Faktura handlowa (importowa) w 2024

W dobie globalizacji, kiedy towary codziennie przemierzają tysiące kilometrów, aby trafić do odbiorców w różnych zakątkach świata, procesy importowe i eksportowe odgrywają ważną rolę w rozwoju gospodarek. Jednym z najważniejszych dokumentów towarzyszących tym transakcjom jest faktura handlowa, zwana również fakturą importową. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się jedynie formalnością, jej rola w procesie handlowym oraz celnym jest nie do przecenienia.

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋

Co to jest faktura handlowa?

Faktura handlowa (ang. commercial invoice) to dokument, który jest nieodłącznym elementem każdej transakcji międzynarodowej. Jest to formalny rachunek wystawiany przez sprzedawcę na rzecz kupującego, w którym szczegółowo opisuje się sprzedane towary, ich wartość, warunki sprzedaży oraz inne ważne informacje. Dokument ten stanowi podstawę do obliczenia należnych ceł oraz podatków przy imporcie, a także do sporządzenia deklaracji celnej.

Faktura handlowa różni się od faktury VAT, którą przedsiębiorcy w Polsce często kojarzą z rozliczeniami krajowymi. O ile faktura VAT ma na celu przede wszystkim rozliczenie podatku od towarów i usług, o tyle faktura handlowa jest dokumentem międzynarodowym, który ma pomóc organom celnym w określeniu wartości towarów, ich klasyfikacji oraz przysługujących im ewentualnych zwolnień z ceł.

Rola faktury handlowej w procesie importu w 2024

Jest nie tylko dokumentem księgowym, ale także prawnym, który pomaga organom celnym w ocenie wartości towarów, ich pochodzenia oraz zastosowanych przepisów celnych. Bez prawidłowo wystawionej faktury handlowej, proces odprawy celnej może się wydłużyć, a w najgorszym przypadku towar może zostać zatrzymany na granicy, co wiąże się z dodatkowymi kosztami dla przedsiębiorcy.

Faktura handlowa jest podstawowym dokumentem, który towarzyszy każdej przesyłce międzynarodowej. Jej brak lub błędne wypełnienie może prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak opóźnienia w dostawie, dodatkowe koszty związane z cłem czy nawet grzywny nałożone przez organy celne.

Co powinna zawierać faktura handlowa?

Prawidłowe sporządzenie faktury handlowej jest kluczowe dla uniknięcia problemów związanych z odprawą celną. Choć w różnych krajach mogą obowiązywać różne wymogi dotyczące tego dokumentu, istnieje kilka podstawowych elementów, które powinny się na niej znaleźć, niezależnie od kraju, do którego towary są wysyłane.

• Dane nadawcy i odbiorcy – podstawowe informacje o obu stronach transakcji. Oprócz nazw i adresów firm, należy również podać numery identyfikacyjne podatkowe (w Polsce NIP), co ułatwia rozliczenia oraz odprawę celną.
• Opis towarów – bardzo szczegółowy opis towarów, które są przedmiotem transakcji. Powinno się podać nazwę towaru, jego ilość, wagę oraz wymiary. Ważne jest, aby opis był jasny i precyzyjny, ponieważ to na jego podstawie organy celne klasyfikują towar i obliczają należności celne.
• Wartość towarów – jedna z najważniejszych części faktury. Wartość towarów powinna być podana w walucie transakcji i musi obejmować całą kwotę, jaką kupujący ma zapłacić za towary. To na podstawie tej wartości oblicza się należne cła oraz podatki – nie musi więc to być  zawsze faktura w obcej walucie.
• Warunki dostawy i płatności – w tej części faktury powinno się określić, na jakich warunkach dostawy odbywa się transakcja. W handlu międzynarodowym najczęściej stosowane są warunki Incoterms, które precyzują, która strona transakcji ponosi koszty transportu, ubezpieczenia oraz odprawy celnej.
• Numer i data faktury – każda faktura handlowa musi posiadać unikalny numer oraz datę wystawienia, co umożliwia jej identyfikację w przypadku kontroli celnej lub księgowej.
• Pochodzenie towarów – bardzo istotna informacja dla organów celnych. Kraj pochodzenia towarów ma wpływ na wysokość ceł, ponieważ niektóre kraje mają podpisane umowy o preferencyjnym traktowaniu, co oznacza, że towary pochodzące z tych krajów mogą być objęte niższymi cłami.
• Waga brutto i netto towarów – zarówno waga brutto (z opakowaniem), jak i netto (bez opakowania) to kluczowe informacje, które pomagają w ocenie wartości towarów oraz obliczeniu ewentualnych należności celnych.
• Podpis i pieczęć – chociaż w wielu krajach faktury elektroniczne nie wymagają już podpisu ani pieczęci, w niektórych krajach może to być nadal wymagane. Warto upewnić się, jakie są lokalne przepisy w kraju, do którego wysyłane są towary.

Faktura handlowa nie musi zawierać kodu GTU, ponieważ oznaczenia GTU dotyczą wyłącznie faktur sprzedaży w polskim systemie JPK_V7 składanym do urzędu skarbowego. Jeśli faktura handlowa jest wystawiana na potrzeby eksportu lub transakcji zagranicznych, oznaczenie GTU nie jest wymagane.

Dlaczego prawidłowe wypełnienie faktury handlowej jest takie ważne?

Błędne lub niekompletne wypełnienie faktury handlowej może prowadzić do poważnych problemów w procesie importu. Organy celne mogą wstrzymać przesyłkę do czasu wyjaśnienia nieścisłości, co może generować dodatkowe koszty magazynowania towarów na granicy oraz opóźnienia w dostawie do odbiorcy. Ponadto, w przypadku poważnych błędów, przedsiębiorca może zostać ukarany grzywną, a nawet poddany kontrolom ze strony organów skarbowych.

Dlatego tak ważne jest, aby każdy przedsiębiorca, który zajmuje się handlem międzynarodowym, dokładnie znał zasady sporządzania faktury handlowej oraz unikał typowych błędów, takich jak:

• Brak szczegółowego opisu towarów – ogólnikowy opis może prowadzić do nieprawidłowej klasyfikacji towaru przez organy celne, co z kolei skutkuje naliczeniem wyższych ceł.
• Niewłaściwa wartość towarów – zaniżenie wartości może wydawać się kuszące w celu obniżenia należności celnych, ale w przypadku kontroli może prowadzić do nałożenia surowych kar.
• Brak informacji o kraju pochodzenia towarów – to kluczowy element, który wpływa na wysokość należności celnych. W przypadku braku tej informacji, towary mogą zostać objęte standardową, wyższą stawką celną.

Różnice między fakturą handlową a fakturą pro forma

W procesie handlu międzynarodowego często spotykamy się z dwoma typami faktur: fakturą handlową oraz fakturą pro forma. Choć oba dokumenty mają podobny format, pełnią zupełnie inne funkcje. Faktura pro forma jest dokumentem wstępnym, który wystawia się przed zakończeniem transakcji, aby określić jej warunki, natomiast faktura handlowa jest dokumentem finalnym, który potwierdza zakończenie transakcji i zawiera ostateczne dane dotyczące wartości towarów oraz warunków dostawy.

Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym, nie służy również do rozliczeń podatkowych ani celnych. Jest to raczej forma oferty handlowej, która może ulec zmianie w trakcie negocjacji. Faktura handlowa natomiast jest dokumentem wiążącym prawnie i stanowi podstawę do rozliczeń podatkowych oraz celnych.

Rola faktury handlowej w procesie odprawy celnej

Odprawa celna to proces, w którym towary importowane lub eksportowane są sprawdzane przez organy celne pod kątem zgodności z przepisami prawnymi. Faktura handlowa odgrywa w tym procesie kluczową rolę, ponieważ to na jej podstawie organy celne oceniają wartość towarów, naliczają cła oraz podatki, a także sprawdzają, czy towary spełniają wszystkie wymagania dotyczące importu do danego kraju.

Podczas odprawy celnej organy celne mogą zażądać dodatkowych dokumentów, takich jak certyfikaty pochodzenia, licencje importowe czy inne dokumenty, które potwierdzają legalność transakcji oraz zgodność towarów z lokalnymi przepisami. Faktura handlowa jest jednak dokumentem podstawowym, który powinien towarzyszyć każdej przesyłce międzynarodowej.

Faktura handlowa a VAT

W transakcjach międzynarodowych kwestia rozliczenia podatku VAT jest nieco bardziej skomplikowana niż w przypadku transakcji krajowych. W zależności od kraju, z którego pochodzi towar, oraz kraju, do którego jest wysyłany, mogą obowiązywać różne stawki VAT oraz różne zasady jego rozliczania.

W przypadku importu towarów do Polski, podatek VAT naliczany jest na podstawie wartości towarów określonej w fakturze handlowej. Wartość ta powinna obejmować nie tylko cenę towarów, ale również koszty transportu, ubezpieczenia oraz ewentualne inne koszty związane z dostawą towarów do granicy kraju importera.

Rozliczenie VAT z tytułu importu towarów jest nieodłącznym elementem transakcji handlowych z podmiotami spoza Unii Europejskiej. W przypadku importu do Polski, VAT naliczany jest na podstawie wartości celnej towaru, która obejmuje nie tylko cenę zakupu, ale także koszty transportu, ubezpieczenia oraz inne opłaty powiązane z dostawą do granicy Unii Europejskiej.

Aby właściwie rozliczyć VAT przy imporcie, niezbędne jest prawidłowe określenie wartości celnej. W tym kontekście faktura handlowa pełni kluczową rolę, gdyż to właśnie na jej podstawie ustalana jest kwota należna do obliczenia VAT oraz cła.

Wartość celna a VAT

Wartość celna jest podstawą do naliczania cła oraz VAT od importowanych towarów. Składa się ona z ceny faktycznie zapłaconej za towar plus dodatkowe koszty, takie jak:

• Koszty transportu do miejsca importu (do granicy UE).
• Koszty ubezpieczenia towaru w trakcie transportu.
• Ewentualne koszty manipulacyjne i inne opłaty związane z dostarczeniem towaru do kraju docelowego.

Organy celne, na podstawie wartości celnej, naliczają cło oraz VAT. Co ważne, faktura handlowa powinna precyzyjnie określać wszystkie te koszty, aby proces odprawy celnej mógł przebiec sprawnie i bezproblemowo. Każda nieścisłość może prowadzić do opóźnień oraz dodatkowych kosztów związanych z przetrzymywaniem towarów w magazynach celnych.

W Polsce stawka VAT dla importu towarów wynosi najczęściej 23%, jednak w zależności od rodzaju towaru może być obniżona do 8%, 5% lub nawet zwolniona z VAT. Kluczowym elementem dla ustalenia właściwej stawki VAT jest prawidłowa klasyfikacja towaru, którą ułatwia szczegółowy opis w fakturze handlowej.

Znaczenie warunków Incoterms na fakturze handlowej

Warunki dostawy Incoterms, takie jak FOB, CIF, EXW czy DDP, są międzynarodowymi standardami określającymi odpowiedzialność sprzedającego i kupującego za koszty oraz ryzyka związane z transportem towarów. Ich odpowiednie określenie na fakturze handlowej ma bezpośredni wpływ na wartość celną, a co za tym idzie – na obliczenia związane z VAT oraz cłem.

Na przykład:

• W przypadku warunku FOB (Free on Board), sprzedający pokrywa koszty związane z dostarczeniem towaru na statek, natomiast od momentu załadunku, koszty transportu oraz ryzyko przenoszą się na kupującego.
• Przy warunku CIF (Cost, Insurance and Freight), sprzedający ponosi koszty transportu oraz ubezpieczenia towaru aż do momentu dostarczenia go do portu przeznaczenia. Koszty te powinny być uwzględnione w wartości celnej towaru, a zatem mają wpływ na wysokość cła oraz VAT.
• EXW (Ex Works) oznacza, że kupujący ponosi pełną odpowiedzialność za transport towaru od momentu, kiedy towar opuszcza magazyn sprzedawcy, co oznacza, że wszystkie koszty związane z transportem, ubezpieczeniem i cłem są po stronie kupującego.

Nieprawidłowe oznaczenie warunków dostawy na fakturze handlowej może prowadzić do nieporozumień z organami celnymi, a także błędnego naliczenia należnych opłat. Dlatego też przedsiębiorcy powinni dokładnie rozumieć znaczenie poszczególnych warunków Incoterms i ich wpływ na koszty transakcji.

Faktura handlowa a procedury celne

Faktura handlowa jest nie tylko dokumentem księgowym, ale również podstawowym narzędziem, które wspomaga organy celne w klasyfikacji towarów, obliczaniu ceł i podatków, a także w ocenie zgodności z przepisami dotyczącymi importu. W procesie odprawy celnej faktura jest analizowana pod kątem:

• Wartości towarów – na podstawie której naliczane są należności celne oraz VAT.
• Opisu towarów – który pozwala na odpowiednią klasyfikację towarów według międzynarodowej nomenklatury celnej (np. system HS).
• Kraju pochodzenia – który ma kluczowe znaczenie w przypadku stosowania preferencji celnych wynikających z umów międzynarodowych.

Organy celne mogą również zażądać dodatkowych dokumentów, takich jak certyfikat pochodzenia towarów, świadectwa jakości czy licencje importowe. W przypadku towarów wymagających specjalnej certyfikacji (np. produkty rolno-spożywcze, chemikalia czy elektronika), brak odpowiednich dokumentów może prowadzić do opóźnień w odprawie celnej, a nawet do zatrzymania towaru.

Dla importerów bardzo istotne jest, aby faktura handlowa była zawsze kompletna i zgodna z wymaganiami przepisów celnych. W praktyce, nieprawidłowości na fakturze mogą skutkować dodatkowymi kontrolami, co nie tylko wydłuża czas oczekiwania na dostawę, ale również generuje dodatkowe koszty.

E-faktura handlowa – przyszłość w handlu międzynarodowym?

W ostatnich latach coraz więcej firm decyduje się na cyfryzację swoich procesów, co obejmuje także wystawianie faktur handlowych w formie elektronicznej. E-faktura to rozwiązanie, które zyskuje na popularności, zwłaszcza w obliczu dynamicznie rozwijającego się handlu międzynarodowego.

Jednym z największych atutów e-faktury jest szybkość jej wystawiania oraz przesyłania. W tradycyjnym modelu, faktura papierowa musiała być fizycznie dostarczona do kontrahenta, co często opóźniało proces odprawy celnej. E-faktura jest przesyłana natychmiast, co pozwala na skrócenie czasu realizacji transakcji.

Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie kraje akceptują e-faktury w procesach celnych. Dlatego przed zdecydowaniem się na to rozwiązanie, należy upewnić się, że organy celne kraju docelowego honorują e-fakturę jako równoważną z dokumentem papierowym. W niektórych przypadkach, mimo postępującej cyfryzacji, nadal wymagane jest dostarczenie fizycznej wersji dokumentu.

Rola faktury handlowej w rozliczeniach finansowych

Faktura handlowa to nie tylko dokument pomocny w odprawie celnej, ale również kluczowy element w rozliczeniach finansowych między kontrahentami. Po zakończeniu transakcji, faktura handlowa stanowi podstawę do dokonania płatności przez kupującego. Z tego powodu jej dokładność i przejrzystość są niezwykle ważne, ponieważ wszelkie błędy mogą prowadzić do opóźnień w zapłacie.

Dla kupującego, faktura handlowa jest dowodem na zobowiązanie finansowe wobec sprzedawcy, a dla sprzedawcy – gwarancją, że transakcja została zrealizowana zgodnie z ustalonymi warunkami. W przypadku sporów między stronami, faktura handlowa często stanowi podstawę do rozstrzygnięcia ewentualnych roszczeń.

Najczęstsze błędy przy sporządzaniu faktur handlowych

Pomimo istotnej roli, jaką faktura handlowa pełni w transakcjach międzynarodowych, przedsiębiorcy często popełniają przy jej sporządzaniu błędy, które mogą prowadzić do opóźnień, dodatkowych kosztów czy nawet problemów prawnych. Oto kilka najczęstszych błędów, których warto unikać:

• Brak szczegółowego opisu towaru – ogólnikowy lub niewystarczający opis towaru może prowadzić do błędnej klasyfikacji celnej, a co za tym idzie – do nieprawidłowego naliczenia ceł.
• Nieprawidłowa wartość towaru – zaniżenie lub zawyżenie wartości towaru może skutkować sankcjami finansowymi ze strony organów celnych, a także problemami z rozliczeniem VAT.
• Brak informacji o kraju pochodzenia – w przypadku towarów, które podlegają preferencjom celnym, brak tej informacji może oznaczać konieczność zapłaty wyższych ceł.
• Niewłaściwe warunki Incoterms – nieprawidłowe oznaczenie warunków dostawy może prowadzić do nieporozumień między sprzedawcą a kupującym, a także problemów z obliczeniem wartości celnej towaru.
• Błędy w numerze VAT lub danych adresowych – każdy drobny błąd w danych kontrahentów może spowodować, że faktura zostanie odrzucona przez organy celne lub nie będzie uznana za ważną w procesie rozliczeń finansowych.

Dla sprzedających, faktura handlowa to gwarancja, że transakcja zostanie rozliczona zgodnie z ustaleniami, a dla kupujących – dowód na zobowiązanie finansowe. Z tego powodu każda transakcja międzynarodowa powinna być dokładnie przemyślana, a dokumenty przygotowane z należytą starannością.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z przygotowaniem faktury handlowej, warto skorzystać z usług doradcy celnego lub prawnika specjalizującego się w handlu międzynarodowym, który pomoże uniknąć kosztownych błędów oraz zapewni, że transakcja przebiegnie zgodnie z przepisami.

Poznaj naszą apkę do faktur! ⚓✋