Faktura powyżej 15 tys. zł zapłacona częściowo gotówką

W świecie finansów i podatków precyzyjne przestrzeganie przepisów to podstawa, zwłaszcza jeśli chodzi o płatności gotówkowe. Czy można opłacić fakturę powyżej 15 tys. zł częściowo gotówką? Jakie są tego konsekwencje podatkowe i księgowe? W niniejszym artykule wyjaśniamy zawiłości polskich przepisów w tym zakresie.

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋

Jakie są zasady dotyczące płatności gotówką powyżej 15 tys. zł?

Na wstępie warto przypomnieć podstawową zasadę wynikającą z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu oraz przepisów podatkowych. Limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami wynosi 15 tys. zł brutto. Powyżej tej kwoty transakcje muszą być realizowane za pośrednictwem rachunku płatniczego.

Dlaczego wprowadzono ten limit?
Głównym celem było ograniczenie szarej strefy i zwiększenie przejrzystości przepływów finansowych. Dzięki temu organy podatkowe mogą skuteczniej monitorować duże transakcje, co z kolei przyczynia się do uszczelnienia systemu podatkowego.

Co obejmuje limit?
Limit 15 tys. zł dotyczy pojedynczej transakcji, niezależnie od tego, czy jest realizowana w ramach jednej czy kilku płatności. Oznacza to, że nawet jeśli podzielimy płatność na raty, suma wartości brutto nie może przekraczać 15 tys. zł, jeśli choć część jest opłacana gotówką.

Jak wystawić fakturę za transakcję częściowo gotówkową?

Zgodnie z przepisami przedsiębiorca ma prawo wystawić fakturę na kwotę przekraczającą 15 tys. zł, nawet jeśli płatność zostanie dokonana częściowo gotówką. Jednak istotne jest prawidłowe oznaczenie sposobu płatności w dokumentacji. Elementy faktury przy częściowej płatności gotówką:

• Sposób płatności – w polu „Forma płatności” należy określić, jaka część kwoty zostanie uregulowana gotówką, a jaka przelewem.
• Terminy płatności – każda z części płatności (gotówkowa i bezgotówkowa) powinna mieć określony termin zapłaty.
• Dodatkowe uwagi – warto zawrzeć informacje dotyczące zgodności z limitem gotówkowym.

Przykładowo, jeśli transakcja opiewa na 20 tys. zł, a 10 tys. zł zostanie zapłacone gotówką, w fakturze należy jasno to zaznaczyć. Reszta kwoty powinna być uregulowana bezgotówkowo.

Czy można rozliczyć fakturę VAT przy częściowej płatności gotówkowej?

Rozliczenie podatku VAT w przypadku częściowej płatności gotówkowej jest możliwe, ale pod pewnymi warunkami.

• Zgodność z limitem gotówkowym – część gotówkowa płatności nie może przekraczać kwoty 15 tys. zł brutto. W przeciwnym razie podatnik nie będzie mógł zaliczyć wydatku do kosztów uzyskania przychodu.
• Dokumentacja – faktura musi być prawidłowo udokumentowana. Ważne, aby przedsiębiorca zachował dowody wpłat (np. pokwitowania) i przelewów bankowych.

Przykład:
Firma A zakupiła maszyny o wartości 25 tys. zł. Zdecydowano się zapłacić 10 tys. zł gotówką i 15 tys. zł przelewem. W takim przypadku firma może rozliczyć VAT oraz zaliczyć wydatek do kosztów, ponieważ część gotówkowa nie przekroczyła ustawowego limitu.

Jakie są konsekwencje podatkowe przy przekroczeniu limitu płatności gotówkowych?

Przekroczenie limitu 15 tys. zł przy płatnościach gotówkowych niesie za sobą poważne konsekwencje, zarówno dla nabywcy, jak i sprzedawcy.

Dla nabywcy

• Brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu – jeśli transakcja została opłacona gotówką powyżej 15 tys. zł, nabywca traci prawo do ujęcia tego wydatku w kosztach podatkowych.
• Korekty podatkowe – jeśli przedsiębiorca zaliczył nadmierną część wydatku do kosztów, musi skorygować swoją deklarację podatkową.

Dla sprzedawcy
Sprzedawca teoretycznie nie ponosi bezpośrednich konsekwencji podatkowych, ale w przypadku kontroli może zostać zobowiązany do wyjaśnienia, dlaczego przyjął płatność gotówkową wbrew przepisom.

Kary administracyjne
W przypadku naruszenia przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy mogą zostać nałożone dodatkowe sankcje administracyjne, w tym grzywny.

Jak księgować faktury z płatnościami powyżej 15 tys. zł?

Prawidłowe zaksięgowanie transakcji powyżej 15 tys. zł wymaga uwzględnienia formy płatności oraz jej zgodności z przepisami.

Podział na formy płatności – w księgach rachunkowych należy ująć oddzielnie część opłaconą gotówką oraz przelewem.

Oznaczenia w rejestrze VAT – w rejestrze VAT zakupu lub sprzedaży warto wprowadzić adnotacje dotyczące sposobu płatności.

Ewidencja dowodów płatności – do dokumentacji księgowej należy dołączyć kopie potwierdzeń płatności gotówkowych i przelewów.

Przykład księgowania:
Firma X zakupiła materiały budowlane za 18 tys. zł, płacąc 10 tys. zł gotówką i 8 tys. zł przelewem. W księgach rachunkowych należy wykazać:

• zapis w kasie na 10 tys. zł,
• zapis na rachunku bankowym na 8 tys. zł,
• pełną kwotę 18 tys. zł jako koszt zakupu.

Jak ustalić „jedną transakcję” przy płatności częściowej?

Często pomijanym aspektem przepisów dotyczących limitu gotówkowego jest interpretacja pojęcia „jednej transakcji”. Co w sytuacji, gdy faktura dotyczy kilku dostaw realizowanych w różnych terminach lub różnych pozycji towarowych?

Przepisy nie definiują szczegółowo, jak rozumieć „jedną transakcję”, co rodzi liczne wątpliwości. Organy podatkowe mogą uznać, że nawet jeśli faktura obejmuje kilka dostaw, ich łączna wartość przekraczająca 15 tys. zł podlega ograniczeniu. Tymczasem przedsiębiorcy czasem rozdzielają płatności, sądząc, że unikną obowiązku zapłaty przelewem. Interpretacja zależy od okoliczności – jeśli dostawy są związane z jednym zamówieniem, urząd skarbowy prawdopodobnie potraktuje je jako jedną transakcję.

Limity gotówkowe w relacjach międzynarodowych

Polskie przepisy dotyczące płatności gotówkowych budzą szczególne pytania w przypadku współpracy z zagranicznymi kontrahentami. Czy przedsiębiorca musi przestrzegać limitu 15 tys. zł, jeśli transakcja realizowana jest na rzecz firmy z innego kraju?

Odpowiedź brzmi: tak, jeśli stroną transakcji jest podmiot mający siedzibę w Polsce, a operacja odbywa się na terytorium naszego kraju. Dla zagranicznych przedsiębiorców zasady mogą się różnić w zależności od lokalnych regulacji. Ważne jest, aby upewnić się, czy prawo kraju kontrahenta nie nakłada dodatkowych ograniczeń lub obowiązków dokumentacyjnych.

Płatności gotówkowe a spółki cywilne

Współpraca z partnerami w ramach spółki cywilnej rodzi pytanie o odpowiedzialność za przekroczenie limitu gotówkowego. Czy przekroczenie 15 tys. zł obciąża wszystkich wspólników, czy tylko jednego z nich?

Przepisy mówią, że każda transakcja w spółce cywilnej jest realizowana na rachunek wspólników. Jeśli limit zostanie przekroczony, odpowiedzialność podatkowa spoczywa solidarnie na wszystkich wspólnikach, bez względu na to, kto faktycznie dokonał płatności gotówkowej. Oznacza to, że jeden błąd może mieć konsekwencje dla całej spółki.

Płatności gotówkowe a leasing

Opłata wstępna traktowana jest jako część jednej transakcji leasingowej. Dlatego, jeśli jej wartość przekracza 15 tys. zł, musi być realizowana przelewem bankowym. Co ciekawe, niektóre firmy leasingowe wprost odmawiają przyjęcia gotówki, aby uniknąć ewentualnych problemów podatkowych.

Płatności gotówkowe w sytuacjach awaryjnych

Przepisy podatkowe nie uwzględniają wyjątków na wypadek sytuacji nadzwyczajnych, np. awarii systemów bankowych. Co zrobić, gdy brak dostępu do konta uniemożliwia przelew, a kontrahent wymaga natychmiastowej zapłaty gotówkowej?

Przedsiębiorca w takim przypadku ponosi pełną odpowiedzialność za naruszenie limitu. Wyjątkiem może być sytuacja, gdy awaria banku jest udokumentowana, a podatnik udowodni, że płatność gotówkowa była jedynym możliwym rozwiązaniem. Niemniej, w takich przypadkach warto skonsultować się z doradcą podatkowym, aby przygotować odpowiednią dokumentację na wypadek kontroli.

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋