznych).
• Dokonywanych pomiędzy przedsiębiorcami.

Co ważne, obowiązkowy split payment dotyczy tylko przelewów bankowych. Transakcje gotówkowe, nawet jeśli ich wartość przekracza 15 tys. zł, są wyłączone z tego mechanizmu.

Jakie są konsekwencje niewykorzystania split payment przy fakturach powyżej 15 tys. zł?

Niewykorzystanie split payment w sytuacji, gdy jest on obowiązkowy, może mieć poważne konsekwencje zarówno dla nabywcy, jak i sprzedawcy.

Dla nabywcy

Solidarna odpowiedzialność za zobowiązanie VAT sprzedawcy – oznacza to, że nabywca może zostać zobligowany do uregulowania nieodprowadzonego VAT-u przez sprzedawcę.

Kara pieniężna w wysokości 30% kwoty VAT widniejącego na fakturze. W przypadku, gdy kupującym jest osoba fizyczna, kara ta może być egzekwowana w ramach postępowania karno-skarbowego.

Brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów – jeżeli nabywca nie zastosował obowiązkowego split payment, fiskus może uznać taki wydatek za nieuzasadniony.

Dla sprzedawcy:

Odpowiedzialność za wystawienie błędnej faktury – jeśli faktura powinna zawierać adnotację „mechanizm podzielonej płatności”, a takiej informacji zabrakło, sprzedawca może być ukarany.

Kara finansowa w wysokości 30% kwoty VAT z faktury.

Jak rozliczyć fakturę powyżej 15 tys. zł bez podzielonej płatności?

Chociaż split payment jest obowiązkowy w wielu sytuacjach, istnieją okoliczności, które pozwalają rozliczyć fakturę powyżej 15 tys. zł bez korzystania z tego mechanizmu.

Transakcje nieobjęte załącznikiem nr 15 do ustawy o VAT

Jeżeli faktura dotyczy towarów lub usług spoza wykazu załącznika nr 15, split payment nie jest obowiązkowy. Przykładem mogą być usługi marketingowe, doradcze czy sprzedaż produktów spożywczych (o ile nie są objęte szczególnymi przepisami).

Transakcje gotówkowe

Mechanizm podzielonej płatności dotyczy wyłącznie transakcji realizowanych przelewem bankowym. W przypadku płatności gotówkowych split payment nie ma zastosowania, nawet jeśli wartość faktury przekracza 15 tys. zł.

Płatności na podstawie faktury zaliczkowej

Jeśli na fakturze dokumentowana jest wyłącznie zaliczka, split payment również nie jest konieczny, o ile kwota zaliczki nie przekracza 15 tys. zł. Jednak w przypadku rozliczania całości transakcji należy pamiętać o obowiązujących zasadach.

Co zrobić, gdy klient nie chce skorzystać ze split payment?

Nie wszyscy przedsiębiorcy są zaznajomieni z mechanizmem podzielonej płatności, co może prowadzić do sytuacji, w których klient nie chce lub nie wie, jak go zastosować. W takich przypadkach warto podjąć kilka kroków, aby zabezpieczyć swoje interesy.

Wyjaśnij przepisy

Upewnij się, że klient wie, czym jest split payment i kiedy staje się obowiązkowy. Warto wytłumaczyć, że brak jego zastosowania może prowadzić do sankcji, które mogą dotknąć zarówno jego, jak i sprzedawcę.

Zadbać o właściwe oznaczenie faktury

Faktury, które wymagają mechanizmu podzielonej płatności, muszą zawierać oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności”. W przypadku jego braku klient może nie zrealizować przelewu zgodnie z przepisami.

Zaproponować alternatywę

Jeżeli klient nie chce skorzystać ze split payment, a transakcja dotyczy towarów lub usług spoza załącznika nr 15, warto rozważyć płatność gotówkową lub poprzez faktury zaliczkowe.

Zabezpiecz transakcję

W sytuacji, gdy klient odmawia skorzystania ze split payment, warto zebrać odpowiednią dokumentację, która potwierdzi, że sprzedawca dochował należytej staranności. Może to być m.in. korespondencja mailowa, regulaminy czy zgłoszenie transakcji do urzędu skarbowego.

Kiedy unikanie split payment jest ryzykowne?

Unikanie split payment w sytuacjach, gdy jest on obowiązkowy, to ryzykowna strategia. Organy podatkowe coraz dokładniej monitorują transakcje objęte mechanizmem podzielonej płatności, a za uchybienia nakładają wysokie kary. Z tego względu warto upewnić się, że każda faktura powyżej 15 tys. zł jest rozliczana zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Pamiętaj, że unikanie podziału płatności może być uznane za próbę obejścia prawa podatkowego, co wiąże się z dodatkowymi sankcjami, w tym karami karno-skarbowymi.

Jakie branże najbardziej korzystają na split payment?

Mechanizm podzielonej płatności, choć wprowadzony jako narzędzie walki z nadużyciami podatkowymi, stał się również korzystnym rozwiązaniem dla niektórych branż. Firmy z sektora IT czy telekomunikacji, które operują na wysokich marżach i rozliczają dużą liczbę transakcji, mogą wykorzystać środki zgromadzone na rachunkach VAT do regulowania własnych zobowiązań podatkowych. W efekcie, split payment pozwala im lepiej zarządzać płynnością finansową. Ciekawym przypadkiem są także przedsiębiorstwa budowlane, które dzięki zastosowaniu tego mechanizmu minimalizują ryzyko odpowiedzialności za błędy podatkowe swoich kontrahentów.

Jak split payment wpływa na relacje między kontrahentami?

Wprowadzenie split payment w niektórych sytuacjach wywołało napięcia między sprzedawcami a nabywcami. Nabywcy, którzy chcieliby uniknąć obowiązkowej podzielonej płatności, mogą próbować negocjować warunki transakcji lub wymuszać zmiany w sposobie jej dokumentowania. Z drugiej strony, sprzedawcy obawiają się, że klienci nieświadomie popełnią błędy, które mogą skutkować sankcjami dla obu stron. W takich przypadkach istotne staje się budowanie transparentnych relacji oraz edukowanie klientów w zakresie przepisów.

Rachunki VAT – czy to tylko blokada środków?

Wielu przedsiębiorców postrzega rachunki VAT jako ograniczenie dostępu do własnych środków finansowych. Tymczasem warto zwrócić uwagę, że środki zgromadzone na tych kontach można wykorzystać do regulowania zobowiązań podatkowych, w tym VAT, CIT czy PIT. Dla firm, które regularnie płacą wysokie podatki, rachunki VAT mogą stać się narzędziem ułatwiającym zarządzanie płatnościami. Dodatkowo, banki coraz częściej oferują elastyczne rozwiązania, umożliwiające korzystanie z tych środków na warunkach korzystnych dla przedsiębiorców.

Czy split payment wpływa na wiarygodność finansową firmy?

Stosowanie split payment może w niektórych przypadkach wpłynąć na postrzeganie wiarygodności finansowej przedsiębiorstwa. Firmy, które regularnie korzystają z mechanizmu podzielonej płatności, są postrzegane jako bardziej transparentne podatkowo i odpowiedzialne wobec fiskusa. Dla kontrahentów to sygnał, że współpraca z takim przedsiębiorstwem wiąże się z mniejszym ryzykiem podatkowym. Z drugiej strony, brak stosowania split payment tam, gdzie jest wymagany, może rodzić pytania o etyczność działań biznesowych danej firmy.

Split payment w transakcjach międzynarodowych

Choć mechanizm podzielonej płatności dotyczy głównie transakcji krajowych, warto zastanowić się, czy jego odpowiedniki mogą pojawić się w rozliczeniach międzynarodowych. W obecnym kształcie split payment w Polsce nie znajduje zastosowania w transakcjach z kontrahentami zagranicznymi. Jednak z uwagi na rosnące problemy związane z oszustwami VAT w UE, możliwe jest wprowadzenie podobnych rozwiązań na poziomie unijnym. Takie zmiany mogłyby istotnie wpłynąć na sposób rozliczeń w handlu transgranicznym, zwiększając bezpieczeństwo podatkowe, ale też wprowadzając dodatkowe komplikacje w logistyce finansowej.

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋